Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Excel & Sharepoint
03.01.2014 1229

Как использовать Excel и SharePoint для управления проектами

Вообще говоря, лишь незначительная доля проектов может быть целиком выполнена усилиями одного человека. Ведь даже такой простой проект, как строительство собачьей будки, на определенных этапах его выполнения может потребовать участия по меньшей мере двух человек. Из этого следует вывод, что важнейшим условием реализации любого проекта являются люди.

Но выполнение проектов невозможно без применения определенных технологий. Даже самые простые из них предполагают создание документации, чертежей и планов. Так, при реализации данного проекта (мы имеем в виду создание сайта, который вы читаете сейчас) с помощью текстового редактора руководитель сайта организовывал превосходно оформленную документацию планирования, менеджер составлял на своем компьютере календарный план проекта, распечатывал его и приносил на совещание, чтобы ознакомить с ним остальных исполнителей проекта. И, наконец, программы автоматизации офисных работ помогали нам лучше справляться с обязанностями руководителей проекта, давая возможность постоянно отслеживать ход его выполнения.

Но одну составляющую мы, кажется, упустили из вида: речь идет о связи между людьми и технологиями. Задача ознакомления с документацией других людей не так уж проста, как может показаться на первый взгляд. Так, выступая в роли авторов, один из нас мог поработать над каким-либо из разделов сайта, а затем отправить ее своему напарнику для просмотра и внесения необходимых исправлений и дополнений. При этом мы использовали программу Track Changes (Отслеживание изменений) для отслеживания изменений, внесенных каждым из нас: добавив что-то, она отправлялась обратно коллеге для просмотра, а затем соответствующий фрагмент направлялся нашему редактору для еще более скрупулезной шлифовки текста.

Разумеется, мы столь подробно окунулись в кухню нашей работы не просто так. Дело в том, что подобный сценарий работы — когда документ отправляется человеку, вместо того чтобы человек направлялся к документу — типичен при выполнении любого проекта. Подобный подход порождает не самую идеальную ситуацию со следующими последствиями:

  • понапрасну расходуется время;
  • под вопросом оказывается текущее состояние документа;
  • появляются дополнительные ошибки;
  • не известно, кому конкретно принадлежат внесенные изменения;
  • затруднено ограничение ввода информации в документ и доступа к документу;
  • возможно одновременное существование нескольких документов под одним и тем же названием, что мешает определить, какие из изменений являются самыми «свежими» и самыми достоверными.

Итак, необходим какой-то способ централизации управления документами. Эта централизация позволит создать некий «пункт сотрудничества», в котором все стороны смогут получить доступ к проектной документации и воспользоваться своим правом просматривать, обновлять или модифицировать эту документацию, если таковое право обусловлено их должностными функциями и обязанностями.

Имея в виду такую цель, компания Microsoft (много лет тому назад) приступила к работе над концепцией так называемых программ совместной работы, ориентированных на использование коллективами разработчиков. Подобные программы мы называем порталом. Появление SharePoint Products and Technologies (http://office.microsoft.com/ru-ru/sharepoint/) является результатом этой инициативы, реализация которой продолжается и поныне. SharePoint Portal Server (SPS) представляет собой вторую версию продукта «сервер портала», который помогает организациям централизовывать, организовывать и отслеживать определенную совокупность источников документации и предоставляет возможность нетехническим «авторам» размещать на таком портале свои документы. Технологии SharePoint объединяют в рамках SPS базовые элементы обеспечения сотрудничества, включая их в Microsoft Office.

Технология обеспечения совместной работы в деле под готовки документов SharePoint оказалась первой итерацией Microsoft в этом направлении. В настоящее время SharePoint носит другое название: Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Пользуясь теми или иными продуктами Office, вы можете встретить меню, в которых эта технология обозначена как Office Server. Но мы будем обозначать ее только как MOSS.

Наконец, следует отметить, что SPS обеспечивает возможность создавать разные списки и библиотеки документов. Поэтому у вас может быть список, указывающий на вполне определенные данные и доступный для просмотра лишь ограниченной группой лиц. Кроме того, вы сможете создавать для каждого конкретного продукта (например, Excel) библиотеки документов, которые также будут доступны только ограниченной группе лиц. Самую последнюю и совершенную версию SharePoint Portal Server предполагается переименовать в Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).

Это название является отражением тесной интеграции механизма SPS с Microsoft Office. Уже в течение нескольких лет у вас есть возможность пользоваться продуктами Office для непосредственного взаимодействия с порталом SPS (или установленными службами Windows SharePoint Services (WSS)) при наличии, конечно же, разрешения на это (не забывайте о процедуре идентификации). Не существует никаких других вариантов практической реализации портала, которые располагали бы программами автоматизации офисных работ столь высокого уровня. Это делает SPS лучшим на сегодня вариантом программ сотрудничества, если вам приходится решать задачи хранения документов, ного их использования и обеспечения их безопасности.

MOSS базируется на технологиях SharePoint, но предлагает более эффективные способы совместного использования данных, чем ее предшественник, и в настоящее время полностью интегрирована со всеми продуктами Microsoft Office.

Что такое портал

Скорее всего, вам уже приходилось слышать слово портал, хотя вы, возможно, и не понимали его истинного смысла. Вообще говоря, программное обеспечение портала позволяет вам создать Web-сайт с расширенными логическими возможностями. Для начала отметим, что существует определенный вид механизма идентификации, связанного с порталом, — регистрационное имя и пароль. Порталу необходимо знать, кто вы такой и имеете ли право пользоваться его возможностями. Не исключено, что вам уже приходилось иметь дело с такими порталами, обращаясь к MySpace, My Yahoo!, My AOL и другим реализациям порталов в Интернете.

Порталы предоставляют возможность программистам и администраторам добавлять небольшие фрагменты кода, обычно называемые портлетами (но в случае SharePoint — Web Parts, т.е. «частями Web»), которые выполняют определенные функции. Например, на My Yahoo! вы можете подписаться на услугу stock ticker (биржевой аппарат, передающий котировки ценных бумаг) и получать свою любимую ежедневную информацию, а также местные прогнозы погоды. Существуют и другие портлеты, которыми можно экипировать портал.

Кроме того, порталы поддерживают функцию «подписки» на определенные документы. Предположим, что вы являетесь постоянным читателем научного раздела на своем любимом интернет-портале или хотите знать, когда в вашем магазине появится моющий пылесос. В таком случае вам следует оформить подписку на этот раздел портала и задать соответствующие ключевые слова. Все остальное произойдет как по мановению волшебной палочки.

Некоторые порталы наделены интерактивными способностями и позволяют организовать сотрудничество между пользователями. Вы можете в режиме реального времени принять участие в конференции с другими пользователями, обменяться с ними документами, а в некоторых случаях даже провести видеоконференцию между собой.

Базовыми элементами порталов являются идентификация, портлеты, подписки и сотрудничество. Существует еще один важный элемент, которым располагают некоторые порталы: цепочки утверждения документов — то, что мы называем потоком работы. Идея таких цепочек заключается в следующем. Допустим, есть некий важный документ, который должен быть завизирован несколькими лицами. От вас требуется создать этот документ и сформировать цепочку, по которой он будет передаваться.

Все остальное — отправку документа каждому члену цепочки для ознакомления и утверждения (или отказа в утверждении) — берет на себя портал. Для уведомления членов цепочки об отправке документа и необходимости его завизировать используется электронная почта. Если кто-то из них откажется утвердить переданный документ, об этом вы также будете поставлены в известность с помощью электронной почты. Кроме того, вам дана возможность контролировать прохождение своего документа по цепочке.

Иными словами, когда вы слышите о порталах, вы сразу же вспоминаете о документах. Вместо того чтобы читать некий статический HTML-документ на обычной Web-странице, воспользуйтесь возможностями современных интернет-технологий для включения документов в портал и даже задействования механизма автоматизированного ознакомления и утверждения документа.

Резюмируем три варианта SPS, которые могут встретиться в вашей работе.

  • SPS 2003 — продукт типа «полный портал».
  • WSS — бесплатные загружаемые службы SharePoint, установленные на сервере Windows Server 2003 администратором вашей локальной сети.
  • MOSS — SPS 2007, переименованный в Microsoft Office SharePoint Server, который также устанавливают на сервере Windows Server 2003.

Прежде чем перейти к рассмотрению дальнейшего материала, вы должны запомнить следующее: базовым адресом SPS является Web-сайт исходного портала. В данном случае мы используем слово Web-сайт для обозначения исходного местоположения, на которое вы переходите с помощью своего интернет-обозревателя.

Допустим, ваш портал носит название ACME. Чтобы перейти на страницу Web-сайта этого портала, вы должны ввести следующий адрес: http://ACME. Под этой страницей «скрывается» определенная совокупность вложенных Web-сайтов. В любой из реализации SPS, например, было бы вполне естественным наличие вложенного Web-сайта под названием SALES (СБЫТ), еще одного вложенного Web-сайта под названием MARKETING (МАРКЕТИНГ) и т.д. А внутри каждого такого вложенного Web-сайта также может размещаться несколько вложенных Web-сайтов. Так, во вложенном Web-сайте SALES могут находиться вложенные Web-сайты CONTACTS (КОНТАКТЫ) и NEW PRODUCTS (НОВЫЕ ПРОДУКТЫ), содержащие библиотеку документов, соответствующих данному разделу Web-сайта, списку или даже ссылке на какой-то другой список, который также включает документы по данному разделу Web-сайта.

Как правило, администраторы, отвечающие за создание портала, реализуют исходный Web-сайт (возможно, с помощью дизайнеров графических средств и группы разработчиков Web-сайтов) и создают вложенные сайты. Однако на данной фазе они передают право администрирования вложенными Web-сайтами вам, позволяя управлять их содержимым, а также создавать и наполнять другие Web-сайты, вложенные в эти.

Следует помнить и о том, что помимо SPS фирма Microsoft включилав состав Windows Server механизм обеспечения сотрудничества, назвав его Windows SharePoint Services (WSS). Существующая ныне вторая версия WSS (впрочем, вскоре ожидается появление новой версии) представляет собой достаточно экономичное решение для тех, кому необходимо обеспечить сотрудничество и обмен информацией, не прибегая к развертыванию такого универсального продукта, как SPS, рассчитанного на использование в масштабе целого предприятия.

В наших материалах мы будем использовать еще два термина, которые требуют предварительного разъяснения.

  • Office Server. Имеется в виду технология SharePoint, реализуемая на сервере в форме, получившей название Office Server, с целью создания совместно используемого хранилища документов и портального окружения. Office Server даст возможность управлять пользователями, имеющими право доступа к этим документам («авторизованными пользователями»), а также создать централизованное хранилище для нашей проектной документации.
  • Поток работ. Упоминание этого термина подразумевает ситуацию, когда определенный человек создает документ, а затем осуществляет процедуру публикации этого документа на Office Server. С этого момента документ становится доступным для других авторизованных пользователей, которые могут знакомиться с ним, вносить в него те или иные изменения и дополнения. Опубликованные таким образом документы могут извлекаться из хранилища, обрабатываться, а затем возвращаться в хранилище. Каждому из документов присваиваются соответствующие номера версий, что дает возможность в случае необходимости вернуться к одной из предыдущих версий документа. Подобный подход позволяет четко отслеживать содержимое документов и тех лиц, которые наделены правом знакомиться с содержанием документов или редактировать его.

Затраты на продукт SharePoint

Говоря о SharePoint, нельзя не затронуть тему стоимости этого продукта. Подобно другим портальным продуктам, цена допуска в SPS достаточно высока (несмотря на то, что SPS является одним из наименее дорогостоящих продуктов, доступных в наше время). В случае SPS 2003 и MOSS вы платите за серверную лицензию для каждого сервера, на котором будет функционировать этот продукт. (В SPS может обеспечиваться баланс нагрузки по всей совокупности серверов. Кроме того, в SPS иногда предусмотрен отдельный сервер, предназначенный исключительно для целей индексации содержимого документов. Обратите внимание на то, что в WSS подобная возможность индексации отсутствует; то же самое можно сказать о возможности подписки.)

