Даже если в вашей организации вопросами проведения тендеров и заключения договоров занимается отдел закупок, выбор поставщиков — это ваша прерогатива. В конце концов ведь именно вам придется иметь с ними дело, контролировать их действия и выяснять, соответствуют ли вашим требованиям поставляемые ими продукты или услуги.

Существует немало способов отбора поставщиков. Возможно, ваша организация располагает списком поставщиков, из которого вы можете выбрать того, кто наиболее подходит для вашего проекта. Если у вас нет опыта работы с каким-то определенным поставщиком, необходимо навести о нем справки. Выясните, работал ли этот поставщик с проектами аналогичного масштаба и тематики и располагает ли он квалификацией, требуемой для выполнения вашего проекта. Важно также узнать, приходилось ли представителям этого поставщика взаимодействовать с работниками вашей организации (как в дружественной, так и профессиональной атмосфере) и насколько плодотворным оказалось такое сотрудничество. При рассмотрении предложений, поступивших в ответ на ваше объявление о проведении тендера, вы можете воспользоваться специальными методами выбора, такими как система отсеивания или модель взвешенных оценок. Сейчас мы рассмотрим эти два метода.

Системы отсеивания

Для оценки ответов, поступивших после объявления о проведении тендера, в системах отсеивания используются специальные, заранее установленные критерии. Если ответ не отвечает этим критериям, он отбрасывается. Например, один из критериев отсеивания, который мы могли бы использовать для выбора подрядчика на прокладку кабеля в новом здании по проекту Grant St. Move заключается в том, что у такого подрядчика должен быть опыт работы с волоконно-оптическим кабелем. Если в предложении потенциального поставщика о наличии такого опыта ничего не говорится, этот поставщик немедленно исключается из дальнейшего рассмотрения.

Критерии отсеивания определяются во время подготовки RFP. Руководитель проекта и другие члены комитета но отбору поставщиков работают совместно над определением надлежащих критериев отбора. Закупочные процессы могут предусматривать несколько этапов для мелких закупок и несколько этапов для более крупных. Типичными этапами закупочного процесса являются публикация RFP и получение ответов, презентации поставщиков и собеседования, период постановки вопросов и возможность внесения поправок в RFP, выбор поставщика и заключение договора.

Системы отсеивания нередко используются в сочетании с моделью взвешенных оценок, которую нам предстоит рассмотреть ниже.

Модель взвешенных оценок

Модели взвешенных оценок представляют собой объективный способ оценивания ответов поставщиков на RFP. При этом мы исходим из того, что для оценивания ответов все члены комитета по отбору поставщиков используют одни и те же критерии. Как и в случае систем отсеивания, критерии для модели взвешенных оценок определяются примерно в то же время, когда составляется RFP. Иногда модель взвешенных оценок может включаться в RFP. В таком случае поставщикам заранее становится известно, по каким критериям они будут оцениваться.

Для модели взвешенных оценок вырабатывается несколько критериев, причем каждому из них приписывается определенный вес в зависимости от важности соответствующего критерия: чем больше важность, тем выше вес. Типичным вариантом является приписывание весов от единицы до пяти (пять соответствует самому важному критерию). Все члены комитета по отбору поставщиков получают по экземпляру ответа на RFP, после чего оценивают каждый из критериев модели взвешенных оценок согласно тому, в какой степени поставщик способен удовлетворить данное требование. Выставляемая оценка базируется на индивидуальном суждении и интерпретации. При наличии значительного количества экспертов (по нашему мнению, их должно быть не менее трех-пяти человек) окончательная оценка достаточно точно отражает способность того или иного поставщика (в случае одного эксперта точность его оценок может вызывать большое сомнение). После того как все эксперты оценят ответы на RFP, путем усреднения взвешенных оценок всех экспертов определяется окончательная, суммарная оценка.

Если бы мы назначали весовые коэффициенты критериям для оценки компаний-перевозчиков, участвующих в тендере по проекту Grant St. Move, то они бы выглядели примерно так, как показано на рис. 1 (здесь представлена лишь часть критериев, которые нам следовало бы использовать).

Рис. 1. Модель взвешенных оценок

Как видно из этого примера, самыми важными для нас критериями в данном случае являются опыт корпоративных перевозок (Experience with corporate move) и наличие сертификата на перевозку компьютерного оборудования (Certified to move computer equipment). Весовой коэффициент для каждого фактора (Weight) умножается на рейтинг, присвоенный экспертом (Vendor score), а затем все баллы суммируются для определения окончательной, итоговой оценки. Нетрудно заметить, что самую высокую оценку получил перевозчик В.

В программе Excel легко создать электронную таблицу подобную той, которая была создана нами (см. рис. 1). Чтобы определить взвешенную оценку компании-перевозчика (Vendor Weighted Score), нужно умножить оценку каждого перевозчика (Vendor Score) на соответствующий весовой коэффициент. Сложив суммы, указанные в этом столбце, вы получите окончательную, итоговую оценку (Total Weighted Score).