При импортировании данных вы можете получить в конечном счете лист, который выглядит примерно так, как показано на рис. 166.1. Этот тип форматирования отчета достаточно распространен. Как вы можете видеть, запись в столбце А относится к нескольким рядам данных. Если отсортировать такой тип списка, то отсутствующие данные внесут беспорядок и вы больше не сможете сказать, кто что и когда продал.

Рис. 166.1. Отчет содержит пробелы в столбце Агент

Если ваш список небольшой, можно ввести недостающие значения ячеек вручную или с помощью серии команд Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Вниз (или сочетания клавиш Ctrt+D). Но если у вас есть большой список в таком формате, понадобится более удобный способ заполнения значений этих ячеек. Рассмотрим, как это сделать.

1. Выберите диапазон, в котором есть пробелы (А3:А14 в данном примере).
2. Выберите Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделение группы ячеек, чтобы открыть диалоговое окно Выделение группы ячеек.
3. В окне Выделение группы ячеек установите переключатель в положение пустые ячейки и нажмите кнопку ОК. Это позволит выделить пустые ячейки в исходной выборке.
4. В строке формул введите знак равенства (=), за которым следует адрес первой ячейки с записью в столбце (=А3 в данном примере), и нажмите Ctrl+Enter.
5. Выберите заново исходный диапазон и нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать выделенное.
6. Выберите Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Вставить значения для преобразования формул в значения.

После выполнения этих шагов пробелы заполняются корректной информацией и ваш лист похож на тот, что показан на рис. 166.2. Теперь это более традиционный список, и вы можете делать с ним все, что вам нравится, в том числе выполнять сортировку.

Рис. 166.2. Пробелы исчезли, и список теперь может быть отсортирован