Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Основы Excel
29.10.2013 4261

Каким способом открыть файл Excel

Основными операциями при работе с любыми файлами документов являются операции открытия существующего файла, сохранения отредактированного доку-мента и закрытия файла. В этом разделе мы рассмотрим особенности работы с файлами рабочих книг.

Рабочая книга Excel представляет собой файл в формате Microsoft Excel. Для того чтобы работать с сохраненной ранее рабочей книгой, необходимо открыть файл, содержащий эту рабочую книгу. Такой файл может находиться как в текущей папке, так и в любой другой, или на другом диске, или даже в сети. Стандартная рабочая книга Excel имеет одно из двух расширений:

  • xlsx (если рабочая книга не содержит макросов);
  • xlsm (если рабочая книга содержит макросы).

Файлы рабочих книг ранних версий Excel (2003 и ранее) имели расширение xls. Смена стандартного расширения связана с применением нового формата файла — Microsoft Office Open XML. В данном статье описываются разнообразные способы открытия файлов Excel как из среды Microsoft Excel, так и из других приложений Windows. Кроме того, обсуждаются методы работы с файлами, созданными с помощью ранних версий Excel.

Для того чтобы открыть рабочую книгу, сохраненную ранее:

  1. Выполните команду Файл → Открыть либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+O. После выполнения любого из этих действий на экране появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 1). В средней части окна изображен список файлов, находящихся в текущей папке. Слева расположены значки наиболее часто используемых папок Windows.
  2. Если в текущей папке нужный файл отсутствует, найдите и откройте папку, содержащую искомый файл. Для этого воспользуйтесь раскрывающимся списком Папка, который расположен в верхней части окна. Нажмите кнопку справа от списка, а затем выберите диск, на котором находится файл. При перемещении по дереву каталогов удобно пользоваться кнопкой Переход на один уровень вверх, имеющей вид желтой папки со стрелкой вверх. Еще одна полезная кнопка расположена слева от нее. На ней изображена жирная стрелка влево. Эта кнопка позволит быстро вернуться назад к папкам, открытым ранее.
  3. Выделив нужный файл, сделайте двойной щелчок кнопкой мыши или нажмите кнопку Открыть.

Существует и другой способ. Он медленнее, но зато предоставляет дополнительные возможности. Если вам предстоит решение контрольных работ на заказ, то обратите внимание на небольшую стрелочку справа на кнопке Открыть. Если ее нажать, на экран будет выведено дополнительное меню, содержащее команды Открыть, Открыть для чтения, Открыть как копию, Открыть в обозревателе, Открыть и восстановить.

Рис. 1. Диалоговое окно Открытие документа

Рис. 1. Диалоговое окно Открытие документа

Результат выбора первой команды идентичен результату простого нажатия кнопки Открыть — в диалоговом окне будет открыт файл. Вторая команда предназначена для открытия файлов только для чтения. Если выбрать третью команду, Excel откроет не сам файл, а его копию, причем изменения в рабочей книге, открытой таким образом, не повлияют на исходный файл рабочей книги. При сохранении будет сформировано новое имя файла, представляющее собой результат конкатенации двух строк: «Копия» («Copy of») и имени исходного файла. Команда Открыть в обозревателе дополнительного меню предназначена для открытия файлов при помощи обозревателя (браузера) Интернета. Она работает только с HTML-файлами. Наконец, последняя команда служит для восстановления поврежденных файлов рабочих книг или для извлечения из них данных (формулы и значения), если восстановить рабочую книгу не удается (эта команда появилась в Excel 2002). В случае необходимости открытия группы файлов нужно выделить требуемые файлы, а затем нажать кнопку Открыть. Все файлы должны находиться в одной папке.

Опишем еще один быстрый способ открытия файлов. Если с исходным файлом недавно работали, то его имя может храниться в списке последних открытых файлов. Для того чтобы воспользоваться этим списком, перейдите на вкладку Файл и в открывшемся представлении выберите пункт Последние. Теперь в окне выводятся имена последних двадцати пяти открытых файлов (установка количества запоминаемых имен файлов может меняться). Если имя нужного файла имеется в списке, выберите его. В противном случае воспользоваться этой возможностью не удастся.

Для изменения количества файлов, отображаемых в списке Последние, можно задать нужное значение в поле со счетчиком Число книг в списке последних файлов, расположенном под списком. Для первоначального включения возможности редактирования этого поля установите флажок, расположенный рядом.

Имеется возможность изменять размеры диалогового окна Открытие документа. Обратите внимание на маленький треугольник в правом нижнем углу этого окна — если за-хватить его мышью и потянуть, то размеры окна Открытие документа изменятся.


Top