Таблица, впервые появившаяся в Excel 2007, представляет собой прямоугольный диапазон данных, содержащий строку с текстовым заголовком для описания содержимого каждого столбца. Excel, конечно, всегда поддерживал таблицы, но новая реализация существенно облегчает выполнение общих задач, и результаты теперь выглядят намного лучше. И что более важно, новые возможности таблиц могут помочь устранить некоторые наиболее часто встречающиеся ошибки. Многие пользователи упускают из виду эту новую функцию, особенно после 9 класса колледж, но на самом деле ей стоит уделить внимание.
Таблица — это простой прямоугольный диапазон структурированных данных. Каждая строка в таблице соответствует одной сущности. Например, строка может содержать информацию о клиенте, банковском переводе, сотруднике или продукте. Каждый столбец хранит определенную часть информации. Например, если строки включают информацию о сотрудниках, то в столбцах могут содержаться такие данные, как имя, номер сотрудника, дата принятия на работу, заработная плата или отдел. В таблицах есть строка заголовка вверху которая описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце.
До сих пор я не сказал ничего нового. Каждая предыдущая версия Excel могла работать с таким типом таблиц. Все интересное начинается, когда вы указываете Excel преобразовать диапазон данных в «официальную» таблицу. Вы делаете это, выбирая любую ячейку в диапазоне, а затем выполняя команду Вставка ► Таблицы ► Таблица.
Когда вы явно определяете диапазон в качестве таблицы, Excel может более разумно реагировать на действия, которые вы выполняете, используя этот диапазон. Например, если вы создаете диаграмму из таблицы, то диаграмма расширяется автоматически по мере добавления новых строк в таблицу. Создав сводную таблицу, вы сможете обновлять ее, добавляя в исходную таблицу любые новые данные.
В чем разница между стандартным диапазоном ячеек и таблицей?
Рис. 158.1. Когда таблица выбрана. Excel отображает контекстную вкладку Работа с таблицами
При работе с таблицами нужно помнить о некоторых ограничениях.
В большинстве случаев вы создаете таблицу из существующего набора данных. Excel также позволяет создавать таблицу из пустого диапазона, а данные вы можете заполнить позже. Следующие инструкции предполагают, что у вас уже есть ряд данных, которые подходят для таблицы.
Рис. 158.2. Используйте окно Создание таблицы, чтобы проверить, верно ли Excel определил размерность таблицы
Диапазон преобразуется в таблицу (он использует стиль таблицы по умолчанию), и появляется контекстная вкладка Работа с таблицами.
Excel может неверно определить размерность таблицы, если таблица не отделена от другой информации по крайней мере одной пустой строкой или столбцом. Если Excel угадывает неверно, просто укажите точный диапазон для таблицы в диалоговом окне Создание таблицы или нажмите кнопку Отмена и измените лист так, чтобы таблица была отделена от других данных хотя бы одной пустой строкой или столбцом.