После того как вы составите перечень материалов и определите необходимые услуги, можно приступать к подготовке предложений для потенциальных поставщиков, которые будут участвовать в тендере по закупке требуемых материалов и услуг.

В случае проекта Grant St. Move было бы неплохо организовать тендер по крайней мере среди нескольких компаний-перевозчиков. Это позволит иметь более качественные услуги по выгодным ценам. Для этого нам нужно подготовить объявление о принятии предложений на выполнение заказа (Request for Proposals — RFP) и объявление о проведении тендера (Request for Bids — RFB).

Составляя RFP, сформулируйте свои экономические требования, избегая описания подробных технических спецификаций (за исключением случаев, когда без этого совершенно невозможно обойтись, например вам требуется купить КИПиА). Тогда вы можете получить от поставщиков предложения, превосходящие все ваши ожидания, а некоторые нестандартные, творческие решения смогут удовлетворить потребности, о которых вы даже не подозревали.

В некоторых организациях существуют отделы закупок, способные выполнить весь процесс RFP самостоятельно. Однако и в этом случае вам придется подготовить свои требования к потенциальным поставщикам. Кроме того, у руководителя проекта должно быть четкое представление о процессе заключения договоров и осуществления закупок, используемого в его организации. Авторы не ставили перед собой цель изложить процесс заключения договоров и осуществления закупок во всех его подробностях и дать детальное описание документа RFP. Вы, как руководитель проекта, должны быть знакомы с политикой своей организации, касающейся публикации объявлений о проведении тендеров и составления договоров.

Наличие в вашей организации отдела закупок вовсе не означает, что всю работу по подготовке объявлений о принятии предложений на выполнение заказа, заключению договоров и осуществлению закупок вы должны полностью переложить на этот отдел. Руководство отдела закупок имеет все основания рассчитывать на то, что с самого начала вы предоставите в их распоряжение всю информацию о предстоящей работе и требованиях к потенциальным поставщикам.