973
06.11.2014

Как создать календарь в Excel для определения наличия ресурсов

Определение наличия ресурсов является последним по очередности — но не по своей значимости — шагом, который необходимо выполнить, прежде чем приступать к составлению календарного плана проекта.

Для выполнения проекта Grant St. Move мы подключили IТ-ресурсы — Стиви и Эйми. Они (а также подрядчик, помогающий им) должны завершить прокладку кабеля и выполнить разводку проводов в электрических щитах на каждом этаже до появления в новом здании первых работников. Как мы знаем, физический переезд работников из трех старых зданий на новое место работы начнется 15 сентября. Нам также известно, что прокладка кабеля займет две недели. Эта задача будет выполняться подрядчиком. Выполнение разводки проводов в электрических щитах на каждом этаже займет неделю (правда, при этом потребуется дополнительная помощь со стороны подрядчика). Кабель должен быть проложен до того, как начнется разводка проводов в электрических щитах. Добавляя небольшое «буферное» время для учета всевозможных непредвиденных обстоятельств, приходим к выводу, что прокладка кабеля должна начаться 18 августа.

Пообщавшись со Стиви и Эйми, мы узнаем, что у Стиви запланирована на 23 августа небольшая хирургическая операция, после чего ему понадобится еще два дня на восстановление. Мы могли бы учесть это обстоятельство, отодвинув начало прокладки кабеля на три дня, т.е. на 15 августа. Однако Стиви и Эйми не смогут приступить к разводке проводов в первом электрическом щите до тех пор, пока не будет проложен кабель хотя бы на одном этаже. Стиви вернется на работу до начала работы с электрическими щитами, поэтому дата начала прокладки, 18 августа, является вполне приемлемой. Обратите внимание: сейчас самое подходящее время для составления плана действий на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (например, если Стиви не вернется на работу к запланированному сроку после хирургической операции). Мы искренне желаем ему скорейшего выздоровления, но мало ли что может случиться…

Манипуляции с календарным планом существенно затрудняются при наличии большого количества исполнителей проекта. Однако есть способы, позволяющие справиться с этой задачей. Во-первых, вы можете создать электронную таблицу с перечнем названий всех ресурсов. Введите названия месяцев (или недель, если продолжительность выполнения проекта относительно невелика) в заголовки столбцов. Затем укажите даты, когда эти ресурсы не будут доступны для вас.

Как альтернативный вариант можно было бы создать календарь ресурсов. И в этом случае имеет смысл рассказать о разнообразных шаблонах программы Excel. В Microsoft Excel предусмотрено большое количество шаблонов рабочих книг, которыми вы могли бы воспользоваться (какой смысл в том, чтобы заново «изобретать велосипед»!).

Щелкните на кнопке Файл и в появившемся меню выберите команду New (Создать). Затем в списке Templates (Шаблоны) появившегося диалогового окна Create Workbook (Создание книги) щелкните на элементе Calendars (Календари). В результате ваших действий в центральной части этого диалогового окна появятся эскизы шаблонов, на основе которых можно создавать календари (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны календарей, расположенные на официальном Web-узле компании Microsoft

Рис. 1. Шаблоны календарей, расположенные на официальном Web-узле компании Microsoft

Щелкните мышью на эскизе шаблона, которым вы собираетесь воспользоваться, а затем — на кнопке Create (Создать), находящейся в правом части диалогового окна Create Workbook (Создание книги). Примечательно то, что в следующий раз, когда вы попытаетесь загрузить какой-либо из шаблонов календарей, вместо эскизов шаблонов в диалоговом окне Create Workbook (Создание книги) появится список категорий шаблонов (рис. 2).

Рис. 2. В правой части диалогового окна Create Workbook (Создание книги) приведен список категорий шаблонов

Рис. 2. В правой части диалогового окна Create Workbook (Создание книги) приведен список категорий шаблонов

В данном случае из списка категории шаблонов мы выбрали ссылку Yearly (Ежегодный), после щелчка на которой в центральной части диалогового окна Create Workbook (Создание книги) появились эскизы шаблонов выбранной нами категории (рис. 3).

Рис. 3. Эскизы шаблонов категории Yearly (Ежегодный)

Рис. 3. Эскизы шаблонов категории Yearly (Ежегодный)

Как видно из этого рисунка, вы можете выбрать шаблоны календарей с книжной или альбомной ориентацией листа бумаги, календари с несколькими рабочими листами и т.п. В данном случае мы щелкнули на эскизе календаря Perpetual Calendar (Вечный календарь). В этом шаблоне данные каждого месяца находятся на отдельных рабочих листах, вкладки которых расположены вдоль нижней кромки окна рабочей книги (рис. 4).

Рис. 4. Календарь ресурсов

Рис. 4. Календарь ресурсов

Щелкните на вкладке рабочего листа интересующего вас месяца, а затем на требуемой дате. Введите соответствующую информацию и нажмите Enter. В данном случае мы указали дни августа, когда Стиви по известной причине будет отсутствовать на рабочем месте (см. рис. 4).

Кроме того, календари можно использовать для указания дат или времени, которые не должны учитываться в календарном плане проекта. Скажем, из календаря можно вычеркнуть праздничные дни или отметить любые другие временные периоды (например, дни совещаний, когда работы по вашему проекту проводиться не будут). Мы еще вернемся в этом разделе к календарям, когда будем рассматривать их как один из способов отображения календарного плана проекта.

Вы можете также создать календарь в SharePoint с помощью функции календаря, а затем экспортировать соответствующие события в электронную таблицу Excel. SharePoint, кроме того, имеет преимущество в возможности создавать напоминания, уведомляющих, если в какое-либо из этих событий внесены изменения.

Бюджет и план проекта

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей