Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Как разработать план коммуникаций для проекта и определить коммуникационные потребности

Мы уже имели дело с лицами, заинтересованными в выполнении нашего проекта, и обращались к ним за утверждением нескольких проектных документов. В плане коммуникации должно быть указано. С кем нам придется общаться в ходе выполнения проекта, а также что и когда может быть предметом такого общения. Помимо описания людей и организации, темы и времени общения с ними, здесь также приводится вся проектная информация.

Получателями соответствующей информации могут быть непосредственные исполнители, руководство организации, а также лица, не принимающие непосредственного участия в выполнении проекта, но заинтересованные в его успешном выполнении (например, поставщики, широкая общественность, государственные органы и т.п.). В приведенном ниже списке перечислены некоторые типы информации, которые необходимо опубликовать и распространить:

  • формулировка масштаба проекта;
  • отчеты о ходе выполнения проекта;
  • информация для широкой общественности и сведения о текущей ситуации;
  • запрос на внесение предложений;
  • договоры;
  • план реагирования на риски;
  • показатели качества;
  • календарный план проекта;
  • бюджет;
  • показатели эффективности выполнения проекта;
  • уведомления об изменениях;
  • уроки, полученные в ходе выполнения проекта.

Когда вы приступите к разработке плана коммуникации, вы уже будете знать, кому должны поставлять информацию и какую именно.

Но время передачи информации вам станет известно только по окончании процессов планирования, поэтому пока в соответствующей графе можно указать, например, «после опубликования». Уведомления об изменениях являются хорошим примером ситуации, при которой в графе «когда» указывается «после опубликования». Это объясняется тем, что хотя конкретные моменты появления уведомлений об изменениях непредсказуемы, отчеты о ходе выполнения проекта должны составляться часто и регулярно (например, каждую пятницу). На рисунке ниже показан шаблон плана коммуникаций.

волитель

Шаблон плана коммуникаций

Совершенно очевидно, что опекун проекта и все заинтересованные стороны должны получать информацию о ходе выполнения проекта. Гораздо менее очевидно то, какая именно информация может им потребоваться и в каком виде. Например, многие руководители предпочитают получать информацию, оформленную в виде кратких обзоров, маркированных списков и «инструментальных панелей».

Инструментальная панель — это просто общий обзор проекта, в котором перечисляются основные проблемы и указывается общая ситуация с выполнением проекта (или «рейтинг» проекта). Подробнее об инструментальных панелях мы поговорим далее в разделе «Отслеживание хода выполнения проекта и составление отчетов о ходе выполнения проекта». Однако не всегда можно рассчитывать, что они удовлетворятся только этой информацией. Поэтому лучше заранее выяснить у опекуна проекта и ключевых заинтересованных лиц, какую именно информацию и в каком виде они желали бы получать.

Одну из заинтересованных сторон может интересовать информация о бюджете, тогда как другую сведения о задержках поставок со стороны изготовителей комплектующих, используемых для выполнения проекта. Спросите также, какую информацию следует представлять в оперативном режиме и каким образом лучше уведомлять о возникновении различных проблем (или о возможности их возникновения). В подобных случаях далеко не обязательно должна идти речь о составлении документов, упоминающихся в разделе «Разработка плана коммуникации».

В целях оперативности опекуна проекта и заинтересованных лиц, скорее, может больше устроить сообщение, переданное электронной почтой, телефонный звонок или же личный визит в случае необходимости разъяснения ситуации. Об этом следует обязательно упомянуть в плане коммуникаций. В плане коммуникации можно предусмотреть специальный раздел «Особые случаи» со списком ситуаций, о возникновении которых опекун проекта и ключевые заинтересованные лица должны узнавать немедленно. Перечислите эти ситуации (возможно, с разбивкой но категориям) и укажите, кого именно нужно ставить в известность и по каким каналам следует передавать эту информацию.

Далее мы рассмотрим расширенные возможности MOSS, обеспечивающие эффективные коммуникации между непосредственными исполнителями проекта и всеми заинтересованными сторонами.

Top