После того как вы выберете поставщиков, вам придется управлять ими. Или вам кажется, что достаточно поручить поставщику выполнение проекта (или получение какого-то из конечных результатов) и попросить его позвонить вам, когда поставленная задача будет выполнена? К сожалению, нам приходилось иметь дело с руководителями проектов, которые именно так и поступали. И зачастую именно этот образ действий обусловливал неудачу проекта.

Каждый поставщик заинтересован прежде всего в успехе своей собственной компании. Означает ли это, что они не будут стараться исполнить ваш заказ вовремя и на высочайшем научно-техническом уровне? Разумеется, нет. Нам многократно приходилось иметь дело с поистине выдающимися поставщиками, которые исключительно добросовестно относились к своим обязанностям. Однако никогда не следует забывать о том, что поставщик исполняет ваш заказ для того, чтобы его компания могла заработать деньги либо приобрести тот или иной опыт. Это означает, что вы должны совместно со своим поставщиком провести аудит и разработать план действий, постоянно отслеживать качество и количество сделанной им работы и следить за тем, чтобы эта работа была выполнена в установленные сроки.

Кроме того, вам придется выполнять роль посредника между поставщиком и вашей организацией (или назначить доверенное лицо, имеющее опыт выполнения подобной задачи). Это необходимо для того, чтобы поставщик получал от непосредственных исполнителей проекта (т.е. ваших подчиненных) все, что ему требуется для успешного выполнения своей работы. Трудно (да и несправедливо) было бы взваливать на поставщика всю ответственность за результаты его деятельности, если для достижения этих результатов требуется участие вашей организации или получение информации от нее. Обязательно задокументируйте роли и обязанности членов своей команды и других подразделений вашей организации, а также отразите формы и способы взаимодействия между ними и поставщиком.

Ниже приведен перечень вопросов и факторов, которым руководитель проекта должен уделить особое внимание в процессе управления отношениями с поставщиками. Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим, а некоторые из перечисленных ниже пунктов можно детализировать в RFP или в договоре на выполнение работ. Суть проблемы заключается в том, что руководитель проекта (т.е. вы сами) должен позаботиться о том, чтобы действия поставщика отвечали его (т.е. вашим) ожиданиям.

• Какие процессы управления проектами будет использовать этот поставщик? Внесите изменения в используемый им процесс и откорректируйте его действия, если это необходимо для того, чтобы удовлетворялись ваши требования.
• Как часто этот поставщик будет отчитываться о ходе выполняемой им работы и в каком формате это будет происходить? Каким образом вы собираетесь измерять достигнутый им прогресс?
• Располагают ли представители этого поставщика квалификацией, опытом и знаниями, которые требуются для успешного выполнения поставленных перед ними задач? Иногда ответ на этот вопрос не становится очевидным до тех пор, пока не начнется работа. Потребуйте от поставщика заменить тех работников, которые явно не справляются с поставленными перед ними задачами.
• Задокументируйте критерии приемлемости конечных результатов проекта (а если необходимо, то и проекта в целом). Как правило, эти критерии излагаются в договоре или в формулировке (описании) предстоящей работы. Приемка конечных результатов (и определение их соответствия критериям приемлемости) является обязанностью руководителя проекта.
• Требуется ли долгосрочное сопровождение конечных результатов по завершении работы? Если требуется, то каким образом будет происходить передача накопленного опыта? Будет ли поставщик заниматься сопровождением в течение определенного периода времени или ответственность за это будет нести ваша организация?
• Существуют ли какие-то требования безопасности или секретности, которые обязательно должны соблюдаться? Например, будет ли этот поставщик использовать какие-либо персональные или финансовые данные?
• Проинформировали ли вы поставщика о том, что все положения договора относятся в том числе и к его субподрядчикам?
• Предусмотрены ли в договоре положения, гласящие, что именно поставщик обязан решать возникающие проблемы, а также нести ответственность за несвоевременное выполнение или прекращение работы?

Возможно, вам понадобится контактная информация для получения помощи от поставщика уже после того, как вы примете выполненную им работу. Зафиксируйте в своем списке контактов соответствующие телефонные номера и не забудьте добавить контактную информацию в список контактов, который мы начали создавать. При добавлении контактной информации своих поставщиков выполняйте те же действия, которые были описаны в статье
«Как добавить членов команды проекта в Microsoft Office Sharepoint Server».