Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Как создать в Excel шаблон бюджета проекта с календарным планом

Особый интерес опекунов большинства проектов вызывают две вещи — календарный план и бюджет проекта. Более того, их указывают руководителю перед началом выполнения проекта, говоря примерно следующее: «Этот проект должен быть завершен к 30 июня, а на его реализацию выделяется 125 000 долларов». Наш собственный опыт является свидетельством того, что такой сценарий применяется к большинству мелких и средних проектов. Означает ли это, что мы не должны составлять календарный план и бюджет проекта только потому, что нам заранее указали, какими они должны быть? Если только наш проект не предусматривает получение единственного конечного результата, требующего выполнения двух-трех задач, то ответ может быть только отрицательным. В любом случае вам придется составить календарный план и бюджет, чтобы убедиться, действительно ли проект может быть завершен к указанной дате, не превысив при этом выделенной суммы.

В идеальном случае руководителю проекта следует собрать всю проектную информацию и исходные данные и лишь затем составить календарный план и бюджет, которые удовлетворяли бы целям данного проекта. На практике, однако, большинство организаций действуют в условиях жестких финансовых ограничений и временных рамок. Поэтому календарный план (а скорее всего — календарный план и бюджет) вам укажут еще до начала выполнения проекта. Бюджеты проектов являются идеальным вариантом применения Excel. Ниже мы вкратце рассмотрим соответствующие шаблоны и примеры. И начнем мы с обсуждения документов и элементов, необходимых для определения статей бюджета проекта при его составлении.

Исходная информация, используемая при составлении бюджета

Бюджет, как правило, является последним документом, создаваемым при планировании проекта. После этого нам останется только рассмотреть вопрос контроля изменений (о чем мы поговорим в следующих статьях), который вы всегда сможете приспособить к новым проектам. На рис. 1 представлен обзор той части процессов проекта, которая имеет непосредственное отношение к планированию. К этому времени мы рассмотрели уже значительное число документов планирования нашего проекта и теперь должны определить, насколько они важны с точки зрения формирования календарного плана и бюджета.

Рис. 1. Обзор планирования

Рис. 1. Обзор планирования

Подобно календарному плану проекта, бюджетный процесс начинается с определения элементов, составляющих бюджет, и получения оценок этих элементов. Ранее мы уже начали составлять список, в котором должны быть указаны материалы, необходшмые для выполнения каждого требования. В зависимости от того, когда именно такой список был составлен, указанные в нем затраты могут нуждаться в корректировке. Если полученные нами оценки устарели, а указанные затраты представляют собой предположения, базирующиеся на предшествующих закупках аналогичного характера, они также могут нуждаться в корректировке.

Информация, представленная в списке материалов, может быть легко скопирована в бюджет. Вы, наверное, помните, что мы увязали каждый элемент списка материалов с номером соответствующего требования. Эти номера требований мы также могли бы использовать в бюджете. Таким образом, можно подсчитать совокупные затраты для каждого конечного результата, а затем просуммировать стоимость всех конечных результатов, чтобы определить бюджет в целом.

WBS является еще одним документом, который следует использовать при составлении бюджета проекта. Мы уже говорили о том, как уровень пакетов работ, т.е. самый нижний уровень в WBS, позволяет достаточно легко и быстро оценить время и затраты, необходимые для выполнения проекта. Мы также говорили о «номерах отслеживания», назначаемых каждому уровню WBS. Эти номера можно использовать для отслеживания расходов в бюджете проекта вместо номеров требований (или наряду с номерами требований).

Номера, используемые в WBS, зачастую берутся из плана счетов бухгалтерского учета компании. Эти номера представляют собой учетные коды, ассоциирующиеся со счетами издержек, такими как издержки на рабочую силу, оборудование, обучение, консалтинговые услуги, технические средства, программное обеспечение и т.п. В самом начале выполнения проекта необходимо заручиться участием в нем кого-либо из сотрудников бухгалтерского отдела компании. Этот человек должен будет предоставить план счетов бухгалтерского учета компании, который вы сможете использовать при составлении WBS и бюджета проекта.

