Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Как задокументировать роли и обязанности исполнителей проекта

Для выполнения большинства проектов требуется коллектив его непосредственных исполнителей. Кроме того, есть ряд других лиц, заинтересованных в успешном выполнении проекта и его влиянии на организации, в которых эти люди работают. Как минимум, у каждого проекта есть опекун, стороны, заинтересованные в успешном выполнении этого проекта, руководитель проекта, а также один или несколько непосредственных исполнителей. Рассмотрим общее описание обязанностей каждой из перечисленных категорий лиц.

Опекун проекта. Один из руководителей организации, который осуществляет общий надзор за выполнением проекта. Он дает советы руководителю проекта, решает проблемы, принимает окончательные решения, является членом комитета по надзору за выполнением проекта, представляет проект другим руководителям организации.

Запомните: опекун проекта — это человек, наделенный правом принимать решения, назначать непосредственных исполнителей проекта, распределять бюджет и другие ресурсы и официально «благословлять» начало выполнения проекта. В свою очередь, руководитель проекта должен регулярно информировать опекуна о проблемах, возникающих в ходе выполнения проекта. Опекун должен первым, а не последним, узнавать о конфликтах и проблемах, возникающих в ходе выполнения проекта. Он кровно заинтересован в успешном выполнении этого проекта и будет помогать руководителю в решении любых проблем, если тот будет своевременно информировать о них опекуна.

Стороны, заинтересованные в успешном выполнении проекта

Могут давать советы руководителю проекта, помогать в разработке планов проекта, предоставлять информацию, необходимую для принятия тех или иных решений, выполнять роль бизнес-эксперта. Ключевые заинтересованные стороны утверждают планы проекта и рекомендуют меры по устранению возникающих проблем.

Руководитель проекта: управляет выполнением проекта, разрабатывает планы, измеряет и отслеживает эффективность реализации проекта, рекомендует меры по устранению возникающих проблем, управляет работой непосредственных исполнителей и докладывает руководству организации о ходе выполнения проекта, изучает сопромат для решения задач по проекту. Непосредственные исполнители проекта: занимаются непосредственной реализацией проекта.

Еще одним методом распределения обязанностей является так называемая схема RACI, которая показывает общую картину распределения обязанностей между участниками проекта. Буквы, составляющие аббревиатуру RACI, обозначают следующее:

  • R (Responsible) — лицо, ответственное за выполнение определенной работы;
  • A (Accountable) — человек или группа, ответственные за утверждение или приемку выполненной работы;
  • С (Consult) — человек, предоставляющий информацию, необходимую для выполнения работы или принятия решения;
  • I (Inform) — человек, который должен быть проинформирован о принятых решениях.

Пример схемы RACI приведен на рис. 1.

Рис. 1. Схема RACI

Рис. 1. Схема RACI

Схему RACI можно использовать для отображения конечных результатов проекта, задач или важнейших вех. Как видно из приведенной выше таблицы (см. рис. 1), мы перечислили некоторые из требований к конечному результату «Центр обработки данных» и назначили ответственными за выполнение соответствующих задач администратора нашей сети Стива и его заместителя Эйми. Несмотря на то что большинство этих задач будет выполнено поставщиками, именно Стив и Эйми являются лицами, обязанными осуществлять надзор за выполнением этой работы. Как альтернативный вариант, эту схему можно было бы построить, указав фамилии непосредственных исполнителей проекта и заинтересованных лиц в столбцах, а обязанности RACI — в соответствующих строках.

Несмотря на то что каждый из этих примеров представляет собой достаточно хорошее общее описание, оно вряд ли удовлетворит вас. Вы наверняка захотите указать конкретные роли и обязанности каждого из этих участников проекта. Вы могли бы создать электронную таблицу, в первом столбце которой будут указаны фамилии и непосредственных исполнителей проекта, но втором — описание их обязанностей. Кроме того, в этой электронной таблице можно было бы указать другую полезную информацию, например конкретные этапы выполнения проекта, на которых будут задействованы те или иные непосредственные исполнители (если не все исполнители принимают участие в работе над проектом от начала и до конца); необходимость повышения квалификации исполнителей; подразделение или организацию, в которых числится каждый конкретный исполнитель; уровень полномочий; особые соображения и т.п. На рис. 2 приведен пример соответствующего шаблона.

Рис. 2. Схема распределения ролей и обязанностей

Рис. 2. Схема распределения ролей и обязанностей

Можно было бы объединить информацию, содержащуюся в реестре квалификации, навыков и умений, о котором шла речь выше, с документом, содержащим описание ролей и обязанностей. Как альтернативный вариант можно было бы определить требуемые виды квалификации, навыков и умений и указать, обладает ли ими конкретный исполнитель или ему потребуется дополнительное обучение. Как вы, наверное, уже поняли, существует несколько способов документирования этой информации. Воспользуйтесь подходящим для себя форматом и измените столбцы таким образом, чтобы они включали (или наоборот, не содержали) ту или иную информацию в зависимости от сложности выполняемого проекта. Не забудьте опубликовать этот документ на сайте управления проектом (на SharePoint).

По теме

Новые публикации


Top