Нет ничего более постоянного, чем бесконечный поток изменений, обрушивающийся на проект. Руководителю проекта предстоит выяснять природу каждого запрашиваемого изменения, прежде чем давать добро на его внесение в проект (в сложных случаях он может передать право решения на более высокий уровень). Но несмотря на важность всех вопросов причинно-следственной цепочки, все-таки главный вопрос заключается не в том, будет ли то или иное изменение в проекте, а в том, когда именно его придется вносить.

Этапы проекта, наиболее подверженные изменениям

Наиболее интенсивными изменениями, как правило, сопровождаются процессы исполнения, а также мониторинга и управления. На этапе исполнения выполняется фактическая работа по реализации проекта. Процессы мониторинга и управления представляют собой ту стадию выполнения проекта, на которой проводится измерение результатов работы или их сравнение с планом проекта, чтобы убедиться в получении правильных результатов. Оцениваются показатели исполнения, которые представляются в виде отчетов. Затем принимаются соответствующие меры или вносятся исправления, необходимые для того, чтобы вернуть работу по выполнению проекта в нормальное русло. Сказанное вовсе не означает, что изменения не могут происходить на стадии процессов планирования. На рис. 1 приведены группы процессов исполнения, а также мониторинга и управления. Кроме того, рис. 1 демонстрирует некоторые из конечных результатов, получаемых в ходе выполнения этих процессов.

Рис. 1. Группы процессов исполнения, а также мониторинга и управления

В этом случае нам не приходится иметь дело с множеством конечных результатов управления проектами, как это имеет место в группе планирования, но работа над проектом уже близится к завершению, поэтому на этой стадии должны учитываться каждая задача, каждый конечный результат и каждая веха проекта.

Причины изменений

Изменения происходят в силу многих причин. Приведенный ниже перечень дает представление о некоторых источниках запросов на изменения. Знание того, почему возникает необходимость в изменениях, поможет вам управлять процессом их внесения.

• Лица, заинтересованные в выполнении проекта. Это один из важнейших источников запросов на изменения. У каждого такого лица в ходе выполнения проекта время от времени возникает желание, чтобы что-то выглядело немного по-другому или работало не совсем так, как было задумано сначала.
• Клиенты. Не менее важным источником запросов на изменения являются и клиенты. В данном случае показательным может быть приведенный пример из жизни, когда мы, авторы этой статьи, оказались в роли клиентов. Через несколько лет после переезда в новый дом мы решили перекрасить его фасад. Когда была перекрашена примерно половина дома, наши соседи начали шумно возмущаться по поводу того, что мы не получили от местной ассоциации домовладельцев разрешение на покраску фасада и не утвердили его новый цвет (выбранный нами соседям пришелся не по вкусу). Нам пришлось вступить в переговоры с малярами об изменении цвета покраски (запрос на внесение изменения). После краткого совещания, проведенного на лужайке перед нашим домом, маляры согласились заново перекрасить уже покрашенную часть фасада. В результате это изменение, внесенное в первоначальный план проекта покраски дома, обошелся нам в кругленькую сумму.
• Непосредственные исполнители проекта. Еще одним источником запросов на внесение изменений являются непосредственные исполнители проекта. По ходу его выполнения им иногда удается выявить более эффективные способы решения тех или иных задач или предложить более выгодные решения, которые никому не приходили в голову на стадии процессов планирования.
• Измерения, осмотр и приемка. Как указывалось выше, измерения — в том числе показатели исполнения, о которых мы говорили ранее, — также могут быть источником запросов на внесение изменений. Конечные результаты проекта, по мере их получения, рассматриваются и анализируются клиентом (или кем-либо из заинтересованных лиц), после чего либо принимаются, либо отвергаются. Если конечные результаты будут отвергнуты, тогда вы, скорее всего, получите запрос на внесение соответствующих изменений.
• Организационные изменения и урезания бюджета. Изменения, происходящие в организации, нередко приводят к изменениям в проекте — как правило, в его масштабе и/или календарном плане. Организационные изменения могут означать появление нового или перекомпоновку уже существующего руководства организации (или и то, и другое). А это не исключает, что перед заинтересованными лицами будут поставлены другие цели, поскольку новые люди, вставшие у руля организации, могут воспринимать проект не так, как прежнее руководство. Более того, организационные изменения иногда приводят к прекращению работ по некоторым проектам. Урезания бюджета обычно влияют как на масштаб проекта, так и на его календарный план. Возможно, вам придется разбить свой проект на отдельные фазы, сократить ряд первоначально планировавшихся результатов и/или модифицировать календарный план проекта таким образом, чтобы он отвечал требованиям нового бюджета.
• Недокументированные изменения. Недокументированные изменения представляют для проекта определенный риск. Иногда они вносятся без ведома руководителя проекта. Такого рода изменения могут быть обусловлены «особыми» отношениями между непосредственными исполнителями проекта и заинтересованными лицами. У непосредственных исполнителей проекта и поставщиков также могут сложиться неформальные отношения, обусловленные их совместной работой в прошлом, и стать причиной внесения тех или иных изменений. Пытаясь как можно лучше обслужить клиента, непосредственные исполнители проекта могут «пойти ему навстречу», согласившись внести то или иное изменение по его требованию и не поставив об этом в известность руководителя проекта. Очень важно, чтобы все непосредственные исполнители проекта понимали процесс контроля изменений и неукоснительно следовали ему.

Кроме того, необходимо отслеживать изменения, которые могут иметь место после реализации плана реагирования на риск или плана действий на случай возникновения непредвиденных обстоятельств. Реагирование на риск может влиять на будущую работу по данному проекту и требовать внесения изменений вследствие наступления события, обусловленного риском, или его последствий.

О каких бы изменениях не шла речь, вам обязательно придется управлять процессом внесения этих изменений. Мы неоднократно были свидетелями провалов проектов (или, в лучшем случае, существенного нарушения сроков, предусмотренных календарными планами), обусловленных появлением запросов на внесение изменений. Руководители проектов, желая ублажить клиента, с готовностью принимают любые запросы на внесение изменений и обещают учесть их в конечных результатах проекта. Как правило, это заканчивается огромным разочарованием клиента, поскольку конечный результат имеет мало общего с первоначальным масштабом проекта, не говоря уже о том, что этот конечный результат обычно достигается со значительным опозданием по сравнению с запланированными сроками.

Роль руководителя проекта при поступлении запросов на изменения

Многим людям не нравятся любые изменения, и они отчаянно сражаются за сохранение статуса-кво. То ли потому, что уверены во вредности изменении, то ли такие изменения не отвечают их собственным интересам. Возможно, им кажется, что после внесения запрашиваемых изменений не удастся получить качественный конечный продукт, а возможно, им больше нравятся их собственные идеи.

Именно в этом случае может оказаться как нельзя кстати ваше умение общаться с людьми (мастерство коммуникаций). На каждом совещании, посвященном ходу выполнения проекта, необходимо уделить определенное время обсуждению запрашиваемых изменений и необходимости их внесения. Изменения могут быстро охладить энтузиазм исполнителей проекта, если им непонятен смысл этих изменений и необходимость их внесения. Когда изменения следуют непрерывной чередой и принимаются без каких-либо разъяснений, у исполнителей проекта раньше или позже возникнет сомнение, не занимаются ли они сизифовым трудом.

Приступая к выполнению проекта, убедитесь в том, что каждый, кто имеет хоть какое-то отношение к вашему проекту, знает о существовании определенного процесса контроля изменений, который должен неукоснительно соблюдаться всеми. Если вы допустите несанкционированное внесение изменений и не проанализируете возможные последствия этих изменений, в конечном счете проект выйдет из-под вашего контроля и не достигнет целей, поставленных перед ним.