651
03.01.2015

Учреждение совета по контролю за изменениями проекта

В состав совета по контролю за изменениями (СКИ) входят лица, заинтересованные в выполнении проекта (руководители, клиенты и все остальные, кого так или иначе касается данный проект), а также лица, осуществляющие надзор за выполнением этого проекта. Состав совета по контролю за изменениями рассматривает и утверждает или отвергает запросы на внесение тех или иных изменений. Ранее мы уже говорили о необходимости документирования уровня полномочий руководителя проекта.

Любые запросы на внесение изменений, которые выходят за рамки полномочий руководителя проекта, рассматриваются на заседаниях Состава совета по контролю за изменениями. Помимо документирования уровня полномочий руководителя проекта, касающихся утверждения запрашиваемых изменений, вы должны задокументировать критерии, которыми должен руководствоваться Состав совета по контролю за изменениями в процессе контроля за изменениями. Советы по контролю за изменениями, как правило, создаются при выполнении крупных проектов. Когда же речь идет о выполнении небольших и средних проектов, мы рекомендуем создавать Состав совета по контролю за изменениями лишь в случае, если ваш проект удовлетворяет следующим критериям.

  • Имеет стратегическую важность для соответствующей организации.
  • Оказывает влияние на более чем одно подразделение в данной организации.
  • Имеет определенное политическое значение внутри организации и/или за ее пределами.
  • Природа, величина и сложность выполняемого проекта существенно отличаются от всего, что до сих пор приходилось делать этой организации или этой команде исполнителей.

Не забудьте включить членов совета по контролю за изменениями в свой перечень контактов.

Процедуры Состава совета по контролю за изменениями

Запросы на внесение изменений, которые оказывают влияние на три ограничительных фактора — время, масштаб и бюджет, — должны рассматриваться на заседаниях Состава совета по контролю за изменениями. Как указывалось выше, руководитель проекта имеет право, до определенного уровня, самостоятельно рассматривать и утверждать (или отвергать) запросы на внесение изменений. Однако большинству лиц, заинтересованных в выполнении вашего проекта, далеко не безразлично, как эти изменения могут повлиять, в частности, на календарный план проекта или его бюджет.

Состав совета по контролю за изменениями должен проводить свои заседания на регулярной основе. В зависимости от сложности выполняемого проекта и от количества получаемых запросов (на внесение изменений) заседания Состава совета по контролю за изменениями следует проводить еженедельно или ежемесячно.

На наш взгляд, заседания СКИ должны проводиться на некой формальной основе. Запрашиваемые изменения могут иметь серьезные последствия для проекта. Именно поэтому их нужно рассматривать как можно тщательнее, выясняя, перевешиваются ли затраты на внесение изменений выгодами, получаемыми от этих изменений, и какими могут быть последствия, если запрашиваемые изменения не будут внесены. Ниже представлен типичный сценарий заседания Состава совета по контролю за изменениями.

  • Ознакомить участников заседания с запросом на внесение изменения.
  • Обсудить возможные альтернативы.
  • Обсудить возможные последствия, если запрашиваемое изменение не будет внесено.
  • Вынести рекомендации.
  • Провести голосование и задокументировать результаты.

Не забывайте о необходимости документировать чрезвычайные процедуры на случай, если понадобится вносить срочные изменения в промежутках между плановыми заседаниями СКИ.

Роль руководителя проекта в Составе совета по контролю за изменениями

Руководитель проекта обычно отвечает за ознакомление участников заседания с запросами на внесение изменений. Это означает, что вам, как руководителю проекта, следует знать причины появления того или иного запроса, а также понимать, почему внесение данного изменения будет способствовать (или, напротив, препятствовать) успешному выполнению проекта. Совместно с лицом, подавшим запрос, вы должны до проведения заседания СКИ оценить возможные последствия предлагаемого изменения. Членов Состава совета по контролю за изменениями необходимо ознакомить со всей этой информацией и лишь после этого принимать окончательное решение.

Руководитель проекта может иметь (хотя и необязательно) право голоса на заседаниях Состава совета по контролю за изменениями. Авторам этой статьи приходилось быть свидетелями применения и того, и другого подхода. Не исключено, что руководитель проекта как непосредственный участник повседневной деятельности, связанной с выполнением проекта, может проявлять определенный субъективизм при рассмотрении подобных вопросов. Это, возможно, и является одной из причин, в силу которых руководителю проекта не должно предоставляться право голоса на заседаниях Состава совета по контролю за изменениями при вынесении окончательного решения.

Однако также существуют и вполне убедительные доводы в пользу предоставления права голоса. Руководитель проекта, как никто другой из членов Состава совета по контролю за изменениями, разбирается в тонкостях своего проекта и в силу своей близости к нему знает, какие изменения пойдут на пользу его проекту. Важно отметить, что решение о предоставлении (или непредоставлении) руководителю проекта права голоса на заседаниях Состава совета по контролю за изменениями должно быть принято в самом начале выполнения проекта или на самых ранних стадиях его планирования.

Контроль изменений проекта

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей