786
17.04.2013

Как максимально использовать возможности таблиц Excel

Таблица, впервые появившаяся в Excel 2007, представляет собой прямоугольный диапазон данных, содержащий строку с текстовым заголовком для описания содержимого каждого столбца. Excel, конечно, всегда поддерживал таблицы, но новая реализация существенно облегчает выполнение общих задач, и результаты теперь выглядят намного лучше. И что более важно, новые возможности таблиц могут помочь устранить некоторые наиболее часто встречающиеся ошибки. Многие пользователи упускают из виду эту новую функцию, особенно после 9 класса колледж, но на самом деле ей стоит уделить внимание.

Понимание того, что такое таблица

Таблица — это простой прямоугольный диапазон структурированных данных. Каждая строка в таблице соответствует одной сущности. Например, строка может содержать информацию о клиенте, банковском переводе, сотруднике или продукте. Каждый столбец хранит определенную часть информации. Например, если строки включают информацию о сотрудниках, то в столбцах могут содержаться такие данные, как имя, номер сотрудника, дата принятия на работу, заработная плата или отдел. В таблицах есть строка заголовка вверху которая описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце.

До сих пор я не сказал ничего нового. Каждая предыдущая версия Excel могла работать с таким типом таблиц. Все интересное начинается, когда вы указываете Excel преобразовать диапазон данных в «официальную» таблицу. Вы делаете это, выбирая любую ячейку в диапазоне, а затем выполняя команду Вставка ► Таблицы ► Таблица.

Когда вы явно определяете диапазон в качестве таблицы, Excel может более разумно реагировать на действия, которые вы выполняете, используя этот диапазон. Например, если вы создаете диаграмму из таблицы, то диаграмма расширяется автоматически по мере добавления новых строк в таблицу. Создав сводную таблицу, вы сможете обновлять ее, добавляя в исходную таблицу любые новые данные.

Диапазон ячеек или таблица

В чем разница между стандартным диапазоном ячеек и таблицей?

  • Активизация любой ячейки в таблице дает доступ к новой контекстной вкладке Работа с таблицами на ленте (рис. 158.1).
  • Вы можете быстро применить цвет фона или текста, выбирая его из галереи. Этот тип форматирования не является обязательным.
  • Каждый заголовок столбца содержит раскрывающийся список, который можно использовать для сортировки данных или фильтрации таблицы, чтобы скрыть определенные строки.
  • Если вы прокрутите лист вниз так, что строка с заголовками исчезнет, то заголовки таблицы заменят буквы столбцов в заголовке листа. Другими словами, вам не нужно закреплять верхнюю строку, чтобы сохранять описания столбцов видимыми.
  • Таблицы поддерживают рассчитываемые столбцы. Одна формула в столбце автоматически распространяется на все ячейки в столбце.
  • Таблицы поддерживают структурированные ссылки. Вместо ссылок на ячейки формулы могут использовать имена таблиц и заголовки столбцов.
  • Когда вы перемещаете указатель мыши в правый нижний угол правой нижней ячейки, можете щелкнуть кнопкой мыши и начать перетаскивание для расширения размера таблицы: либо горизонтально (добавить больше столбцов), либо вертикально (добавить больше строк).
  • Выделение строк и столбцов внутри таблицы упрощено.
Рис. 158.1. Когда таблица выбрана. Excel отображает контекстную вкладку Работа с таблицами

Рис. 158.1. Когда таблица выбрана. Excel отображает контекстную вкладку Работа с таблицами

При работе с таблицами нужно помнить о некоторых ограничениях.

  • По некоторым причинам, когда книга содержит хотя бы одну таблицу, Excel не позволяет использовать функции настраиваемых представлений (выберите Вид ► Режимы просмотра книги ► Представления).
  • Вы не можете вставить автоматические промежуточные итоги в таблицу (выбирая команду Данные ► Структура ► Промежуточный итог).

Создание таблицы

В большинстве случаев вы создаете таблицу из существующего набора данных. Excel также позволяет создавать таблицу из пустого диапазона, а данные вы можете заполнить позже. Следующие инструкции предполагают, что у вас уже есть ряд данных, которые подходят для таблицы.

  1. Убедитесь, что диапазон не содержит совершенно пустые строки или столбцы.
  2. Активизируйте любую ячейку в диапазоне.
  3. Выберите Вставка ► Таблицы ► Таблица (или нажмите Ctrl+T). Откроется диалоговое окно Создание таблицы, показанное на рис. 158.2. Excel пытается определить диапазон и установить, есть ли строка заголовка в таблице. В большинстве случаев ему это удается.
  4. Если Excel не удается угадать, внесите свои корректировки, прежде чем нажать кнопку ОК.
Рис. 158.2. Используйте окно Создание таблицы, чтобы проверить, верно ли Excel определил размерность таблицы

Рис. 158.2. Используйте окно Создание таблицы, чтобы проверить, верно ли Excel определил размерность таблицы

Диапазон преобразуется в таблицу (он использует стиль таблицы по умолчанию), и появляется контекстная вкладка Работа с таблицами.

Excel может неверно определить размерность таблицы, если таблица не отделена от другой информации по крайней мере одной пустой строкой или столбцом. Если Excel угадывает неверно, просто укажите точный диапазон для таблицы в диалоговом окне Создание таблицы или нажмите кнопку Отмена и измените лист так, чтобы таблица была отделена от других данных хотя бы одной пустой строкой или столбцом.

Анализ данных

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей