807
15.01.2014

Как взаимодействуют между собой Excel и Office SharePoint Server

Приложения Excel и Office Server, в совокупности, предоставляют возможность во время разработки проектной документации воспользоваться механизмами сотрудничества, которые невозможно реализовать только стандартными средствами Excel. Следует отметить, что если ваша проектная группа, подобно большинству проектных групп, немногочисленна и при совместной разработке проектной документации у вас не возникает серьезных проблем, тогда использование Office Server будет напоминать стрельбу по воробьям из пушек.

В таком случае для достижения своих целей вы можете с успехом воспользоваться встроенными возможностями Office наряду с одноранговыми сетевыми возможностями Windows или сетевыми возможностями Windows-сервера. В наших статьях мы рассматриваем Excel с точки зрения управления проектами, поэтому в Office Server нас интересует главным образом возможность централизовать хранение и разработку всей проектной документации.

Специалисты Microsoft позаботились о том, чтобы предоставить пользователям как можно более широкий выбор вариантов. Например, портальный продукт SharePoint может выглядеть явным излишеством в сравнении со скромными потребностями вашего простого офиса управления проектами (Project Management Office — РМО). Все, что вам действительно нужно, это создать ряд документов в Excel и Word и предоставить возможность другим пользователям редактировать эти документы, сохраняя их под другими именами. Нет проблем! Имеющиеся в вашем распоряжении инструменты Office позволят организовать сотрудничество, необходимое в рамках этого достаточно простого окружения.

Возможно, перед вами стоит несколько более сложная задача, для решения которой может потребоваться некий портальный вариант, однако вы не желаете создавать для себя дополнительных проблем, обращаясь к системному администратору за помощью в установке WSS или MOSS и создании библиотеки совместно используемых документов. Но и тогда все, что вам может понадобиться, содержится в Office Live. А если вы относитесь к числу тех пользователей, которые предпочитают создать централизованный РМО, базирующийся на потоке работ с полномасштабным сотрудничеством и автоматическим обновлением документов, тогда вашим выбором должен быть WSS или MOSS. При условии, что вы уже располагаете действующим порталом SharePoint, реализация такого РМО тоже не составит труда.

Дальше, в статье про создание хранилища документов, мы будем исходить из того, что ряд базовых элементов MOSS уже установлен. Обратите внимание: сама по себе установка этих элементов может, по сути, оказаться целью отдельного проекта. Для руководителя проекта это означает необходимость вступать в переговоры с командой системного администратора, которой предстоит выполнить соответствующую работу. Итак, мы имеем следующие исходные.

  • Некто уже установил MOSS на компьютере, на котором функционирует Windows Server, и выполнил обновления, упоминавшиеся в статье про использование Excel и SharePoint для управления проектами. Мы рекомендуем использовать MOSS на компьютере, специально выделенном для этой цели, а не на сервере, где выполняются другие приложения. Несмотря на то, что этот сервер может и не быть контроллером домена Windows Server, он обязательно должен являться составной частью этого домена, чтобы просматривать список пользователей в Active Directory.
  • Тот, кто отвечает за распознавание имен, должен гарантировать, что пользователи могут открыть свой интернет-обозреватель, ввести наименование сайта MOSS и найти его по имени. Иными словами, если главному сайту MOSS присвоено имя PMServer, тогда для его поиска пользователю достаточно открыть интернет-обозреватель и в его адресной строке ввести http://PMServer. Обратите внимание, что для продвижения по этому сайту все пользователи должны использовать свой интернет-обозреватель, но для просмотра тех или иных документов они могут пользоваться другими продуктами Office.
  • В рамках MOSS созданы пользователи (обратите внимание: их перечень указан в Active Directory). Каждого из них следует поместить в определенную группу.
  • Чтобы управлять сайтом MOSS, вы должны принадлежать к группе пользователей Home Owner. В противном случае вам придется разработать какую-либо методологию, чтобы пользоваться ею при добавлении тех или иных пользователей.

