677
23.01.2014

Опубликование документа Project Request Form на сервере Microsoft Office Sharepoint

Другие участники проекта и заинтересованные стороны могут использовать данный документ (форму запроса на выполнение проекта) для включения в него информации, касающейся нового проекта, и возврата обновленного документа в хранилище Documents (Документы), чтобы вы и ваши коллеги (другие руководители проектов) могли просмотреть и утвердить его. О документе, который был открыт кем-либо после своего опубликования, говорят, что он был официально затребован.

Все пользователи SharePoint распределяются по группам, каждая из которых играет специфическую роль. Входящие в группу Home Members наделены правом корректировать содержимое сайта, в группу Home Visitors — лишь правом читать выложенные на сайте страницы, а в группу Home Owners — правом полного контроля соответствующего сайта.

Принадлежность к той или иной группе определяет, имеете ли вы право создавать новый документ (т.е. быть автором документа), модифицировать или только читать уже существующие документы. Пользователи групп Home Owners и Home Members обладают правом создавать новые документы и модифицировать уже существующие, тогда как члены группы Home Visitors имеют право лишь читать страницы, выложенные на сайте.

Например, пользователи группы Home Members обладают правом вносить изменения в документ Project Request Form.

Однако вряд ли вы согласитесь с тем, чтобы таким правом пользовались все участники проекта и заинтересованные стороны. Члены группы Home Visitors могут только читать ваш документ. Если они хотят получить собственный экземпляр такого документа, то должны сохранить его на своем компьютере. Подобный подход позволяет обеспечить целостность исходного документа и сохраняет возможность посмотреть мультики для детей онлайн на Megogo.net. Большинство из тех (помимо вас), кто имеет доступ к документу Project Request Form, по-видимому, должны обладать правами Home Members.

Когда какой-либо документ затребован кем-либо из группы Home Owners, модифицирован, а затем возвращен обратно, SharePoint отслеживает номера предыдущих версий этого документа. Замечательная особенность подобной возможности заключается в том, что если автор публикует версию документа, вызывающую у вас сомнения, вы можете вернуться к одной из предыдущих версий этого документа. Чтобы опубликовать документ на сервере MOSS, в Excel достаточно выбрать команду Office → Publish → Document Management Server (Office → Опубликовать → Сервер управления документами).

В результате выполнения этой команды на экране появится стандартное диалоговое окно Save As (Сохранить как), знакомое вам по предыдущим версиям приложений Microsoft Office. Выберите в этом диалоговом окне папку My Network Places (Сетевое окружение) и отыщите название своего сервера MOSS. В данном случае нам необходимо перейти на сервер MOSS под названием PMServer. После этого на экране появится небольшое диалоговое окно с предложением ввести пользовательское имя и пароль.

Затем вам следует найти рабочее пространство (если необходимо, используйте полосы прокрутки), в котором необходимо опубликовать документ. В данном случае документ следует опубликовать на вложенном сайте GSM (Grant St. Move; мы познакомим вас с этим проектом в следующих статьях), который содержит папку Documents. Для окончательной публикации документа вам необходимо лишь открыть упомянутую выше папку, а в поле File Name (Имя файла) диалогового окна Save As (Сохранить как) ввести окончательное название файла: Project Request Form.xlsb. Расширение .xlsb означает, что мы сохраняем файл в двоичном формате.

Это сделано из соображений информационной безопасности — мы защищаем документ от несанкционированного чтения, например хакерами, проникшими на наш сайт (вообще говоря, для них это оказалось бы не таким уж простым делом). Поскольку документы, подготовленные в Excel, а также любые другие документы Office используют открытый тип файлов XML, a XML запросто читается многими видами редакторов, использование двоичной формы электронных таблиц Excel помогает решить многие проблемы, связанные с информационной безопасностью. Щелкните на кнопке Save (Сохранить), чтобы сохранить текущий документ в указанной вами папке, полный адрес которой выглядит следующим образом: http://PMServer/GSM/Documents.

Сам по себе факт публикации нами документа еще не означает, что к нему могут обращаться другие пользователи. Взгляните на статус документа Project Request Form. В столбце Approval Status (Состояние утверждения) отображено значение Draft (Черновой вариант). Чтобы изменить статус документа, определенный пользователь из группы Home Owner или Home Member должен обратиться на этот сайт и «зарегистрировать» документ. Помните о том, что перед установлением версий и утверждением документов (расположенных в определенной библиотеке документов) эти возможности необходимо активизировать.

При появлении в папке нового документа пользователи оповещаются об этом с помощью индикатора New! (Новый!). Такая возможность может показаться излишней, если в папке (как в нашем случае) хранится два-три документа. Однако она окажется очень кстати в папке, где хранятся сотни документов. Чтобы «зарегистрировать» документ, щелкните мышью на его названии. Затем в появившемся меню выберите команду Check In (Вернуть документ в место его хранения). В результате выполнения этой команды в окне интернет-обозревателя немедленно появится страница Check In.

Вы должны решить, будете ли возвращать данный документ в место его хранения с указанием младшего номера редакции (выбрав таким образом вариант с сохранением «чернового» режима) или опубликуете его в окончательной форме с указанием старшего номера редакции. В первом случае необходимо установить переключатель 0.1 Minor version (draft), во втором — 1.0 Major version (publish).

На первый взгляд, разница между этими двумя вариантами может показаться несущественной, однако она заключает в себе глубокий смысл. Если вы возвращаете документ в место его хранения с указанием младшего номера редакции, то тем самым показываете, что у вас (или у других авторов) еще может возникнуть потребность внести в этот документ какие-то изменения. В этом случае данный документ будет недоступен для чтения пользователям группы Home Visitors.

Более того, данный документ даже не появится в папке Documents, содержимое которой будет отображаться в интернет-обозревателе пользователей упомянутой выше группы. До тех пор пока вы не опубликуете этот документ в его окончательном виде (с указанием старшего номера редакции), он будет оставаться невидимым для пользователей группы Home Visitors. Младшие номера редакции увеличиваются по правую сторону от десятичной запятой (0,1; 0,2; 0,3;…), а старшие номера редакции наращиваются по ее левую сторону (1,0; 2,0;…).

С другой стороны, если вы (или кто-либо другой из группы Home Owners или Home Members, кого интересует данный документ) завершили формирование документа, вы можете сохранить его в окончательной форме с указанием старшего номера редакции, предоставив таким образом другим пользователям возможность читать этот документ.

Для окончательного прояснения этой ситуации допустим, что вы работаете над документом и сохраняете его с указанием младшего номера редакции. Сейчас вы создали версию 0.1. Кто-то из группы Home Members берет этот документ и дополняет некой информацией, снова сохраняя его с указанием младшего номера редакции. Теперь номер версии этого документа — 0.2. После того как вы решите опубликовать документ в «итоговом» формате, ему будет присвоен старший номер редакции. Если тот же пользователь группы Home Members или Home Owner несколько раз обратится к итоговому документу, внося в него изменения, но не финализируя его, то этому документу вновь будут присвоены младшие номера версий — 1.1,1.2 и т.д.

Простая «регистрация» документа еще не означает его опубликования. Перед публикацией документ необходимо утвердить. Возвратившись в исходную папку РМServer/GSM/Documents, снова щелкните на имени этого документа (Project Request Form). На экране опять появится меню указанного вами документа, но с другим набором команд, поскольку данный документ уже прошел «регистрацию» (Check in). Выберите в этом меню команду Approve/Reject (Утвердить/Отвергнуть). В результате выполнения команды Approve/Reject в окне интернет-обозревателя появится одноименная Web-страница.

На данном этапе уже «зарегистрированный», но еще не утвержденный документ находится в состоянии ожидания. Выступая в роли «владельца» (Owner), управляющего работой данного сайта, вы можете либо отказаться от публикации документа (переключатель Rejected), либо утвердить его опубликование (переключатель Approved), либо поддерживать документ в состоянии ожидания (переключатель Pending). Такие же права есть и у пользователей группы Home Members.

Только создатель данного документа, а также пользователи с правами Manage Lists (Управление списками) могут видеть этот документ. У пользователей группы Home Visitors такой возможности нет. Но мы, конечно же, утвердим этот документ, чтобы его имели возможность видеть все пользователи. Установите переключатель Approve (Утвердить), а затем щелкните мышью на кнопке ОК. Теперь документ Project Request Form появится в папке Documents с пометкой Approved (Утвержденный). Данная метка не будет видна пользователям группы Home Visitors.

Этот процесс иллюстрирует понятие потока работ, используемое в SharePoint. Идея потока работ заключается в том, что определенной совокупности работников знаний приходится иметь дело с множеством корпоративных документов. Кто-то создает документ, тогда как другие оценивают его и вносят свои рекомендации. Третьи используют этот документ в своей повседневной работе. Функции обеспечения потока работ, встроенные в SharePoint (получение документа из хранилища/сдачи документа обратно в хранилище/утверждение документа), позволяют выполнять перечисленные виды работ и автоматически отслеживать информацию о версиях документов, присутствующих в системе.

Когда пользователи любой из групп (Home Visitors, Home Members или Home Owners) с помощью интернет-обозревателя обращаются к папке http://PMServer/GSM/Documents, у них на экране появляется список наличных документов. Пользователи групп Home Owners и Home Members видят все документы независимо от того, требуются им эти документы в данный момент или нет. Пользователи группы Home Visitors видят лишь те документы, которые уже открывались.

Когда кто-либо из пользователей группы Home Members выбирает тот или иной документ, на экране появляется диалоговое окно. Для того чтобы только прочитать этот документ, необходимо установить переключатель Read Only (Только чтение). Если же пользователь намерен отредактировать документ, в этом диалоговом окне необходимо установить переключатель Check Out and Edit (Зарегистрировать получение и редактировать).

Когда папку PMServer/GSM/Documents просматривает пользователь группы Home Visitors, меню данного документа выглядит так, как показано на рис. 3.15 (к сожалению рисунок потерялся…). Как видите, пользователям группы Ноше Visitors разрешено только просматривать документ в окне интернет-обозревателя (View in Web browser) или отображать соответствующие данные в Microsoft Excel (Snapshot in Excel). Пользователи группы Home Visitors могут сохранить копию документа на своем локальном компьютере, но не имеют прав на обновление документа на сервере SharePoint.

Если пользователь группы Home Visitors в меню документа выбрал команду View in Web Browser (Просмотреть в обозревателе),тогда специальные службы программы Excel отображают данный документ в окне интернет-обозревателя, предоставляя пользователю на выбор два варианта использования данного документа — Open in Excel (Открыть в Excel) и Open Snapshot in Excel (Открыть снимок в Excel).

Выбор команды Open Snapshot in Excel (Открыть снимок в Excel) несколько отличается от простого открытия документа. В этом случае на экране отображаются лишь формулы и форматирование, тогда как другие элементы, например объединение данных (консолидация), не отображаются. Если пользователь выбрал команду Open in Excel (Открыть в Excel), документ автоматически открывается в программе Excel, которая установлена на локальном компьютере пользователя.

После этого пользователь волен делать с данным документом все, что ему вздумается, но сохранить этот документ он сможет лишь на своем компьютере. Пользователи групп Home Owners и Home Members, которые выберут эту же команду (Open in Excel), могут внести в соответствующий документ любые изменения, а затем сохранить этот документ на SharePoint под новым именем или заново опубликовать его.

Меню документа для пользователей группы Home Owners или Home Members содержит больше команд. Данное меню будет показано на разных стадиях — в первом случае меню отображает момент, когда документ должен быть зарегистрирован в системе (выбрана команда Check In), а во втором — когда интересующий нас документ уже зарегистрирован в системе, но еще не утвержден, поскольку в меню сейчас присутствует команда Approve/reject (Утвердить/Отвергнуть).

Все эти элементы, непосредственно касающиеся понятия потока работ, позволяют пользователям групп Home Owners, Home Members и Home Visitors совместно работать над созданием документов, не покидая своего рабочего места. Напоминаем, что все началось с открытия нами Excel с целью создания простой формы.

Инициализация проекта

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей