Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Excel & Sharepoint
11.01.2014 721

Поддержка процессов управления проектами с помощью Excel и MOSS

Взгляните на рис. 2.1, где представлен интерфейс программы Excel. Обратите внимание на новый вид и более логичное группирование интерфейсных элементов (значков, кнопок, флажков, раскрывающихся списков и т.п.). Родственные операции сегментированы в рамках одной группы интерфейсных элементов, имеющих непосредственное отношение к операции, которую вы намерены выполнить. Например, в группу Font (Шрифт) включены элементы, необходимые для изменения шрифта в активной в данный момент ячейке или в выделенном диапазоне ячеек. Несколько вкладок (с группами специфических параметров), расположенных в верхней части окна программы, специалисты Microsoft назвали лентой.

Рис. 2.1. Лента программы Excel 2013 с несколькими вкладками, на которых находятся группы специфических параметров

Рис. 2.1. Лента программы Excel 2013 с несколькими вкладками, на которых находятся группы специфических параметров

При написании программы Excel 2007 предполагалось использование всех преимуществ Windows Vista — долгожданного очередного поколения Windows. Многие из новых возможностей отражают постоянное стремление компании Microsoft совершенствовать искусство разработки интерфейсов, продуманных до мельчайших деталей.

Microsoft и другие компании предпочитают называть людей, наподобие нас с вами, работниками знаний. С целью расширения возможностей работников знаний разработчики Microsoft постоянно шлифуют и совершенствуют интерфейсы своих программных продуктов. В каждом из приложений Microsoft Office встроено большое количество программных средств, подавляющую часть которых можно активизировать несколькими способами. Поэтому разработчики Microsoft позаботились о том, чтобы максимально упростить управление своими продуктами, а также обеспечить доступ пользователей к любым программным средствам. Очевидно, что пользователям придется немало поработать, чтобы привыкнуть к использованию ленты. Предвидя это, Microsoft включила в Office краткие видеоматериалы, которые должны помочь пользователям разобраться в новом интерфейсе.

В верхнем левом углу окна программы Excel находится кнопка Office (с изображением флага Windows). Щелкните на ней, чтобы открыть перечень основных команд общего назначения. Вы увидите подменю основных команд Save As (Сохранить как), Publish (Опубликовать) и Finish (Подготовить). Обратите внимание, что в каждом из вышеупомянутых подменю предусмотрены команды для организации и управления совместной работы нескольких пользователей.

Рис. 2.2. Команды подменю Save As Excel 2013

Рис. 2.2. Команды подменю Save As Excel 2013

Теперь взгляните на верхнюю часть окна, где указано, что данный файл сохранен в режиме совместимости (Compatibility Mode). Это означает, что данный файл совместим с Excel XP или Excel 2003, т.е. является двоичным файлом с расширением .xls. Все файлы Office сохраняются в формате XML и, как правило, не читаются более ранними версиями Excel. Однако пользуясь командой Save As (Сохранить как) для сохранения документа в более старых форматах Excel, вы можете сделать этот файл доступным для других пользователей, у которых не установлен Office 2007. Специалисты Microsoft создали специальную программу совместимости, которую могут установить у себя пользователи Office ХР и Office 2003, чтобы сделать программы Office изначально совместимыми, в том числе и с матерлюкс.

Некоторые из новых возможностей, предусмотренных в подменю Publish, позволяют вам создать рабочее пространство нового документа (Create Document Workspace) и формально опубликовать этот документ на MOSS. Обратите внимание: активизированная команда Publish выделена желтым цветом, а содержимое подменю этой команды отображено в правой части меню кнопки Office. Команды подменю Finish (Подготовить), позволяют контролировать документ на наличие в нем информации частного характера (Inspect Document), ограничивать доступ к данному документу выбранным вами кругом лиц (Restrict Permission), добавлять цифровую подпись (Add a Digital Signature) и — наверное, это является самой важной возможностью — помечать документ как окончательный (Mark as Final).

Вспомните, что процесс сотрудничества предполагает возможность доступа к документу многих лиц, которые могут оформить получение документа, внести в него собственные поправки и дополнения, а затем сдать этот документ на дальнейшее храпение. После того как документ окончательно сформирован (выполнение команды Mark as Final), он считается опубликованным на Office Server.

Начиная с этого момента, пользователи могут лишь знакомиться с содержанием такого документа и не имеют возможности вносить в него какие-либо правки (доступ типа «только для чтения»). Это особенно актуально в случае документов, касающихся масштаба управления проектом, а также его бюджета и календарного плана. Например, после того как согласованы и подписаны все пункты, имеющие отношение к масштабу управления проектом, важно, чтобы в соответствующий документ не вносились какие-либо несанкционированные поправки.

Top