Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Определение и мониторинг показателей исполнения проекта средствами Excel

Можно сослаться на несколько показателей исполнения, которые помогут вам отслеживать эффективность исполнения бюджета проекта и календарного плана. Эти показатели известны как метод добавленной стоимости (Earned Value Technique — EVT). EVT сравнивает то, что вы получили, с тем, что вы затратили, путем мониторинга запланированном работы, стоимости работы, завершенной к соответствующей дате, и фактических затрат.

Существует ряд определений, которые вам необходимо уяснить, прежде чем мы приступим к рассмотрению показателей исполнения.

  • Добавленная стоимость (Earned Value — EV) — прирост стоимости, создаваемый на предприятии в процессе производства товаров, работ и услуг.
  • Фактические затраты (Actual Cost — AC) — это затраты на выполнение соответствующей работы или действия, предусмотренного в календарном плане, за определенный период времени.
  • Плановая стоимость (Planned Value — PV) — это стоимость работы, предусмотренная бюджетом на определенный период времени.

Дисперсии затрат и календарного плана

В этом разделе мы рассмотрим две формулы дисперсии: в отношении затрат и дисперсию календарного плана.

Дисперсия затрат (Cost Variance — CV) указывает соотношение между фактическими затратами и затратами, предусмотренными бюджетом на момент проведения соответствующею измерения. CV вычисляется с помощью следующей формулы: EV-AC=CV. Положительный результат вычисления по этой формуле говорит о том, что вы израсходовали меньше, чем планировалось при проведении соответствующего измерения. Если же этот результат отрицательный, значит, вы превысили запланированные расходы. Воспользовавшись задачей Смонтировать систему кондиционирования воздуха (Install Air Conditioner) из бюджета проекта Grant St. Move, мы вычисляем CV. Предположим, что по состоянию на 25 августа АС равняется 110 000, a EV — 111 500. Следовательно, вычисляя CV, получаем: 111 500-110 000=1500. Полученная нами дисперсия затрат положительна, т.е. мы израсходовали меньше, чем планировалось (по состоянию на день, когда проводилось соответствующее измерение).

Дисперсия календарного плана (Schedule Variance — SV) указывает состояние исполнения календарного плана (опережение или отставание) па момент проведения соответствующего измерения. Вот формула для SV: EV-PV=SV. Если PV в данном случае равняется 109 000, тогда наша формула принимает следующий вид: 111 500-109 000=2500. Как и в предыдущем случае, мы получили положительный результат, а это означает, что наш календарный план опережает ту точку, в которой мы планировали оказаться 25 августа.

Индексы эффективности

Индексы эффективности затрат и исполнения календарного плана зачастую используются в анализе тенденции изменения, а также для прогнозирования будущей эффективности. Если полученный результат оказывается больше единицы, тогда эффективность затрат лучше, чем ожидалось, а когда он меньше — то и эффективность, соответственно, хуже. Если же результат равняется 1, тогда эффективность такова, как мы и ожидали.

  • Индекс эффективности затрат (Cost Performance Index — CPI) вычисляется с помощью следующей формулы: EV/AC=CPI = 111 500/110 000=1,01. Эффективность наших затрат на момент измерения оказалась приблизительно такой, как мы и ожидали.
  • Индекс эффективности исполнения календарного плана (Schedule Performance Index — SPI) вычисляется с помощью следующей формулы: EV/PV=SPI = 111 500/109 000=1,02. Как и в предыдущем случае, эффективность исполнения нашего календарного плана приблизительно отвечает нашим ожиданиям.

Дисперсии и индексы эффективности являются наиболее широко используемыми показателями исполнения. Вы можете расширить рабочий лист своего бюджета, включив в него столбцы, которые будут содержать значения EV, АС и PV, и добавить приведенные выше формулы для вычисления дисперсий и индексов эффективности. На рис. 1 представлен бюджет нашего проекта с добавлением указанных столбцов, а также столбца для даты измерения.

