Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Как закладываются основы процесса инициализации проекта

Проекты реализуются по разным причинам. Среди них — потребности маркетинга, бизнеса, клиентов, а также требования, предъявляемые законом. Но независимо от причины, побудившей вас работать над проектом, в случае его успешной реализации к вам одно за другим начнут поступать новые предложения, количество которых рано или поздно станет абсолютно несоизмеримо с вашими возможностями.

В этой ситуации вам придется решать следующие вопросы: какие проекты принимать на реализацию, а от каких отказаться, сколько проектов поставить в очередь на выполнение и какой из них имеет самый высокий приоритет. Но прежде целесообразно осуществить некий процесс рассмотрения запросов на инициализацию проектов, поставив перед собой такие задачи:

  • определить экономическую целесообразность рассматриваемого проекта;
  • приблизительно оценить затраты на реализацию рассматриваемого проекта;
  • заручиться поддержкой в реализации рассматриваемого проекта со стороны руководства компании (т.е. определить потенциального опекуна проекта);
  • принять решение о выполнении (или невыполнении) рассматриваемого проекта;
  • определить приоритет рассматриваемого проекта среди других проектов;
  • оценить в первом приближении нынешний и предлагаемый перечень проектов.

Чтобы адекватно оценить полученную информацию, при закладке основ процесса инициализации проекта необходимо создать или определить перечисленные ниже элементы:

  • форму запроса на выполнение проекта;
  • базу данных для отслеживания запросов на выполнение проектов;
  • критерии отбора проектов.

Компоненты процесса инициализации

Ранее мы уже рассмотрели в общих чертах компоненты процессов управления проектами. На рис. 1 показаны составляющие процесса инициализации.

Рис. 1. Обзор процесса инициализации

Рис. 1. Обзор процесса инициализации

По завершении процесса инициализации должны быть выполнены следующие четыре действия:

  • выдана форма запроса на выполнение проекта;
  • использованы критерии отбора проектов для определения, будет ли рассматриваемый проект принят к выполнению;
  • определены стороны, заинтересованные в выполнении рассматриваемого проекта;
  • подготовлена и опубликована хартия проекта.

Следует помнить о том, что на выходе каждого процесса получаются определенные результаты, которые становятся исходными ресурсами («входами») для следующей совокупности процессов. Например, хартия проекта станет входом для процессов планирования, поэтому так важно сделать эти документы как можно более четкими, полными и точными, основываясь на информации, которая имеется в вашем распоряжении на этот момент. Разумеется, при выявлении новой информации вы можете вернуться к уже выполненному процессу и повторить его. Так, на ранних фазах процессов планирования для данного проекта вы можете выявить информацию, которая способна потребовать обновления хартии проекта. Более подробно каждую из составляющих процесса инициализации мы рассмотрим чуть позже. А сейчас поговорим об элементах формы запроса на выполнение проекта и создадим шаблон формы в программе Excel.

Элементы формы запроса на выполнение проекта

Нам не раз приходилось иметь дело с организациями, где стороны, заинтересованные в выполнении рассматриваемого проекта, скрипели, подобно ржавым дверным петлям, когда мы приступали к реализации процесса оформления запроса па выполнение проекта. Подобное отношение они объясняли тем, что обычно для получения соответствующей программы они обращались непосредственно к программистам. Когда же заказ требовалось выполнить вне очереди, они прибегали к маленьким хитростям, например приглашали программиста поужинать в ресторане (за счет пригласившего). несмотря на то, что у него была травма почки симптомы или предлагали ему билет (конечно же, бесплатно) па какие-нибудь интересные спортивные соревнования. И хотя они сами ничего зазорного в этом не усматривают, по нашему мнению, подобный подход совершенно недопустим. Программисты не должны определять приоритеты подразделений, в которых они работают, а все заинтересованные стороны обязаны вести «честную игру».

Не самая хорошая новость заключается том, что когда вы впервые попытаетесь реализовать у себя в организации процесс выдачи запроса на выполнение проекта, то наверняка натолкнетесь на сопротивление. Хорошей же новостью является то, что после внедрения этого процесса все его противники будут удивляться, как эта замечательная идея не пришла в голову им самим. Форма запроса на выполнение проекта — это не что иное, как один из способов собрать важную информацию, необходимую для принятия последующих решений. На рис. 2 показан пример шаблона запроса на выполнение проекта.

Рис. 2. Форма запроса на выполнение проекта

Рис. 2. Форма запроса на выполнение проекта

Рассмотрим подробнее каждый раздел этого шаблона. В разделе, который должно заполнить лицо, рассматривающее эту форму запроса, поля «Дата рассмотрения» и «Фамилия лица, рассматривавшего запрос» являются очевидными. Другие поля этого раздела описаны ниже.

  • Номер отслеживания. Такой номер необходим для создания уникального идентификатора проекта. Он также будет использоваться в базе данных запросов на выполнение проектов. Мы рассказывали об организации файлов и данных на основе применения определенной системы уникальных названий. Подобным принципом можно воспользоваться и в данном случае, например обозначать свои проекты названиями, в которых на первом месте будет стоять дата, а за ней — трехзначный порядковый номер (скажем, 011108-100). В качестве альтернативного варианта обозначения можно использовать трехзначный порядковый номер, за которым следует краткое название: 100-Запуск нового продукта.
  • Дата. Речь идет о дате составления запроса.
  • Название проекта. Лицо, составляющее запрос, должно предложить название, которое адекватно описывало бы данный проект. Название проекта должно быть кратким.
  • Составитель запроса. В этом разделе шаблона указывается фамилия лица, составляющего запрос на выполнение данного проекта, и его контактная информация.
  • Опекун проекта. Здесь фиксируется фамилия опекуна проекта и его контактная информация. Опекун проекта и составитель запроса далеко не всегда являются одним и тем же лицом. Опекунами проектов обычно выступают руководители организации, властные полномочия которых позволяют им обеспечивать финансирование соответствующего проекта и выделять ресурсы, необходимые для его выполнения. (Далее, в разделе «Определение сторон, заинтересованных в выполнении проекта», мы поговорим подробнее об опекунах проектов.)
  • Описание. Речь идет о представлении результата, к которому должно привести выполнение соответствующего проекта. Необходимо указать общие цели и задачи данного проекта и описать проблему, которая может быть решена путем его реализации.
  • Экономическое обоснование. В данном разделе нужно обосновать, почему реализуется соответствующий проект и какие выгоды получит организация в случае его успешного выполнения, а также указать альтернативные варианты реализации этого проекта. Более подробно экономическое обоснование будет рассмотрено в следующей статье раздела.
  • Возможные последствия в случае отказа от реализации проекта. Здесь развивается тема предыдущего раздела, т.е. описываются возможные последствия в случае, если организация не реализует данный проект.
  • Известные условия, препятствующие успешному выполнению рассматриваемого проекта. Среди этих условий могут быть: необходимость завершения других текущих проектов, изменения инфраструктуры, выбор поставщиков, ожидание занятия вакантной должности в высшем руководстве организации и т.п. Если, например, выполнение вашего нового Web-проекта не может начаться, пока не завершится какой-либо инфраструктурный проект, в данном разделе вы должны указать этот инфраструктурный проект (а также номер его отслеживания).
  • Запрашиваемая дата завершения. В этом разделе необходимо заказать запрашиваемую дату завершения проекта. Если существует критическая дата завершения проекта или обязательная дата завершения проекта, эти даты также необходимо указать.
  • Бюджет, или примерная стоимость проекта. Нередко проекты начинают выполняться с заранее установленным для них бюджетом. Например, в распоряжении лица, заинтересованного в выполнении нашего проекта, имеются 100 000 долл., которые он должен потратить до конца текущего налогового года. Данное лицо принимает решение внедрить новый программный продукт, который сократит время обработки заказов. Это вовсе не означает, что соответствующий проект может или должен быть выполнен в рамках именно такого бюджета. По мере выявления дополнительной информации, уточнения результатов выполнения проекта и требований к нему бюджет проекта может корректироваться. В этом разделе необходимо указать предположения относительно бюджета или наличных финансовых средств.
  • Принятое решение. Здесь указывается окончательное решение, принятое по соответствующему проекту. Типичными вариантами такого решения являются утвердить, отказать и отсрочить.
  • Приоритет. Если проект утвержден, в этом разделе необходимо указать приоритет его выполнения. Этот приоритет берется из базы данных отслеживания проекта и из решения, принятого лицом или комитетом, рассматривавшим соответствующий запрос, относительно места данного проекта в общем перечне проектов, подлежащих выполнению.
  • Комментарии. В этом разделе можно дать примечания, касающиеся любых сведений, отраженных в данной форме. Если соответствующий проект не был утвержден, здесь следует указать причины отказа. Возможно, для принятия положительного решения не хватило информации либо отказ был продиктован невозможностью выполнить проект в оговоренные сроки. В обоих случаях ситуацию можно изменить — собрать полноценную информацию и перенести соответствующий запрос на более отдаленный срок.

В следующей статье мы подробно рассмотрим формулировку экономического обоснования проекта.


Top