Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Составление отчетов по контролю изменений проекта и распечатка данных контроля изменений

Запросы на внесение изменений, а также решения, принятые по этим запросам, должны докладываться на каждом совещании, посвященном ходу выполнения проекта. Вы могли бы распечатать весь журнал контроля изменений, но чем больше времени проходит с начала реализации проекта, тем большее количество запросов накапливается в журнале, и отчет по всем этим запросам может занять несколько страниц. Гораздо целесообразнее было бы предварительно отфильтровать соответствующие данные и составить отчет лишь по тем данным, которые накопились за два последних отчетных периода.

Мы добавили в журнал контроля изменений для проекта Grant St. Move еще две строки, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Новые строки в журнале контроля изменений для проекта Grant St. Move

Рис. 1. Новые строки в журнале контроля изменений для проекта Grant St. Move

Теперь у нас есть три типа решений, принятых по запросам на внесение изменений: «утвердить» (approved), «отказать» (denied) и «отменить» (canceled). В данном случае мы намерены составить отчет по всем утвержденным запросам на внесение изменений. Щелкните мышью на кнопке (с направленной вниз стрелкой), которая расположена справа от заголовка Disposition (Принятое решение). На экране появится панель, показанная на рис. 2. Для того чтобы в данном отчете были отображены только утвержденные запросы на внесение изменений, необходимо снять флажки Canceled (Отменен), Denied (Отвергнут) и Blanks (Не заполнено).

Если бы нам требовалось выполнить дополнительную фильтрацию этих данных, мы бы щелкнули на заголовке Request Date (Дата поступления запроса) (или каком-либо другом заголовке) и составили отчет по всем утвержденным запросам на внесение изменений, поступившим за определенный период времени.

Рис. 2. Составление выборочного отчета

Рис. 2. Составление выборочного отчета

Теперь составленный отчет нужно распечатать. Сначала следует указать область печати. Для этого выделите ячейки в диапазоне от А1 до Н9. Затем перейдите на вкладку Page Layout (Разметка страницы) и в группе Page Setup (Параметры страницы) щелкните на значке Print Area (Область печати). В появившемся после этого меню выберите команду Set Print Area (Задать), как показано на рис. 3.

Рис. 3. Указание границ области печати рабочего листа

Рис. 3. Указание границ области печати рабочего листа

Наверняка вы захотите убедиться в том, что программа Excel правильно определила заданную вами область печати. Щелкните на кнопке Office (в Excel 2013 кнопку Файл) и в появившемся меню выберите команду Print → Print Preview (Печать → Предварительный просмотр). После выполнения этой команды текущий рабочий лист появится в окне Print Preview (Предварительный просмотр), в котором предусмотрена одноименная вкладка. С ее помощью можно изменить разметку страницы, ширину ее полей и т.п. Например, чтобы открыть диалоговое окно Page Setup (Параметры страницы), показанное на рис. 4, достаточно щелкнуть мышью на одноименной кнопке вкладки Print Preview.

Рис. 4. Диалоговое окно Page Setup (Параметры страницы)

Рис. 4. Диалоговое окно Page Setup (Параметры страницы)

По сравнению с предыдущей версией Excel диалоговое окно Page Setup не претерпело никаких изменений. Вкладки Page (Страница), Margins (Поля), Header/Footer (Колонтитулы) и Sheet (Лист) действуют так же, как и раньше. Далее мы покажем вам, как воспользоваться параметрами диалогового окна Page Setup с помощью интерфейсных элементов ленты, которая появилась в Excel 2007.

Закройте окно Print Preview и перейдите на вкладку Page Layout (Разметка страницы). Обратите внимание на группу параметров Page Setup (Параметры страницы), в которой предусмотрены кнопки Margins (Поля), Orientation (Ориентация), Size (Размер), Print Area (Область печати), Breaks (Разрывы страниц), Background (Подложка) и Print Titles (Печатать заголовки). Группа параметров Page Setup (Параметры страницы) вкладки Page Layout (Разметка страницы) показана на рис. 5.

Рис. 5. Группа Page Setup (Параметры страницы) вкладки Page Layout (Разметка страницы)

Рис. 5. Группа Page Setup (Параметры страницы) вкладки Page Layout (Разметка страницы)

В данном случае нам нужно изменить поля от края бумаги. Щелкните на кнопке Margins (Поля), чтобы отобразить меню с предустановленными значениями полей — Normal (Обычные), Wide (Широкие) и Narrow (Узкие), как показано на рис. 6. Щелкните на подходящем для вас варианте. Если ни один из вариантов вам не подходит, выберите в нижней части этого же меню команду Custom Margins (Настраиваемые поля).

Рис. 6. В меню кнопки Margins (Поля) перечислены предустановленные значения полей

Рис. 6. В меню кнопки Margins (Поля) перечислены предустановленные значения полей

Далее в группе параметров Page Setup находится кнопка Orientation (Ориентация листа бумаги). В меню этой кнопки (рис. 7) предусмотрены лишь две команды — Portrait (Книжная) и Landscape (Альбомная).

Рис. 7. Кнопка Orientation предназначена для выбора ориентации листа бумаги

Рис. 7. Кнопка Orientation предназначена для выбора ориентации листа бумаги

Справа от кнопки Orientation в группе Page Setup находится кнопка Size (Размер). В меню этой кнопки, как и в предыдущих версиях Excel, предусмотрены стандартный набор команд: Letter, Legal, А4, А5 и т.д. Если вам не подходит ни один из предлагаемых размеров листа бумаги, в нижней части меню кнопки Size выберите команду More (Другие размеры страниц). Меню кнопки Size показано на рис. 8.

Рис. 8. Меню кнопки Size (Размер)

Рис. 8. Меню кнопки Size (Размер)

Далее в группе параметров Page Setup находится кнопка Print Area (Область печати). Мы обсуждали этот параметр выше. Следующая кнопка, Breaks (Разрывы страниц), предоставляет возможность добавлять разрывы страниц в определенных местах вашего рабочего листа. Установите табличный курсор в той строке, над которой должен находиться разрыв страницы, а затем щелкните на этой кнопке.

Возможность менять фон рабочего листа является относительно новой — и весьма симпатичной, на наш взгляд, — функцией программы Excel. Кнопка Background (Подложка) предоставляет возможность пользователю выбрать собственный вариант фонового рисунка для его рабочего листа. В бета-версии Excel 2007 подложка не печатается вместе с рабочим листом. Но если вы проецируете отчеты на большой экран для группы заинтересованных лиц, тогда использование программного средства Background является великолепным способом продемонстрировать своим коллегам все замечательные фотографии, сделанные вами во время летнего отпуска (не исключено, что другой такой возможности может и не представиться). После щелчка на кнопке Background на экране появится одноименное диалоговое окно. По умолчанию в этом диалоговом окне перечислены файлы папки My Pictures (Мои рисунки). Выберите в этой или какой-либо другой папке любую фотографию и щелкните мышью на кнопке Insert (Вставить).


Top