Рис. 1. Бюджет проекта с показателями исполнения

Рис. 1. Бюджет проекта с показателями исполнения

Обратите внимание, что в нижней части этого бюджета мы добавили строку для итоговых значений по столбцам EV, АС и PV. Обратите также внимание на то, что мы добавили здесь новый рабочий лист под названием Performers Measures (Показатели исполнения проекта). Содержимое этого рабочего листа представлено на рис. 2.

Рис. 2. Рабочий лист показателей исполнения проекта

Рис. 2. Рабочий лист показателей исполнения проекта

Не обращайте внимания на сообщения об ошибках типа #DIV/0! (ДЕЛ/0!), которые вы будете видеть на этом рабочем листе в течение какого-то времени, — мы еще вернемся к этому вопросу. Вы, наверное, заметили, что на этом рабочем листе есть те же столбцы EV, АС и PV, что и на показанном ранее рабочем листе бюджета (см. рис. 1).

Ячейки D7, Е7 и F7 содержат итоговые величины для каждого из этих значений, представляющих собой такие же значения, какие содержатся в ячейках Н28,128 и J28 из рабочего листа бюджета. Excel предоставляет нам достаточно удобный способ автоматического копирования информации из ячейки Н28 в рабочем листе бюджета в ячейку D7 рабочего листа показателей исполнения. Прежде всего, нам нужно вернуться в рабочий лист бюджета и присвоить этим ячейкам уникальные имена.

Рис. 3. Текстовое поле Name (Имя) расположено в верхнем левом углу окна программы (слева от строки формул)

Рис. 3. Текстовое поле Name (Имя) расположено в верхнем левом углу окна программы (слева от строки формул)

Ячейке Н28 на рабочем листе бюджета следует присвоить имя EarnedValue. Для этого необходимо активизировать эту ячейку, а затем ввести данное имя в текстовом поле Name (Имя), которое расположено слева от строки формул (рис. 3). Когда вы установите табличный курсор в именованную ячейку (или в именованный диапазон ячеек), ее имя обязательно отобразится в текстовом поле Name (Имя). Для того чтобы быстро активизировать именованную ячейку, введите ее имя в поле Name (Имя) и нажмите клавишу Enter. В результате ваших действий табличный курсор программы немедленно появится над соответствующей ячейкой. В качестве альтернативы для быстрой активизации именованных ячеек используйте диалоговое окно Go То (Переход). Чтобы открыть это диалоговое окно, активизируйте вкладку Ноmе (Главная), щелкните на кнопке Find & Select (Найти и выделить) и в появившемся меню выберите команду Go То (Переход). В единственном списке появившегося диалогового окна Go То выберите имя ячейки и щелкните мышью на кнопке ОК (рис. 4). Чтобы быстро открыть диалоговое окно Go То, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+G.

Рис. 4. Диалоговое окно Go То (Переход)

Рис. 4. Диалоговое окно Go То (Переход)

Используйте диалоговое окно Go То для перехода на любую ячейку, даже если этой ячейке не присвоено имя. Например, для перехода к ячейке D10 введите ее адрес (D10) в поле Reference (Ссылка) и щелкните мышыо на кнопке ОК.

В программе Excel имена можно присваивать не только отдельным ячейкам, но и выделенным диапазонам ячеек. Управление именами, которые присвоены ячейкам (или диапазонам ячеек) текущей рабочей книги, осуществляется с помощью диалогового окна Name Manager (Диспетчер имен). Чтобы открыть это диалоговое окно, активизируйте вкладку Formulas (Формулы) и в группе Named Cells (Определенные имена) щелкните на кнопке Name Manager (Диспетчер имен). Диалоговое окно Name Manager показано на рис. 5.

Рис. 5. Диалоговое окно Name Manager (Диспетчер имен)

Рис. 5. Диалоговое окно Name Manager (Диспетчер имен)

В этом окне можно присваивать ячейкам новые имена (кнопка New Name), а также редактировать и удалять уже существующие (кнопки Edit Name и Delete Name). Щелкните на кнопке New Name (Создать), чтобы отрыть одноименное диалоговое окно (рис. 6).

Рис. 6. Диалоговое окно New Name (Создать)

В текстовом поле Name введите имя, которое вы хотите присвоить текущей ячейке рабочего листа и щелкните мышыо на кнопке ОК. Обратите внимание, что адрес текущей ячейки отображается в текстовом поле Refers То (Диапазон) диалогового окна New Name (Создание имени). В нашем случае в этом текстовом поле указан адрес ячейки Н28 рабочего листа бюджета (см. рис. 7), поскольку именно над этой ячейкой находится табличный курсор. Для того чтобы назначить имя какой-либо другой ячейке, введите ее адрес в текстовом поле Refers То (Диапазон). Как альтернативный вариант можно просто выделить содержимое поля Refers То, а затем установить табличный курсор на интересующей вас ячейке.

Рис. 7. Диалоговое окно New Name (Создать)

Рис. 7. Диалоговое окно New Name (Создать)

Вы можете удалить ранее присвоенное имя ячейки (или именованного диапазона ячеек). Для этого активизируйте вкладку Formulas (Формулы) и в группе Named Cells (Определенные имена) щелкните на кнопке Name Manager (Диспетчер имен), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. Выделите имя, которое вы хотите удалить, и щелкните на кнопке Delete (Удалить).

После присвоения ячейкам определенных имен перейдите на рабочий лист Performers Measures (Показатели исполнения проекта). В ячейке D7 этого рабочего листа должно быть отображено значение добавленной стоимости (Earned Value). Щелкните на этой ячейке и введите следующую ссылку на именованную ячейку в рабочем листе бюджета: =EarnedValue (рис. 8).

Рис. 8. Ввод ссылки но именованную ячейку Earned Value

Рис. 8. Ввод ссылки но именованную ячейку Earned Value

Теперь в этой ячейке автоматически появится итоговая добавленная стоимость из рабочего листа бюджета. Проделайте то же самое для ячеек столбцов Actual Cost и Planned Value. В столбце Performance Measure Result (Результат оценки исполнения) введите соответствующие формулы. Формула для вычисления дисперсии затрат показана на рис. 9.

Рис. 9. Формула для вычисления дисперсии затрат

Рис. 9. Формула для вычисления дисперсии затрат

Еще раз обратите внимание, что в ячейках С9 и С10 отображено сообщение об ошибке #DIV/0! (#ДЕЛ/0!). Таким образом Excel напоминает вам о том, что в этих ячейках предпринята попытка осуществить невыполнимую операцию — деление на нуль. Формулы для вычисления дисперсии затрат и календарного плана ссылаются на значения в ячейках D7, Е7 и F7. Сейчас в этих ячейках действительно содержатся нулевые значения. Подставьте показатели для нашего конечного результата Смонтировать систему кондиционирования воздуха (Install Air Conditioner) по состоянию на 25 августа в рабочем листе бюджета и посмотрите, к чему это приведет. На рис. 10 показан соответствующий элемент рабочего листа бюджета, а на рис. 11 — результаты для показателей исполнения.

Рис. 10. Конечный результат Смонтировать систему кондиционирования воздуха (Install Air Conditioner) в рабочем листе бюджета

Рис. 10. Конечный результат Смонтировать систему кондиционирования воздуха (Install Air Conditioner) в рабочем листе бюджета

Рис. 11. Показатели исполнения конечною результата Смонтировать систему кондиционирования воздуха (Install Air Conditioner)

Рис. 11. Показатели исполнения конечною результата Смонтировать систему кондиционирования воздуха (Install Air Conditioner)

Как указывалось выше, двумя самыми животрепещущими темами для большинства опекунов проектов являются бюджет и календарный план проекта. Они потребуют от вас регулярного составления отчетов о положении дел с исполнением бюджета и календарного плана. Описанные нами выше показатели исполнения являются достаточно быстрым и удобным способом представления общей картины, отображающей ситуацию с выполнением проекта в целом.

Итак, к этому моменту мы уже разработали надежный план проекта, а также завершили составление бюджета и календарного плана проекта. Руководителю проекта необходимо постоянно контролировать исполнение этих планов и, что особенно важно, четко отслеживать любые изменения в календарном плане и бюджете проекта. О способах контроля таких изменений мы поговорим в разделе «Контроль изменений».


Top