919
17.05.2014

Как сформировать перечень затрат и материалов в Excel

Для выполнения любого проекта требуются кадры. Для выполнения подавляющего большинства проектов требуется также определенное сырье, материалы и оборудование. Одним из необходимых условий для определения материальных потребностей является формулировка масштаба проекта, а также документ, в котором излагаются требования к конечным результатам проекта.

Уяснение требований по каждому из конечных результатов проекта поможет вам определить, какие типы материалов могут понадобиться для реализации вашего проекта. Например, одним из требований к конечному результату «Подготовить офисы и конференц-залы в здании на Grant St. для подключения к единой компьютерной сети» нашего проекта Grant St. Move является монтаж на каждом рабочем месте по меньшей мере одной четырехконтактной электрической розетки.

Кроме того, мы знаем, что нам понадобятся серверы для центра обработки данных. Все это является очевидными примерами оборудования и материалов, которые могут понадобиться для выполнения нашего проекта. Документирование этих потребностей в перечне материалов является относительно простой задачей, чем мы и займемся.

Определение сырья, материалов и оборудования, необходимых для выполнения проекта, а также определение потребности в людских ресурсах (кадрах) поможет вам оценить величину затрат, связанных с выполнением данного проекта. Оценку затрат мы рассмотрим в разделе «Составление бюджета и календарного плана проекта».

Формирование перечня материалов вряд ли можно отнести к задачам повышенной сложности. Например, определяя количество четырехконтактных электрических розеток, необходимых для реализации проекта Grant St. Move, мы умножаем количество рабочих станций на количество розеток и добавляем число розеток, которые нужно смонтировать в конференц-залах, в местах общего пользования, кухнях, в центре обработки данных возле коммутационных шкафов и т.д.

Вы должны приступить к сбору информации о необходимых материалах при первой же возможности. Для накопления такой информации мы создадим — как вы, наверное, уже догадались — специальную форму на основе электронной таблицы. Пример такой формы приведен на рис. 1.

Рис. 1. Перечень материалов

Рис. 1. Перечень материалов

В этой форме отражена достаточно очевидная информация, такая как описание оборудования, необходимое количество и затраты.

Кроме того, мы увязали оборудование с требованием, указанным в столбце Requirement Number (Номер требования). Вы, наверное, помните, что эти номера требований мы обсуждали, а также, что ONC-002 — это номер, присвоенный четырехконтактным электрическим розеткам для конечного результата «Подготовить офисы и конференц-залы в здании на Grant St. для подключения к единой компьютерной сети». Когда вы увязываете перечень материалов с требованиями, вы можете легко отслеживать бюджет проекта и точно знать, какие суммы были затрачены для получения каждого конечного результата, путем суммирования всех материалов по всем требованиям для каждого конечного результата. Если в вашем документе рассчитывается площадь склада, используйте ипотечный калькулятор для оценки стоимости.

Кроме того, мы включили формулу для автоматического вычисления величин затрат в столбце «Всего» (вычисление производится путем умножения количества на цену одного изделия). Вы должны включить вычисления сумм в виде строки, вставляемой после каждой группы требований (принадлежащих к одному и тому же конечному результату), а самая последняя строка в таблице представляет собой итоговую сумму затрат по всему перечню материалов.

Вы можете приступить к составлению перечня необходимых материалов, после того как окончательно определитесь с документом «Требования к конечным результатам проекта». Если для вашей организации типичен достаточно продолжительный период закупки дорогостоящих изделий, тогда вам следует заказывать их как можно раньше, чтобы не сорвать исполнение календарного плана проекта.

Кроме того, было бы неплохо вернуться к перечню материалов и уточнить его после того, как вы составите полный список задач своего проекта. (Может оказаться, что в ходе определения списка задач «всплывут» какие-то новые требования, не выявленные на предыдущих стадиях выполнения проекта, и для этих новых требований могут понадобиться новые материалы или оборудование.) О документировании задач мы поговорим в разделе «Составление бюджета и календарного плана проекта».

Далеко не все материалы можно закупить прямо со склада или с прилавка магазина. Иногда приходится выбирать между закупкой тех или иных материалов, изделий или услуг «на стороне» и самостоятельным их производством. Такой выбор называют анализом «изготовить или купить».

Планирование ресурсов

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей