601
09.03.2014

Как обеспечить эффективную коммуникацию с помощью SharePoint и Microsoft Office Sharepoint Server

План коммуникаций должен быть разработан на начальной стадии процесса планирования. Как и в случае остальных документов, которые мы создали к настоящему времени, план коммуникаций должен быть опубликован на сайте соответствующего проекта на SharePoint. В отличие от формулировки масштаба проекта или формы запроса на выполнение проекта, представлять этот документ в электронном виде не обязательно. Как правило, после того как план коммуникаций будет разработан, в него можно вносить изменения по мере поступления новой информации.

Поскольку SharePoint представляет собой портальный продукт со встроенными возможностями уведомления пользователей и рассылки сообщений, многие из действий коммуникационного характера, которые руководитель проекта обычно осуществляет вручную, можно автоматизировать. Например, уведомление непосредственных исполнителей проекта о внесении изменений в тот или иной документ предполагает составление соответствующих сообщений и их рассылку электронной почтой (или голосовой) либо персональное уведомление во время совещаний. Однако благодаря услуге Subscribe (Подписка), предусмотренной в SharePoint, непосредственные исполнители проекта MOSS уведомляться электронной почтой о внесении изменений в документы без вмешательства со стороны руководителя проекта.

Несмотря на то что наш сайт посвящен главным образом использованию Excel как эффективного инструмента управления проектами, руководитель проекта должен быть лично заинтересован в том, чтобы как можно полнее ознакомиться с возможностями SharePoint и взаимодействием SharePoint с продуктами Office с целью создания эффективной среды управления проектами и быстром решении задач на заказ. Программа Excel сама по себе является превосходным инструментом, с помощью которого можно успешно решать многие задачи управления проектами. Если же возможности Excel объединить с каким-либо портальным продуктом программной автоматизации офисных работ (объединив, например, Office и SharePoint), то это позволит вам существенно облегчить выполнение своих задач и автоматизировать многие процессы управления проектами.

Поскольку основной темой данного раздела являются коммуникации, давайте кратко рассмотрим одно из новых программных средств Microsoft Office Sharepoint Server под названием Groove client (Клиент Groove). Программное средство Groove client пакета приложений Office предназначено для организации общения с другими людьми (задействованными в выполнении вашего проекта и подключенными к серверу Office) на основе технологии быстрого обмена сообщениями (Instant Messaging — IM).

Office Server естественным образом поддерживает функционирование клиента Groove с помощью своей собственной внутренней структуры директорий. Как альтернативный вариант вы можете использовать директорию Groove, базирующуюся на использовании Internet. В любом случае вы должны помнить о том, что способ использования клиента Groove существенно отличается от способа использования традиционных IM-клиентов. Клиент Groove в большей степени связан с понятием так называемого быстрого телефонного звонка: «Привет, Боб! Как твои дела? У меня к тебе вопрос по поводу задачи, которую ты включил в структуру работ».

Почему бы в таком случае просто не использовать электронную почту? В том-то и прелесть клиента Groove, что большинство людей, работающих за компьютером, гораздо охотнее отвечает на телефонные звонки (или, как нетрудно догадаться, на IM), чем на сообщения электронной почты (тем более что далеко не все пользователи регулярно знакомятся с сообщениями, полученными по электронной почте). Получили «Быстрый вопрос»? Воспользуйтесь клиентом Groove! Это чрезвычайно легкий и быстрый способ отправки ответа. Вам нужно сообщить какие-то подробности? Отправьте сообщение электронной почтой или позвоните этому человеку.

Требования к проекту

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей