Одним из важных достоинств Excel является возможность использования табличного формата. Таблицы используются в базах данных, однако Excel не является системой управления базами данных. Рассмотрим кратко, что представляют собой базы данных и в каких случаях следует ими пользоваться.

Базы данных представляют собой эффективный метол хранения информации логически организованным способом. Они позволяют быстро находить и выбирать те элементы информации, которые требуются вам для составления отчета. Вы можете фильтровать данные, выполнять вычисления, генерировать отчеты и т.д. Таблицы и базы данных тесно вязаны между собой, по они не идентичны друг другу. Базы данных состоят из таблиц. Ранее мы говорили о таблицах и о способах их построения. Таблицы состоят из строк и столбцов, которые являются аналогами полей и записей в терминологии баз данных.

Столбцы являются аналогами полей, т.е. они содержат отдельные элементы информации, из которых состоит запись. Запись (или строка) представляет собой совокупность информации о каком-то объекте. Вернемся, например, к нашему списку контактов. Столбцами этого списка являются Title (Название), FirstName (Имя), LastName (Фамилия) и т.д. Одна строка такой таблицы считается записью, которая содержит всю информацию (поля) о соответствующем «контакте», т.е. о конкретном человеке.

Отдельные таблицы, созданные в приложениях баз данных класса предприятия, таких как Microsoft SQL Server и Oracle, можно связать между собой с помощью ключевых полей. Например, номер работника можно использовать для увязывания данных таблицы списка контактов с таблицей записей о работниках. Программа Microsoft Access также допускает установление подобных взаимосвязей — только в меньшем масштабе. Однако в Excel не предусмотрена возможность установления связей между таблицами.

Программа Excel идеально подходит для составления списков данных (особенно численных данных), не требующих установления связей между собой. В Excel таблицей может быть каждый рабочий лист в рабочей книге. В рабочей книге Excel может быть столько рабочих листов, сколько позволяет системная память вашего компьютера. При наличии более одного миллиона строк н более 65 тысяч столбцов на один рабочий лист у вас нет особых поводов для беспокойства относительно возможной нехватки памяти, если вы намерены использовать Excel для однотабличных структур.

Если, однако, у вас есть потребность работать со взаимосвязанными элементами нескольких таблиц, вам следует рассмотреть возможность использования реляционной системы управления базами данных (реляционной СУБД), типа Microsoft Access или Microsoft SQL Server, поскольку они созданы для решения именно таких задач.

Если вы хотите оценить возможность работы с базами данных, то имейте в виду, что Microsoft предлагает бесплатную версию SQL Server, которая называется SQL Server Express Edition. Этой версией удобно пользоваться, ее несложно изучить и она может послужить неплохим введением в реляционные СУБД. Наконец, еще одна хорошая новость: все, что вы узнаете, изучая Express Edition, пригодится вам и при освоении SQL Server.