Кроме того, вы должны заплатить за лицензию доступа клиента (Client Access License — CAL) для каждого пользователя, который будет пользоваться данным порталом. В отношении CAL используется система доверия: SPS не проверяет наличие лицензии. Наш собственный опыт свидетельствует о том, что CAL Microsoft SPS относятся к числу самых дорогостоящих лицензий для конечного пользователя. Эта цена за висит от типа лицензионного соглашения (Enterprise, Select и др.), заключаемого с Microsoft, однако вам следует заранее приготовиться к тому, что цена CAL для каждого пользователя такой системы может составить 50 долл. и более.

В WSS отсутствуют затраты на приобретение серверных лицензий (если вы приобрели лицензию на использование Windows Server), что дает вам возможность сэкономить несколько тысяч долларов. Однако CAL вам понадобятся в любом случае. WSS соответствует правилам лицензирования Windows Server. Если вы приобрели лицензию, которая требуется для Windows Server, значит, у вас не должно возникнуть проблем с лицензией на WSS.

Хорошей новостью является то, что SPS — это программное обеспечение, рассчитанное на использование в масштабе всего предприятия. Другими словами, не исключена ситуация, что такое программное обеспечение уже используется в вашей организации. А это означает, что ваш хороший знакомый, вице-президент по информационным технологиям, скорее всего, уже заплатил за приобретение серверных лицензий (а может быть, и за CAL). Однако учесть затраты необходимо в случае, когда вы обдумываете возможность использования программ совместной работы портала для целей, связанных с управлением вашим проектом.

Самая последняя версия SharePoint Technologies интегрирована в Microsoft Office 2007 и включает два самостоятельных элемента: MOSS и Office. Базовая идея выглядит следующим образом.

  • MOSS устанавливают на компьютере с Windows Server, на котором уже были установлены все обновления, необходимые для поддержки этого продукта (Service Pack 1, .NET Framework 2.0 и .NET 3.0).
  • Office Client (Office) устанавливают на каждом клиентском компьютере, который будет использоваться в «среде совместной работы». (Обратите внимание на то, что Office 2007 изначально экипирован для использования с MOSS, т.е. каждый пользователь, на компьютере которого установлен Office 2007/2010/2013 обладает этой возможностью. Кто именно имеет право публиковать данные на MOSS, контролируется посредством разрешений на соответствующем сервере.)
  • Документы создаются и вводятся в MOSS посредством процесса «регистрации», встроенного в Office.
  • В действие, таким образом, вступает система нумерации версий, мониторинга исправлений и жестко взаимосвязанных элементов управления сотрудничеством.
  • В программы Office, такие как Word и Excel, встроены инструменты сотрудничества, которые облегчают процессы опубликования, поиска опубликованных документов, отслеживания изменений и прочие элементы сотрудничества.

Существует несколько продуктов Office, которые можно истолковывать как продукт «Office Server». Например, вы должны учитывать, что среди продуктов Office Server существует продукт Office Groove Server. Каждый раз, когда упоминается Office Server, мы имеем в виду именно MOSS, а не какие-то другие продукты.

Мы преследуем две главные цели: ознакомить вас с принципами эффективного управления проектами и показать, как можно управлять всем проектом с помощью Excel. Помните, что вся наша работа в рамках Excel будет храниться в MOSS, где ею могут воспользоваться другие участники проекта. Кроме того, следует учитывать, что точно такие же пункты меню присутствуют и в WSS. Мы решили продемонстрировать вам работу MOSS как флагманского продукта Microsoft, предназначенного для совместного использования с Office. Таким образом, наша сверхзадача заключается в том, чтобы показать, как осуществлять эффективное управление проектами с помощью самых современных инструментов сотрудничества.


Top