Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Какие преимущества в создании шаблонов проектных отчетов с помощью Excel

Лицом, ответственным за составление отчетов о ходе выполнения проекта, является руководитель проекта, а текущее состояние проекта является наиболее точным отражением успехов, достигнутых непосредственными исполнителями проекта на данный момент времени. Существуют два способа получения соответствующей информации: формальный и неформальный. Мы рекомендуем пользоваться обоими этими методами.

Неформальный метод может быть самым ценным. Если вам удалось обеспечить в своем коллективе высокую степень доверия и благоприятную рабочую атмосферу (подробнее об этом мы поговорим в разделе «Планирование и приобретение ресурсов»), исполнители проекта будут сообщать вам о тех или иных проблемах сразу при их возникновении. Это позволит вам всегда составлять достоверные отчеты. Поэтому вы не только должны убедить исполнителей в необходимости сообщать вам только правдивые сведения, но и не наказывать их как «гонцов, принесших плохие вести».

Само название — неформальные методы — является достаточно красноречивым. Вы должны регулярно общаться с непосредственными исполнителями проекта и выяснять, как у них идут дела. Заводите с ними разговоры о проекте. Наблюдайте за языком жестов, которым пользуются исполнители проекта, прислушивайтесь к тому, что они говорят. Спрашивайте у заинтересованных лиц (и сотрудников их отделов), что они слышали о ходе выполнения проекта. Прислушивайтесь к разговорам, которые ведут между собой исполнители проекта в неформальной обстановке (например, во время обеденного перерыва).

Помимо непосредственного общения с исполнителями проекта вы должны требовать от них составления формальных отчетов о ходе выполнения проекта. На рис. 1 показано, как должен выглядеть такой отчет и какую содержать информацию. Отчет о ходе выполнения проекта не должен быть чересчур многословным. Идея составления отчета непосредственным исполнителем проекта заключается в том, чтобы руководитель проекта мог уяснить, какую работу этот исполнитель выполнил за отчетный период, насколько он продвинулся в решении той или иной конкретной задачи и к какой работе намерен приступить (или какую работу завершить) в следующий отчетный период.

Рис. 1. Отчет о проделанной работе, составляемый непосредственными исполнителями проекта

Рис. 1. Отчет о проделанной работе, составляемый непосредственными исполнителями проекта

Отчеты о проделанной работе, составляемые непосредственными исполнителями проекта, весьма удобно представлять в электронном виде. Создайте уведомление для самого себя на сайте проекта, и вы будете знать, когда на этом сайте появится тот или иной отчет. Позаботьтесь и о схранности данных. Кстати, восстановление данных в Москве стоит недорого.

Отчет о ходе выполнения проекта, составляемый для заинтересованных сторон, руководитель проекта использует для проведения совещаний, посвященных ходу выполнения проекта. В отношении формы такой отчет мало чем отличается от рассмотренного выше, однако здесь предпочтительнее использовать «просеянную» информацию, чтобы осветить действия, связанные с важнейшими конечными результатами, особенно актуальными для соответствующей заинтересованной стороны. Вопросы, которые требуют принятия решений заинтересованными сторонами, также отражаются в этих отчетах. На рис. 2 показан шаблон отчета о ходе выполнения проекта.

Рис. 2. Шаблон отчета о ходе выполнения проекта

Рис. 2. Шаблон отчета о ходе выполнения проекта

Руководитель проекта Grant St. Move, как и в случае большинства других проектов, должен отчитываться о ходе продвижения к важнейшим конечным результатам, указанным в формулировке масштаба проекта. Совершенно очевидно, что вы должны отчитываться о конечных результатах, над которыми работают (или к которым намерены в ближайшее время приступить) непосредственные исполнители проекта, а также сообщать об исполнении календарного плана.

Как руководитель проекта вы должны понимать свой уровень полномочий и сформулировать его на самых ранних стадиях выполнения проекта. Пообщайтесь с опекуном (а в случае необходимости и с ключевыми заинтересованными сторонами), чтобы понять свой уровень полномочий в отношении данного проекта и уяснить, в каких ситуациях опекун и ключевые заинтересованные стороны желают участвовать в принятии решений. Например, вы можете быть наделены правом принимать на работу и увольнять непосредственных исполнителей проекта, однако опекун всегда может пожелать разобраться в причинах, заставивших вас принять решение об увольнении определенного исполнителя.

У тех или иных заинтересованных сторон может возникнуть желание проанализировать закупки, стоимость которых превышает определенное пороговое значение. Поэтому прежде чем приступать к работе над проектом, имеет смысл точно определить круг ваших властных полномочий и уровень, на котором вы можете решать те или иные вопросы, возникающие в ходе выполнения проекта.

Конечный отчет о выполнении проекта, показанный на рис. 3, представляет собой концентрированную версию отчета о ходе выполнения проекта, показанную ранее (см. рис. 3). На обоих этих рисунках вы видите ссылки на инструментальные панели, указывающие общую ситуацию с выполнением проекта. Инструментальные панели очень популярны среди руководителей. Они позволяют с одного взгляда уяснить ситуацию с выполнением проекта. В данном примере инструментальная панель представлена оценками «Red-Yellow-Green» (Зеленый-Желтый-Красный).

«Зеленый» означает, что все идет строго по плану и в ходе выполнения проекта никаких серьезных проблем не возникло. Оценка «желтый» указывает на наличие небольших задержек или проблем, требующих решения и внесения определенных коррективов по возвращению проекта в нормальное русло. В зависимости от требуемых действий заинтересованные стороны и/или опекун проекта должны принять определенные решения или принять участие в корректировке плана проекта. Оценка «красный» сигнализирует о появлении серьезных проблем, требующих кардинального решения (например, проект может значительно отставать от календарного плана и для возвращения его в нормальное русло необходимо произвести существенные коррективы). В подобных случаях огромную роль играет составление честных и объективных отчетов. Ясно, что исполнителю гораздо легче сообщить о том, что проект находится в состоянии «желтый», чем в состоянии «красный», даже если «красный» гораздо точнее отражает реальное положение дел.

Рис. 3. Конечный отчет о выполнении проекта

Рис. 3. Конечный отчет о выполнении проекта

Отчеты о ходе выполнения проекта, как и конечный отчет о завершении работ по выполнению проекта, следует публиковать на SharePoint. Однако помните, что далеко не каждый руководитель будет обращаться на сайт проекта за получением этих отчетов, ожидая, что вы пришлете их электронной почтой (в подобных случаях они, как правило, проявляют завидную требовательность). Поэтому этот момент следует особо отметить в плане коммуникаций.

Два других документа — журнал задач и журнал регистрации проблем — идут рука об руку с отчетами о ходе выполнения проекта. Оба документа мы рассмотрим в следующих статьях.

Top