Непосредственные исполнители проекта или стороны, заинтересованные в успешном его выполнении, уже на начальных стадиях реализации проекта должны определить, какие из рисков нуждаются в составлении соответствующих планов реагирования. Очевидно, что планы реагирования необходимо составлять для большинства рисков с высокой вероятностью возникновения событий, обусловленных этими рисками, а также для большинства рисков, способных оказать существенное влияние на выполнение проекта.

В одном из предыдущих разделов мы обсуждали возможность использования матрицы вероятности и влияния (PI) для определения того, какие из рисков нуждаются в составлении планов реагирования. Однако при составлении планов реагирования нам вовсе необязательно ограничиваться лишь средними и высокими рисками, представленными в матрице PI. Например, руководство вашей организации может принять решение, что планы реагирования нужно составлять не только для средних и высоких рисков, но и для всех рисков определенной категории, скажем технических.

Некоторые организации заблаговременно определяют критерии для составления планов реагирования на риски. За выяснением политики в отношении рисков, такой как six sigma white belt, которой должна придерживаться ваша команда, вам следует, по-видимому, обращаться в отдел (или офис) управления проектами (Project Management Office — PMO). Если в вашей организации не предусмотрена какая-либо определенная политика в отношении рисков, вы, вместе с ключевыми заинтересованными сторонами, должны определить критерии разработки плана реагирования в самом начале стадии планирования проекта.

Планы реагирования представляют собой документированные процедуры на тот случай, если событие, обусловленное соответствующим риском, станет реальностью. Степень детализации того или иного плана реагирования зависит от серьезности риска, т.е. его возможных последствий. Некоторые планы реагирования представляют собой всего несколько предложений, тогда как другие могут занимать несколько страниц (и даже больше). В плане реагирования должны быть указаны фамилия «владельца» соответствующего риска (фамилии «владельцев» рисков указываются также в реестре), название документа, в котором следует отразить факт наступления события, обусловленного данным риском (если это событие действительно произойдет), и эффективность данного плана реагирования. Эти материалы могут принести огромную пользу, когда придет время выполнять новый проект. На рис. 1 показан шаблон плана реагирования на риск.

Рис. 1. Шаблон плана реагирования на риск

Вы можете отслеживать реагирование на все риски с помощью единой электронной таблицы, как показано в приведенном выше примере (в нем предусмотрено место для двух планов реагирования). В качестве альтернативного варианта можно отслеживать реагирование на каждый из рисков с помощью отдельных электронных таблиц, совокупность которых представляет собой рабочую книгу. Выбор конкретного варианта отслеживания зависит от количества планов реагирования в вашем проекте.

В следующих статьях мы рассмотрим конкретные методы, которые можно использовать для реагирования на риски, связанные с выполнением вашего проекта.