Авторам этоих строк приходилось иметь дело с проектами, в которых не был предусмотрен формальный процесс внесения изменений. Многие из этих проектов, руководители которых не имели возможности контролировать процесс внесения изменений и, соответственно, оценивать возможные последствия этих изменений, были обречены на неудачу. Даже в тех немногих случаях, когда эти проекты завершались успешно, они, как правило, выходили за рамки установленного бюджета, завершались с отставанием от календарного плана, а их фактический масштаб зачастую имел мало общего с исходным масштабом.

Как правило, именно руководитель проекта, то есть вы, представляет запросы на внесение изменений на суд совета по контролю за изменениями. Подробнее об этом мы поговорим в следующих статьях. Прежде чем докладывать на совете по контролю за изменениями о поступивших запросах на внесение изменений, вам следует оценить возможные последствия этих изменений для проекта в целом. Члены совета по контролю за изменениями, а также лица, заинтересованные в выполнении вашего проекта, наверняка зададут вопросы о том, как будут вноситься предложенные изменения и когда, нужно ли их вообще вносить и во что это обойдется.

Многие (если не все) запросы на внесение изменений, которые поступят в ваш адрес, будут оказывать влияние либо на масштаб проекта, либо на его бюджет, либо на календарный план, либо на то, другое и третье. Например, в ходе выполнения проекта Grant St. Move поступил запрос на изменение даты переезда работников из старого здания на Parks St. Это изменение повлияет не только на календарный план проекта — оно может также существенно отразиться и на бюджете проекта. Запросы на изменение ресурсов могут оказывать влияние на бюджет и календарный план проекта. Запросы на изменение конструкции, поступившие уже в ходе выполнения работ по проекту, несомненно, потребуют внесения соответствующих изменений в календарный план и, скорее веет, скажутся на бюджете проекта. Ваша задача, как руководителя проекта, состоит в том, чтобы изложить сущность предложенных изменений и объяснить, в чем именно будет заключаться влияние этих изменений на выполнение проекта в целом.

Внесение изменений в масштаб проекта, как правило, влечет за собой коррекцию календарного плана и может сказаться на бюджете и/или качестве проекта. Внесение изменений в календарный план проекта обычно требует пересмотра бюджета проекта и может оказать влияние на масштаб и/или качество проекта. Внесение изменений в бюджет проекта, как правило, требует соответствующих изменений в календарном плане, масштабе и/или качестве проекта.

Первым этапом процесса оценки является сбор и изучение проектной документации. Некоторые из последствий станут очевидны при сравнении с планом проекта. Другие же могут потребовать дополнительного анализа.

Попросите ведущих исполнителей проекта помочь вам в проведении такого анализа. Воспользуйтесь методами мозгового штурма и клейких листков, которые мы обсуждали в предыдущих статьях, для определения потенциальных последствий изменений, что могут быть внесены в проект. Задайте непосредственным исполнителям проекта ряд вопросов, чтобы направить коллективное мышление в требуемое русло. Ниже приведены примеры таких вопросов.

• Чем вызвана необходимость такого изменения?
• Влияет ли это изменение на календарный план проекта, его бюджет или масштаб?
• Возможно ли получение каких-либо нематериальных выгод в результате внесения запрашиваемого изменения?
• Если запрашиваемое изменение будет внесено, то повлияют ли сами по себе результаты этого изменения на календарный план проекта, его бюджет или масштаб?
• Если запрашиваемое изменение будет внесенр, то не приведет ли это к возникновению новых рисков, связанных с выполнением данного проекта?
• Согласен ли клиент с внесением запрашиваемого изменения?
• Существуют ли какие-либо альтернативы запрашиваемому изменению, которые окажут меньшее влияние на календарный план проекта, его бюджет или масштаб?
• Можно ли отложить внесение запрашиваемого изменения до начала какой-либо другой фазы выполнения проекта (если, конечно, это не повлияет на конечную цель проекта)?
• Если запрашиваемое изменение не будет внесено, как это может сказаться на выполнении проекта?

Помните, что любые изменения, касающиеся масштаба проекта, всегда влекут за собой изменения в календарном плане проекта. Поэтому после утверждения запрашиваемых изменений вам нужно внести соответствующие изменения в календарный план проекта. Приведенный ниже перечень включает некоторые тактические приемы, облетающие задачу внесения требуемых изменений в календарный план проекта.

• Запросите дополнительные ресурсы.
• Рассмотрите возможность сверхурочного использования уже имеющихся у вас ресурсов.
• Найдите подрядчиков, которые помогут вам своевременно выполнить проект.
• Сократите масштаб проекта или перенесите получение соответствующего конечного результата на какую-либо другую фазу проекта.

В бюджет проекта также, скорее всего, придется вносить изменения. Если, например, вы решили нанять подрядчиков или привлечь дополнительные ресурсы, как предлагалось выше, бюджет проекта придется увеличить. А это не всегда возможно. Кроме того, внесение изменений, которое является следствием внесения других изменений, может потребовать дополнительных утверждений.

Не забывайте проанализировать для проекта потенциальные риски, которые могут появиться в результате внесения тех или иных изменений. Возможно, вам придется обновить перечень рисков. Кроме того, для этих новых рисков придется разработать новые планы реагирования или обновленные планы действий на случай возникновения непредвиденных ситуаций.

Как уже указывалось, дополнительные изменения могут явиться следствием того или иного утвержденного изменения. Например, одобренное изменение календарного плана проекта может потребовать внесения изменения в бюджет проекта. Далее мы рассмотрим функции совета по контролю за изменениями и роль руководителя проекта в этом совете.