Функция фильтра в Excel удобна для скрытия определенных элементов в списке. Например, если у вас есть список рассылки, вы можете выбрать отображение только тех строк, в столбце Штат которых хранится Монтана.

Вы можете фильтровать список, используя столько столбцов, сколько вам нужно, а параметр Представления обеспечивает еще больше гибкости. В этом приеме вы прочитаете о том, как сохранять различные конфигурации фильтров с помощью настраиваемых представлений.

По причинам, известным только Microsoft, команда Вид ► Режимы просмотра книги ► Представления недоступна, если книга содержит таблицы (которые создаются путем выбора Вставка ► Таблицы ► Таблица). Таким образом, этот совет относится только к фильтрации, выполненной с использованием обычного диапазона данных. Если данные находятся в таблице, преобразуйте их в обычный диапазон с помощью команды Работа с таблицами ► Сервис ► Преобразовать в диапазон.

Чтобы включить фильтрацию диапазона, выберите ячейку в диапазоне и выполните команду Данные ► Сортировка и фильтр ► Фильтр. Excel отобразит стрелки-указатели в строке заголовка диапазона. Используйте эти стрелки для фильтрации данных.

Заголовки столбцов делают диапазон, для которого задана фильтрация, очень похожим внешне на таблицу, но на самом деле это не таблица. Например, вы не сможете добавить итоговую строку для такого диапазона.

Excel не позволяет присваивать имена определенному набору фильтров. Поэтому, если вы склоняетесь к использованию различных критериев фильтрации для конкретного списка, то можете потратить много времени, определяя и переопределяя фильтры вручную. Решение состоит в следующей редко используемой команде: Вид ► Режимы просмотра книги ► Представления. Рассмотрим, как это делается.

1. Примените фильтрацию для вашего диапазона и задайте нужные фильтры.
2. Выберите Вид ► Режимы просмотра книги ► Представления для открытия диалогового окна Представления.
3. Нажмите кнопку Добавить, чтобы открыть диалоговое окно Добавление представления.
4. Введите имя представления и убедитесь, что флажок скрытые строки, столбцы и параметры фильтра установлен.
5. Нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна Добавление представления.

Повторите эти действия для всех настроек фильтра, которые вам нужны. Кроме того, можно создать нефильтрованный просмотр для отображения списка без фильтрации. Затем, чтобы применить набор настроек фильтра, выполните команду Вид ► Режимы просмотра книги ► Представления и выберите названное представление из списка, отображаемого в диалоговом окне Представления.

Если захотите, можете настроить панель быстрого доступа, добавив элемент управления Представления (находится в категории Команды не на ленте). Этот элемент можно найти в раскрывающемся списке, который содержит все именованные представления. Просто выберите представление из списка, и ваши данные отфильтруются.