Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Ввод данных
30.03.2013 4685

Что такое типы данных в Excel

Когда вы вводите что-либо в ячейку, Excel определяет, данные какого типа вы ввели: значение; дату или время; текст; формулу. Если вы будете знать, как работает механизм интерпретации данных, вводимых в ячейку, то сможете понять, почему Excel неверно распознал введенные вами данные.

Ввод значений

Любое число, записанное в ячейку цифрами, считается значением. Кроме того, значения могут включать несколько специальных символов.

  • Знак минуса (-). Если он предшествует значению, Excel интерпретирует его как отрицательное число.
  • Знак плюса (+). Если данный знак стоит перед значением, Excel интерпретирует его как положительное число (и при этом не отображает этот знак).
  • Круглые скобки. Если положительное число заключено в круглые скобки, Excel интерпретирует его как отрицательное.
  • Знак процентов (%). Если этот знак следует после чисел, Excel интерпретирует значение как проценты и автоматически применяет соответствующее форматирование.
  • Символ валюты. Если данный символ (например, знак доллара) предшествует числу, Excel интерпретирует введенное значение как денежное выражение и автоматически форматирует его как валюту.
  • Разделитель тысяч. Значение, включающее в себя один или несколько разделителей тысяч, определенных в вашей системе (например, это может быть запятая), Excel интерпретирует как число, а также применяет форматирование для отображения символа разделителя. Обратите внимание, что разделитель тысяч должен находиться в соответствующей позиции. Например, если в вашей системе исчисления в качестве разделителя тысяч используется запятая, то число 4,500 Excel интерпретирует как значение, а вот число 45,00 он таковым считать не будет.
  • Экспоненциальное обозначение. Значение, содержащее букву «Е», Excel попытается распознать как экспоненциальное обозначение. Например, 3.2Е5 будет интерпретировано как 3.2 х 105.

Ввод даты и времени

В Excel дата и время считаются числовыми значениями, которые форматируются специальным образом, потому что люди гораздо легче понимают такое представление. С датами Excel оперирует, используя последовательную нумерацию дат, так называемые порядковые номера. Самая ранняя дата, которую способен распознать Excel, — 1 января 1900 года. Этой дате присвоен порядковый номер 1. Дата 2 января 1900 года имеет порядковый номер 2 и т. д. Такая система представления значительно облегчает использование дат в формулах. Например, можно ввести формулу, по которой вычисляется количество дней между двумя датами.

Примеры дат в этой книге используют английскую (США) систему. В зависимости от ваших региональных настроек ввод даты в таком формате, как Junel, 2010, может быть интерпретирован как текст, а не как дата. В этом случае вам необходимо ввести дату в формате, который соответствует вашим региональным настройкам, — 1-июн-2010.

После того как вы введете дату, можете форматировать ее, чтобы она отображалась в нужном формате. Для этого используйте вкладку Число диалогового окна Формат ячеек. Что касается распознавания вводимых вами дат, Excel хоть и умен, но все же не идеален. Например, редактор не распознает любую из следующих записей в качестве даты: June 1 1010, Jun-l 2010 и Jun-1/2010. Он интерпретирует их как текст.

Если вы планируете ссылаться на даты в формулах, убедитесь, что даты, которые вы вводите, распознаются именно как даты. В противном случае ваши формулы будут выдавать неправильные результаты. Распространенной проблемой является то, что Excel интерпретирует записи как даты, когда вы намерены ввести дроби. Например, если вы введете значение 1/5, Excel интерпретирует его как 5 января текущего года. Решение состоит в том, чтобы указывать знак равенства перед дробью.

При работе со временем Excel просто расширяет свою систему серийных номеров для дат, и они теперь включают знаки после запятой. Другими словами, Excel работает со значениями времени с помощью дробных дней. Например, серийный номер для даты 1 июня 2010 года равен 40 330. Полдень 1 июня 2010 года имеет следующий внутренний формат представления: 40 330.5, поскольку дробная часть, определяющая время, добавлена к серийному номеру даты.

Обычно вам не нужно беспокоиться об этих серийных номерах (в том числе дробных — для времени). Просто введите время в ячейку в корректном формате. В табл. 29.1 приведены некоторые примеры представления времени в форматах, которые распознает Excel.

Таблица 29.1. Примеры представления времени

Вводится в ячейку Интерпретация в Excel
11:30:00 am* 11:30 AM
11:30:00 AM 11:30 AM
11:30 pm 11:30 PM
11:30 11:30 AM
13:30 1:30 PM

a.m. — до полудня, p.m. — после полудня.

В этих примерах нет привязок к дням, поэтому они внутренне представляются как значения меньше 1. Другими словами, Excel использует несуществующую дату 0 января 1900 года. Вы также можете объединять даты и время, как показано в табл. 29.2.

Таблица 29.2. Примеры объединения даты и времени

Вводится в ячейку Интерпретация в Excel
26.06.10 11:30 11:30 до полудня, 26 июня 2010 г.
26.06.10 12:00 Полдень 26 июня 2010 г.
26.06.10 0:00 Полночь 26 июня 2010 г.

Если вы введете время, превышающее 24 часа, связанная с ним дата увеличится соответственно. Например, когда вы введете следующее время в ячейку, оно будет интерпретироваться как 1:00 ночи, 1 января 1900 года: 25:00:00. Значение дня в этой записи увеличивается, потому что время превышает 24 часа. Имейте в виду, что значение времени без даты использует 0 января 1900 года в качестве даты.

Ввод текста

Если Excel не может интерпретировать введенную в ячейку запись в качестве значения, даты, времени или формулы, то в таком случае запись переходит к всеобъемлющей категории текста. В одну ячейку можно поместить около 32 000 символов. Вы можете ввести в ячейку огромное количество символов, но отобразить их все на экране одновременно отнюдь не просто. Если вам нужно показать большой объем текста на листе, рассмотрите вариант его размещения в текстовом поле (Вставка ► Текст ► Надпись).

Ввод формул

Как правило, при вводе формулы в ячейку в начале записи нужно ставить знак равенства (=). Но Excel также принимает знаки «плюс» или «минус». И (чтобы не оставлять в стороне пользователей старых версий Lotus 1-2-3) если ваша формула начинается с функции листа. Excel также принимает амперсанд (@). Однако как только вы нажмете Enter, амперсанд заменится знаком равенства. Формулы могут содержать следующие элементы:

  • математические операторы, такие как + (для сложения) и * (для умножения);
  • круглые скобки;
  • ссылки на ячейки (в том числе именованные ячейки и диапазоны);
  • значения или текст;
  • функции листа (например, СУММ или СРЗНАЧ).

Если вы введете синтаксически некорректную формулу, Excel может предложить поправки. Имейте в виду, что эти поправки могут быть правильными, но в результате вы можете получить не ту формулу, которую хотели ввести изначально.


Top