Процесс контроля изменений представляет собой формальную, документированную процедуру подачи запросов на внесение изменений и управления этими изменениями вплоть до полного завершения проекта. Этот процесс должен документировать и описывать следующую информацию:

• порядок подачи запросов на внесение изменений;
• порядок обработки запросов на внесение изменений;
• порядок отслеживания и опубликования запросов на внесение изменений и их статуса;
• порядок указания уровней утверждения;
• порядок внесения срочных изменений;
• порядок передачи на вышестоящие уровни руководства права принятия решений по запросам на внесение изменений.

Даже если ваш проект относительно невелик и носит неформальный характер, вам все равно не следует отказываться от создания процесса контроля изменений. Несанкционированное внесение изменений может быстро привести к полному выходу проекта из-под вашего контроля.

Процесс подачи запроса на внесение изменений обычно начинается с составления соответствующей письменной заявки. Сайт управления проектом на Microsoft Office Sharepoint Server является чрезвычайно удобным способом подачи запросов на внесение изменений. Заинтересованные лица могут вызвать копию соответствующей формы, заполнить ее и заставить Microsoft Office Sharepoint Server уведомить руководителя проекта электронной почтой о том, что требуется определенное действие. Если вы намерены предусмотреть лишь одно правило, касающееся контроля изменений, то оно, безусловно, должно заключаться в том, что все запросы на внесение изменений следует подавать в письменном виде. Такой подход облегчает процесс отслеживания запросов, а лица, подавшие их, не «забудут» тех или иных подробностей своего запроса.

Руководитель проекта обычно является первым, кто должен рассматривать запросы на внесение изменений, если речь идет о небольших и средних проектах. В зависимости от уровня полномочий руководителя проекта он может утвердить или отвергнуть запрос либо внести этот запрос в повестку дня очередного собрания совета по контролю за изменениями. О задачах и функциях совета по контролю за изменениями мы поговорим в статье про «Учреждение совета по контролю за изменениями».

Мы рекомендуем, чтобы уровень полномочий руководителя проекта был зафиксирован в документах, содержащих описание процесса контроля изменений. Этот уровень полномочий может определяться разными способами. Ниже приведено несколько примеров изменений такого рода, которые могут утверждаться руководителем проекта.

• Изменения, способные повлиять на календарный план проекта в пределах плюс/минус 10%.
• Изменения, способные повлиять на бюджет проекта в пределах плюс/минус 5%.
• Изменения, способные повлиять на масштаб проекта менее чем на 5%.

Изменения, которые выходят за указанные пределы, должны утверждаться советом по контролю за ними. Задача заключается в том, чтобы определить уровень полномочий руководителя проекта, зафиксировать его в соответствующих документах и довести эту информацию до сведения всех исполнителей и заинтересованных сторон. Было бы также неплохо разместить такую информацию на портальном сайте управления проектом для всеобщего обозрения. Мы неоднократно являлись свидетелями крушений календарных планов проектов, поскольку заинтересованные лица или непосредственные исполнители проекта не знали, что руководитель проекта имеет право утверждать или отвергать запросы на внесение изменений. Исполнители проекта не вносили в проект изменения или отсрочивали этот процесс, в результате чего нарушался календарный план проекта.

Процедура рассмотрения запросов на внесение срочных изменений

Процесс контроля изменений должен включать процедуру рассмотрения запросов на внесение срочных изменений. Бывают ситуации, когда изменения в проект необходимо вносить срочно, не дожидаясь проведения очередного формального собрания совета по контролю.

Однако прежде чем вносить срочные изменения в проект, следует зафиксировать поступившие на эти изменения запросы, ознакомить с ними всех исполнителей проекта и задокументировать процедуру их рассмотрения. Последняя должна включать следующие этапы:

• запрос на внесение соответствующих изменений;
• описание изменений;
• причина срочного внесения изменений.

Процедура передачи права принятия окончательного решения на более высокий уровень

Еще одним немаловажным вопросом, касающимся процесса контроля изменений, является процедура передачи на более высокий уровень права принятия окончательного решения по запросу на внесение изменений. Необходимость в этом может быть обусловлена разными ситуациями. Например, если вы не можете достичь консенсуса относительно решения по запросу на внесение изменений (к счастью, подобная ситуация встречаются не так уж часто). Или, скажем, вы считаете, что решение, принятое советом по контролю за изменениями, способно существенно повлиять на конечный результат проекта. В таких случаях опекун проекта или другой представитель руководства организации должен выступить в роли третейского судьи.