Мы уже обсуждали группы процессов, через которые проект последовательно проходит в ходе выполнения — от инициализации и до завершения. Работа по составлению отчетов о ходе выполнения проекта активизируется на этапе процессов исполнения, поскольку именно тогда начинается собственно выполнение проекта. Но первые отчеты все же составляются в процессе планирования. Действия, связанные с управлением проектом, являются неотъемлемой составляющей выполнения проекта, поэтому важно, чтобы все заинтересованные стороны были задействованы в реализации проекта на самых ранних стадиях.

Это означает, что совещания, посвященные ходу выполнения проекта, должны проводиться уже на первых этапах его реализации, а участие в этих совещаниях представителей всех заинтересованных сторон должно войти в привычку. Данный процесс можно начать уже па этой стадии реализации проекта, составляя отчеты о работе по формулированию масштаба проекта, об утверждении этой формулировки, ознакомлении всех заинтересованных сторон с разработанным календарным планом проекта и т.д.

За составление отчетов о ходе выполнения проекта отвечают руководители проектов. Наверное, было бы нелишним в очередной раз подчеркнуть, насколько важно быть честным и точным при составлении отчетов о ходе выполнения проекта. Ничто так больно не ударяет по престижу руководителя проекта, как составление им приукрашенных или даже заведомо неправдивых отчетов. Нам встречались руководители проектов, которые составляли отчеты, приятные для глаз опекуна проекта («все выполняется в строгом соответствии с календарным планом и в рамках установленного бюджета»), избегая говорить о проблемах, препятствующих успешному выполнению проекта. Подобный подход не только повредил служебной карьере этих руководителей проектов, но и представил опекуна в весьма невыгодном свете перед своими коллегами.

К сожалению, мы сталкивались и с ситуациями, прямо противоположными только что описанной. Опекун проекта либо требовал от руководителя проекта изображать ситуацию с выполнением проекта в «розовом цвете», либо самостоятельно вносил в отчет изменения, представляющие ситуацию в выгодном для него виде. Если вам, как руководителю проекта, придется на практике столкнуться с подобным подходом, советуем сразу же подыскать для себя другое место работы или купить кандидатскую диссертацию.

Отчеты о ходе выполнения проекта могут составляться с разной степенью детализации — от самых общих обзоров до максимально подробных отчетов. Вы должны выяснить у своего опекуна проекта, а также у всех заинтересованных сторон, какая степень детализации отчетов о ходе выполнения проекта устроила бы их. Может оказаться, что разным людям требуется разная степень детализации. Например, заинтересованным сторонам и непосредственным исполнителям проекта, скорее всего, потребуются более подробные отчеты, чем опекуну проекта.

У некоторых проектов, помимо опекуна и ключевых заинтересованных сторон, есть комитеты по надзору за выполнением. Членами таких комитетов могут быть не только лица, работающие в данной организации, но и сторонние по отношению к ней, однако заинтересованные в успешном выполнении проекта. Это клиенты, представители других организаций или субъектов, получатели результатов данного проекта и т.п. Например, госструктуры, отвечающие за регистрацию и выдачу прав на управление автомобилями, могут сами не заниматься этой работой, а поручить ее выполнение государственным органам на уровне округов или органам местного самоуправления.

Следовательно, если выполняемый нами проект связан с модификацией автотранспортной системы округа, то в состав комитета по надзору за выполнением этого проекта наверняка будут входить представители окружных властей, которые будут способствовать принятию решений, касающихся данного проекта. Как правило, комитеты по надзору за выполнением проекта не принимают непосредственного участия в его реализации, поэтому у них могут быть особые требования к содержанию отчетов о ходе выполнения проекта. Эти требования они должны изложить вам самостоятельно.

В следующей статье мы рассмотрим шаблоны для трех типов отчетов о ходе выполнения проекта: составляемые непосредственными исполнителями проекта для руководителя проекта, предоставляемые заинтересованным сторонам, а также предоставляемые руководству организации или комитету по надзору за выполнением проекта.