Обратное отслеживание, выполняемое после завершения проекта, а также попытки определить способ кодирования издержек, могут оказаться весьма непростой задачей. Другими документами планирования, которые помогут вам определить элементы для включения в бюджет проекта, являются формулировка масштаба проекта, календарный план проекта, календари ресурсов и договор (если это целесообразно).

Составление бюджета проекта

Как уже было показано, конечные результаты, номера требований, планы счетов бухгалтерского учета компании или другие коды могут быть использованы для сопоставления расходов, предусмотренных бюджетом, с фактическими затратами по бюджетам проектов. Кроме того, бюджеты проектов можно отслеживать по фазам. Например, затраты на фазы изучения выполнимости, анализа, проектирования, строительства и практической реализации могут отслеживаться независимо друг от друга. Как упоминалось выше, в пределах этих фаз могут существовать отдельные категории расходов, такие как издержки на рабочую силу или оборудование, но каждая фаза отслеживается как отдельный бюджет.

Составление бюджетов по фазам проекта или пакетам работ имеет ряд очевидных преимуществ. Поскольку в таком случае бюджеты разбиваются на более мелкие блоки, или индивидуальные бюджеты, бывает гораздо легче управлять затратами и контролировать их. К тому же при использовании небольших бюджетов удается гораздо легче и быстрее выявлять проблемы, а значит, и устранять их. Таким образом, снижается вероятность того, что вы выйдете за рамки бюджета еще до того, как это поймете. Ключом к решению любых проблем является тесное сотрудничество с персоналом бухгалтерского отдела. Это позволит вам отслеживать расходы и составлять бюджет без особых затруднений, а главное, с уверенностью, что вы при этом не вступаете в противоречие с практикой бухгалтерского учета, принятой в вашей организации.

Элементы бюджета проекта

Документы планирования являются идеальным местом, с которого следует начинать определение элементов бюджета. Чтобы ничего не пропустить, можно также воспользоваться обсуждавшимися нами ранее методами мозгового штурма и клейких листков для заметок. При этом важно отметить, что на данном этапе вам следует «вытащить на поверхность» буквально все, что может потребоваться для успешного выполнения работ по соответствующему проекту, в том числе издержки на рабочую силу, затраты на оборудование и т.п. Не забывайте и о косвенных затратах. Под ними мы подразумеваем затраты, связанные с проектом опосредованно, например вложенные в его административную поддержку или отнесенные на счет некоторого вида работ, необходимых для его выполнения.

Поскольку у нас нет возможности перечислить здесь все элементы бюджета проекта, мы предложили вам ряд идей в бюджете, показанном на рис. 2. Здесь представлены самые типичные элементы, которые вы найдете во многих проектах. Этим списком вы можете пользоваться как отправной точкой, добавив к нему свои собственные категории расходов.

Это простой бюджет, в котором представлены номера отслеживания (идентификационные номера), за которыми следуют названия элементов бюджета. В столбце затрат, предусмотренных бюджетом (столбец Total Budgeted Cost), нужно оценить соответствующий элемент бюджета. В столбце фактических затрат (Total Actual Cost) вы будете отслеживать свои реальные расходы по соответствующим элементам бюджета, а в столбце разницы (Difference) указывается разница между величиной затрат, предусмотренных бюджетом, и величиной фактических затрат. Последний столбец предназначен для примечаний (Comments); в него можно вводить собственные комментарии по поводу тех или иных элементов бюджета.

Рис. 2. Бюджет проекта

Рис. 2. Бюджет проекта

Обратите внимание на то, что последние два элемента этого списка представляют собой резервные средства на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (строка Contingency reserves), а также затраты, предназначенные для реагирования на риски (строка Risk response costs). Когда в ходе выполнения проекта возникнет необходимость в реализации программы реагирования на тот или иной риск, вы скажете себе спасибо за то, что предусмотрели в своем бюджете средства для компенсации соответствующих затрат. Если вам требуется освежить в своей памяти материал по этим вопросам, обратитесь к нашему архиву. Не забудьте включить соответствующие статьи в свой бюджет. Вы можете создать электронную таблицу, подобную той, которая была показана ранее (см. рис. 2), или воспользоваться одним из вариантов соответствующих шаблонов, предусмотренных в Excel (см. в этой статье или в этом разделе).

