Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Офисные решения при помощи инструментов VBA и Excel

В настоящее время в большинстве организаций различного профиля ощущается потребность в специалистах, которые профессионально владеют разнообразными современными информационными технологиями. При этом обязательными требованиями и пожеланиями со стороны работодателей являются навыки работы с пакетом программ Microsoft Office. В 2012 году вышла новая версия этого программного продукта — Microsoft Office 2013. При высоком пользовательском мастерстве сотрудников он позволяет существенно автоматизировать офисную работу в организациях различного направления деятельности.

Если попытаться выделить из пакета Microsoft Office одно наиболее популярное приложение, то многие, наверняка, сделают свой выбор в пользу Microsoft Excel. На сегодняшний день это самая востребованная программа для работы с числовыми данными. Распространенное название программ подобного типа электронные таблицы. Microsoft Excel требует минимума времени для того, чтобы уже после первого знакомства начать практическую работу. Все инструменты данного приложения спроектированы так, чтобы пользоваться ими было максимально удобно. Даже начинающим пользователям не составляет труда создавать листы с необходимым форматированием и вычислительными формулами.

Если взглянуть на типичные выполняемые действия с рабочими книгами Microsoft Excel, то это, в первую очередь, оформление данных на листах, размещение формул, построение диаграмм и т. д. Однако это составляет только часть ресурсов, которые заложены в рассматриваемое приложение. При приобретении практического навыка пользователи рано или поздно начинают использовать более тонкие и сложные инструменты, входящие в Microsoft Excel.

В целом этот программный продукт позволяет существенно автоматизировать различные участки офисной деятельности в организациях. Многие пользователи знают, что в приложении Microsoft Excel имеются разнообразные средства разработки. Основным из них является программный язык VBA (Visual Basic for Application), и как раз его использование в различных офисных задачах составляет основное содержание раздела. Рассмотрение уже нескольких примеров, использующих VBA, показывает, какие возможности имеются у пользователей Microsoft Excel для совершенствования своих рабочих книг. Все рассматриваемые в этом разделе разработки связаны с написанием программного кода на этом языке.

Иногда у пользователей, успешно разрабатывающих листы с разнообразными формулами и графиками, создается иллюзия, что в этом и заключаются все возможности рассматриваемого программного продукта. Однако в реальных проектах автоматизации офисной деятельности часто требуется разрабатывать сложные интерфейсы ввода информации, реализовывать нетривиальные алгоритмы обработки данных и формировать сложные отчеты. В этом случае представление об объектах Microsoft Excel и знание языка программирования VBA открывает широкие возможности для создания своих собственных прикладных офисных решений.

Один из первых вопросов, который возникает у читателя, ищущего необходимую информацию, — что необходимо предварительно знать для успешного усвоения информации? Данное издание в первую очередь адресовано квалифицированным пользователям. Можно сказать, что освоение приведенных в разделе разработок вполне по силам тем, кто не имеет навыков в области программирования. Практика показала, что приобрести необходимые знания для самостоятельных разработок в Microsoft Excel с использованием VBA можно за относительно небольшой срок. Большинство приведенных в разделе примеров использовались в реальном учебном процессе и при подготовке дипломных проектов студентов, поэтому ее можно рекомендовать учащимся и преподавателям учебных заведений по информатике и дисциплинам, связанным с информационными технологиями.

Взгляд на Microsoft Excel

Максимально удобный интерфейс пользователя — одна из отличительных особенностей программных продуктов компании Microsoft. Во всех приложениях этой фирмы необходимые для работы ресурсы у пользователя всегда под рукой. Microsoft Excel 2013 (как, впрочем, и предыдущие версии этого программного продукта) позволяет создавать сложные в функциональном плане документы.

Полностью измененный интерфейс — основной «козырь» последней версии пакета Microsoft Office. В этом можно убедиться сразу же после запуска приложения Microsoft Excel. Основные возможности, к которым привыкли пользователи предыдущих версий, сохранились. При этом появились новые команды и параметры, которые позволяют при работе с этим приложением чувствовать себя еще более комфортно. Способ доступа к командам изменился, и после небольшой практики пользователи убедятся, что работать стало удобнее.

В центре новой концепции интерфейса лежит Лента — новое понятие, заменившее собой традиционные меню и панели инструментов. Вдоль верхнего края ленты видны названия вкладок (Вставка, Вид и т. д.). После щелчка мышью на вкладке отображаются пиктограммы, соответствующие кнопкам команд данной вкладки. Совокупность пиктограмм образует группы. Количество команд, отображаемых на ленте, изменяется в зависимости от ширины окна Microsoft Excel. Помимо обычных вкладок, в Microsoft Excel появились «контекстные вкладки». Подобная вкладка содержит набор инструментов, отображаемый при выделении какого-либо объекта.

VBA

При достаточном опыте работы у пользователей часто возникает желание создать более сложную автоматизацию в рабочей книге Microsoft Excel. Для этого в рассматриваемом приложении много ресурсов, наиболее существенным из которых является язык VBA. VBA считается стандартным языком написания сценариев для приложений Microsoft. В настоящее время он входит в состав всех компонентов Microsoft Office. VBA относится к категории объектно-ориентированных, что уже говорит о его возможностях. При этом под объектом подразумевается программный компонент, который содержит данные и программный код. Для тех читателей, которые не сталкивались с объектно-ориентированным программированием, приведем некоторую аналогию с объектами, которые нас окружают.

Если взглянуть на реальные объекты, то можно отметить, что они характеризуются некими свойствами. Например, у винограда есть такие свойства, как сорт, цвет, вкус, цепа, производитель. Скажем, в качестве производителей могут выступать Испания, Молдова, Грузия и т. д. Аналогично для вкуса можно определить следующие варианты: очень вкусный, вкусный, не очень вкусный и т. д. Программные объекты также располагают набором свойств. Можно сказать, что Свойство — одно из ключевых понятий при рассмотрении программных объектов. Другим важным понятием, связанным с программными объектами, является Метод. Для лучшего пояснения следует обратиться опять к реальным объектам. Например, виноград можно съесть, сорвать, помыть и т. д. Методами следует считать действия над объектами. В плане программирования методы — это программные процедуры, относящиеся к определенному объекту.

И объектно-ориентированное программирование позволяет разрабатывать программы с помощью программных объектов. При этом иа первый план выходят свойства и методы объектов. Каждый программный объект характеризуется ключевым свойством — Именем. Различные объекты, входящие в конкретную разработку, должны иметь уникальные имена. Для программного задания значения свойства объекта следует использовать следующую конструкцию:

1
ИмяОбъекта.Свойство = Значение

Здесь словосочетание написано без пробела для того, чтобы подчеркнуть особенности синтаксиса. Так, при формировании имен объектов пробелы не допустимы.

В разделе «Офисные решения в Excel» рассматривается разработка рабочих книг Microsoft Excel с размещением на листах разнообразных объектов, характерных для интерфейса приложений Windows. Это кнопки, текстовые окна, переключатели, поля со списками, окна для изображений и др. Кроме этого, мы рассмотрим такие объекты Microsoft Excel, как рабочие книги, листы, ячейки и др.

Как язык, VBA впервые появился в Microsoft Excel 5.0. Поворотным моментом стало введение в Microsoft Office 97 единого для всех продуктов (Excel, Word, Access, PowerPoint, Binder и т. д.) средства разработки — Редактора Visual Basic, позволяющего создавать, редактировать и отлаживать программы на VBA. В настоящее время в Microsoft Office это средство получило значительное развитие. Отметим основные причины использования VBA:

  • реализация выполнения последовательно выполняющихся команд при конкретном событии (щелчке на кнопке, выделении ячейки на рабочем листе, активизации листа и т. д.);
  • нестандартный диалог с пользователем (диалоговые формы и обработка реакции на действия пользователя);
  • единый язык программирования для всех продуктов Microsoft Office (с помощью VBA можно создавать разработки, одновременно использующие компоненты нескольких приложений).

Популярность VBA связана с правильной реализацией объектной модели в Microsoft Office. Каждое приложение характеризуется своей объектной моделью. И приложением можно легко управлять программным способом при использовании объектов.

В целом раздел состоит из шести основных тем, которые наполнены разнообразными практическими примерами. Они фактически и составляют основное содержание издания. Тематика примеров в основном связана с задачами современного офиса. Разумеется, в процессе рассмотрения примеров нам понадобятся справочные сведения по языку VBA, а также по объектной структуре приложения Microsoft Excel. Эта информация будет приводиться по ходу, что весьма удобно для читателя. Организация раздела ориентирована на параллельное выполнение приведенных разработок на компьютере. В связи с этим все технические шаги в разделе описаны достаточно подробно.

В теме «Взгляд на Excel 2007 и VBA» читатель на простых примерах может ознакомиться с технологией написания программ с использованием VBA. Рассматриваются такие элементы управления, как командные кнопки, переключатели, надписи, линейки прокрутки, текстовые окна и окна для изображений. Программные примеры закладывают у читателя навыки написания программ на VBA и являются неким «разогревом» перед разработками, представленными в последующих темах. Вторая тема «Объекты Microsoft Excel» преследует цель познакомить читателя с приемами взаимодействия программных процедур с информацией, расположенной на листах Microsoft Excel. Здесь вы увидите примеры создания нескольких вариантов бланка заказа для торговой организации. Также будет рассмотрена автоматизированная книга учета поступления и отгрузки товаров.

В третьей теме «Автоматизация офисной работы» подробно разбираются несколько примеров автоматизации, которые встречаются в реальной работе. Наиболее интересными представляются задачи учета в фирме, занимающейся ремонтом и продажей дорогостоящей строительной техники. Четвертая тема «Решение офисных задач с использованием Интернет-технологий» отводится примерам разработки информационных систем для офиса, в которых наряду с приложением Microsoft Excel используется программирование веб-сайта. Рассматривается ситуация размещения на сайте информации о заказах, авторизации доступа к данным, формирования отчетов по контрагентам. Отличительной особенностью разработки является передача информации из книги Microsoft Excel на веб-сайт. В данной теме кроме VBA в качестве технологических средств используются язык программирования PHР и система управления базами данных MySQL.

Пятая тема «Управление организацией учебного процесса» касается ряда разработок автоматизированных книг Microsoft Excel, предназначенных для управления учебным процессом в вузе. Рассматривается создание информационной системы, которая позволит вести учет успеваемости в учебном заведении. Созданная разработка обеспечивает формирование сводных отчетов и отличается удобным интерфейсом для ввода начальной информации. Еще один раздел пятой темы посвящен программе составления расписания в учебном заведении. Здесь вы увидите, как с помощью приложения Microsoft Excel можно получить наглядную картину о занятиях в учебных группах и занятости аудиторного фонда. В шестой теме «Примеры разработок с интеграцией Microsoft Excel и 1С:Предприятие 8» рассматривается несколько примеров автоматизации офиса с использованием интеграции двух приложений: Microsoft Excel и 1С:Предприятие 8. Примеры касаются ряда задач, которые связаны с учетом товаров, денежных начислений и т. д. Основной акцент сделан на организации обмена данными между этими приложениями.


Top