Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Как использовать Автозавершение при создании таблиц Excel

В Excel предусмотрен ряд других функций, которые могут пригодиться вам при создании таблиц.

Допустим, вам необходимо добавить столбец Priority (Приоритет) в таблицу реестра рисков. Для этого достаточно ввести соответствующее название столбца в правой части строки заголовков таблицы (рис. 1) и нажать клавишу Enter. Программа автоматически отформатирует добавленный вами столбец в соответствии с форматом других элементов этой таблицы.

Рис. 1. Добавление столбца

Рис. 1. Добавление столбца

Рассмотрим другой пример. Предположим, у вас есть таблица с заголовками столбцов FY01 и FY02. Теперь вы хотите ввести данные в новый столбец, который должен называться FY03. Вводить этот заголовок нет необходимости, поскольку Excel сделает это за нас. Просто введите требуемые данные в первую ячейку под строкой заголовков и нажмите Enter, как показано на рис. 2. Программа автоматически определит, что речь идет о новом столбце под названием FY03 и создаст требуемый заголовок автоматически.

Рис. 2. Excel в состоянии автоматически добавлять заголовки столбцов отформатированной таблицы

Рис. 2. Excel в состоянии автоматически добавлять заголовки столбцов отформатированной таблицы

Программное средство Autocomplete (Автозавершение) является еще одной замечательной возможностью Excel, его также описывает Юридический блог. Данное средство предназначено для автоматического завершения текстовых фрагментов, которые вы вводите в ячейки рабочего листа. Дело в том, что Excel автоматически анализирует текстовые данные, введенные пользователем в определенном столбце. Затем, основываясь на первых символах, введенных вами в следующей ячейке этого же столбца, программа автоматически предлагает вариант завершения текстового фрагмента. Этот вариант основан на информации, введенной вами в вышележащих ячейках столбца. Предположим, что в одну из ячеек столбца вы ввели слово внутренние, затем активизировали нижележащую ячейку и нажали клавишу В. В этом случае программа автоматически вставит недостающую часть упомянутого выше слова.

Чтобы принять предложенный программой вариант, просто нажмите клавишу Enter. Если, однако, вы намеревались ввести слово Внешние, то ввод этого слова придется выполнить полностью. Когда в какой-либо из нижележащих ячеек Excel обнаружит введенное вами буквосочетание «Вне», средство Autocomplete (Автозавершение) предложит автоматически завершить ввод слова «Внешние».

Средство Autocomplete (Автозавершение) не работает, если между введенными вами данными попадаются пустые строки. Проще говоря, если вы введете слово Внутренние в ячейку А1, оставите незаполненной ячейку А2 и введете символ «В» в ячейку A3, средство Autocomplete не сработает. Если, однако, вы отформатировали диапазон ячеек как таблицу, данное средство будет срабатывать во всех ячейках столбцов этой таблицы — даже при наличии пустых строк между данными. Это весьма эффективно при вводе информации, поскольку средство Autocomplete позволяет сократить время ввода данных, снижая в то же время вероятность появления случайных ошибок.

Теперь, когда мы создали документ под названием «Реестр рисков» и освоили несколько новых приемов, связанных с использованием таблиц Excel, можно рассмотреть создание планов реагирования для рисков, которые требуют составления таких планов.


Top