Оценивание статей бюджета

Подобно ситуации с календарным планом проекта, определение оценок затрат лучше всего поручить лицу, ответственному за соответствующий пакет работ. Для оценивания отдельных элементов бюджета (и бюджета проекта в целом) можно воспользоваться практически теми же методами, которые мы применяли для оценивания продолжительности выполнения задач при составлении календарного плана проекта. Например, с помощью метода «снизу вверх» мы можем оценить каждый отдельный элемент или каждую фазу. Затем полученные таким образом оценки затрат складываются, в результате чего мы получаем оценку бюджета проекта в целом.

Для выявления отдельных элементов бюджета и определения соответствующих затрат могут успешно использоваться методы интервьюирования. Попросите лиц, заинтересованных в выполнении вашего проекта, а также экспертов по затратам и руководителей, работавших над аналогичными проектами в прошлом, помочь вам в определении оценок. Кроме того, спросите у них, не упустили ли вы из виду какой-либо элемент затрат.

Существует еще один метод, который особенно хорошо подходит для бюджетов. Выясните v своих поставщиков существующие расценки или выставьте на торги интересующий вас вид работы или статью расходов. Не забывайте также о возможности получить такую информацию в отделе закупок вашей организации. Зачастую сотрудники этого отдела располагают перечнем стандартного оборудования и услуг, которые ваша организация обычно заказывает на стороне, и смогут предоставить вам оценку интересующих вас затрат.

В случае если статьи вашего бюджета являются большими и дорогостоящими или вы нуждаетесь в значительном объеме консалтинговых услуг, имеет смысл организовать тендер среди нескольких поставщиков. Следует помнить, что поставщики иногда предлагают относительно невысокие цены в надежде прорваться в вашу отрасль или склонить вашу организацию к сотрудничеству в будущем. То обстоятельство, что поставщик предлагает вам низкую цену, вовсе не означает, что он не обладает достаточной квалификацией. Однако заключая договор с таким поставщиком, вы должны понимать, что в данном случае он будет работать себе в убыток, и если работа над данным проектом пойдет вовсе не так, как планировалось, или по ходу дела вам придется вносить существенные изменения, у этого поставщика практически не будет возможностей оказать вам помощь в решении возникших проблем.

Рис. 3. Бюджет проекта Grant St. Move

Рис. 3. Бюджет проекта Grant St. Move

На рис. 3 показана оценка затрат для ряда конечных результатов верхнего уровня по проекту Grant St. Move. Кроме того, мы добавили столбец даты (Date), чтобы отслеживать моменты возникновения тех или иных расходов. По ходу выполнения проекта у его опекуна наверняка возникнет желание сопоставить затраты, предусмотренные бюджетом, с фактическими. Вы можете составить соответствующий отчет в формате электронной таблицы и в виде диаграммы. На рис. 4 мы представили ряд задач, связанных с получением конечного результата Install Air Conditioner (Смонтировать систему кондиционирования воздуха). Для наглядного сравнения затрат, предусмотренных бюджетом, с фактическими затратами мы построили простую гистограмму.

Рис. 4. Гистограмма бюджета проекта Grant St. Move

Рис. 4. Гистограмма бюджета проекта Grant St. Move

В данном случае для создания диаграммы этого типа выделите диапазон ячеек С10-Е14, а затем на вкладке Insert (Вставка) щелкните на кнопке Column (Гистограмма). В появившемся после этого меню щелкните на первом значке раздела 2-D Column (Объемная гистограмма). Мы использовали ту же совокупность информации для отслеживания изменений затрат со временем. Эти изменения мы представили в форме линейного графика, показанного на рис. 5.

Рис. 8.23. Линейный график бюджета проекта Grant St. Move

Рис. 8.23. Линейный график бюджета проекта Grant St. Move

Это лишь два примера диаграмм, которые можно использовать для отображения информации о бюджете проекта. Как уже говорилось выше, вам следует спросить у опекуна своего проекта и всех заинтересованных сторон, в каком виде они предпочитают получать такую информацию: должны ли это быть статьи бюджета, представленные на уровне конечных результатов и в функции времени, или их интересуют подробные статьи расходов по определенным конечным результатам и информация общего характера по другим конечным результатам.


Top