Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Настраиваем учет внесения денежных средств при платных образовательных услугах при помощи Excel и сети Интернет

Сначала поговорим о цели нашей разработки и поясним ее необходимость. Рассматриваемая здесь прикладная задача отражает ситуацию, которая часто встречается при предоставлении различными организациями возможности рассрочки платежа для своих клиентов. Нам требуется спроектировать автоматизированную книгу Microsoft Excel, позволяющую эффективно контролировать внесение оплаты за обучение. Создаваемая разработка должна обеспечивать фиксирование в информационной базе выписываемых квитанций на оплату, вести учет сделанных учащимися платежей и выставлять информацию на сайт для доступа (каждый учащийся, используя свой пароль, может получить информацию о своих платежах).

В качестве схемы оплаты взят вариант, который используется в одном из высших учебных заведений. Будем считать, что наша организация устанавливает помесячную индексацию оплаты за обучение. Поясним, как это реально выглядит на примере. Допустим, что для зачисленного учащегося срок обучения но выбранной им специальности составляет 24 месяца, но месячная стоимость обучения при этом возрастает с течением времени (точнее — от месяца к месяцу). Так, скажем, если в марте 2008 года стоимость за месяц составляла 2000 рублей, то, заплатив именно в марте всю сумму (48 000 рублей), учащийся больше ничего учебному заведению не должен. При этом если он по своему желанию прекратит обучение, то учебное заведение возвратит ему сумму за не полностью предоставленную услугу (за оставшиеся месяцы после прекращения учебы).

В реальной ситуации учащиеся платят не за весь период, а только за несколько месяцев. Наша задача заключается в создании удобной технологии для ведения описанного учета сотрудниками нашего учебного заведения. Автоматизация должна привести к сокращению времени выполнения технических операций и минимизации количества ошибок в работе. Для более точного восприятия ситуации в табл. 4.2. представлен фрагмент информации о тарифах месячных оплат.

Таблица 4.2. Информация о тарифах месячных оплат

Номер месяца Год Стоимость
1 2008 2000
2 2008 2050
3 2008 2090
4 2008 2120
5 2008 2200

Конкретная уникальная комбинация номера месяца и года в табл. 4.2 определяет стоимость обучения в определенный месяц в указанном учебном году. Можно сказать, что зга комбинация и является ключом при записи либо извлечении информации о месячной стоимости обучения.

Таблица 4.3. Информация о договорах

Номер договора ФИО учащегося Число оплачиваемых месяцев
100/234 Петров Петр Петрович 24
101/234 Иванов Иван Иванович 30
102/234 Сидорова Ольга Николаевна <32/td>
103/234 Сидоров Олег Петрович 32

Другая важная информация для создания системы учета оплаты представлена в табл. 4.3. Фактически это необходимые сведения об учащихся для ведения учета оплаты. Каждая строка в табл. 4.3 представляет собой запись о конкретном человеке. При зачислении учащегося с ним заключается договор, информация о котором и отражается в первом столбце таблицы. В последующее ноле заносятся данные об учащемся, а в иоле «Число оплачиваемых месяцев» вносится количество месяцев обучения (эго и есть количество месяцев по договору, которые человек должен оплатить). Оплатить он может сразу при поступлении — тогда индексации не будет. При поэтапном же внесении платежей будет учитываться изменение месячной стоимости с течением времени. Наша задача заключается в разработке автоматизированной книги, которая позволит организовать учет выписываемых и оплаченных квитанций. В качестве исходной информации можно рассматривать данные табл. 4.2 и 4.3.

1 2 3 4 5 6 7 8


Top