Ваш системный администратор может назначить главному сайту MOSS какой-либо другой номер порта (помимо порта 80, предусмотренного по умолчанию) с целью обеспечения дополнительной безопасности. Допустим, этому Web-сайту назначен порт 8080. В этом случае пользователи должны помнить о том, что перейти на указанный Web-сайт можно, воспользовавшись следующим адресом: http://PMHome:8080.

Добавить нового пользователя довольно просто. На главной странице портала MOSS выберите команду Site Actions → Site Settings → People and Groups (Действия → Установки сайта → Пользователи и группы). Оказавшись в результате выполнения этой команды на Web-странице People and Groups: Home Members (Пользователи и группы: Локальные пользователи), выберите команду New → Add Users (Создать → Пользователей). На следующей Web-странице введите имя добавляемого пользователя или название новой группы пользователей (обратите внимание, что добавленный пользователь
может принадлежать ранее созданной группе пользователей). Затем укажите права нового пользователя.

В настоящее время существует семь категорий разрешений, предоставляемых пользователям.

  • Полный контроль (Full control). Таким правом обладают только «владельцы» сайта.
  • Разработка (Design). Пользователи с такими правами могут работать со списками и библиотеками документов (в том числе и редактировать их), а также управлять страницами Web-сайта.
  • Содействие (Contribute). При наличии этого разрешения пользователи имеют право редактировать элементы списков и документы, а также просматривать Web-страницы.
  • Чтение (Read). С такими правами можно только читать содержимое Web-сайта, но не редактировать.
  • Утверждение (Approve). Обладатели такого разрешения могут редактировать и утверждать страницы, элементы списков и документы, которые будут выложены на сайте.
  • Управление иерархией (Manage Hierarchy). Иерархические разрешения позволяют пользователям создавать сайты, а также редактировать страницы, элементы списков и документы на сайтах.
  • Ограниченное чтение (Restricted Read). Читатели, получившие такое разрешение, могут только читать текущие документы на данном сайте, но не их исторические версии. Они не могут просматривать список прав пользователей.

Три базовые группы пользователей

Новому пользователю следует назначить один из семи возможных разрешений. Но в качестве альтернативного варианта можно просто включить его в одну из трех базовых групп MOSS, указанных ниже.

  • Home Owners. Входящие в эту группу пользователи наделены неограниченными правами, поэтому круг таких лиц должен быть строго ограниченным.
  • Home Members. Члены группы имеют право выкладывать на данный сайт документы. Иногда таких людей называют авторами.
  • Home Visitors. Пользователи данной группы могут читать документы, но не обладают правом добавлять новые или удалять существующие документы. Эти люди называются читателями.

Пользователь, не включенный в список в рамках MOSS, вообще не имеет права доступа к соответствующему Web-сайту, даже если у него есть надлежащая учетная запись, позволяющая войти в домен.

Нового пользователя можно добавить в ранее созданную группу (с определенными правами доступа к Web-сайту) либо назначить ему индивидуальные права доступа, касающиеся только этого пользователя. В первом случае установите переключатель Add user to SharePoint group, а затем выберите название группы из расположенного ниже раскрывающегося списка. Во втором — установите переключатель Give user permission directly, а затем выберите необходимые разрешения.

Многие организации располагают определенной структурой WSS, SPS или MOSS. Если вы тоже работаете в организации, где уже имеется истинная портальная структура, а разным подразделениям которой выделены вложенные Web-сайты, то вполне возможно, что ваш администратор пожелает создать вложенный сайт и для вас. Допустим, что ваш главный сайт носит имя ACME, а пользователи обращаются к нему, задавая адрес http://ACME. Системный администратор создает для вас вложенный сайт, который называется РМНоmе. Пользователи будут обращаться к нему, задавая адрес http://ACME/РМНоmе. Управление разрешениями осуществляется указанным выше способом, а доступ пользователей можно легко ограничить лишь кругом лиц, которым требуется обращаться к документам с вашего вложенного сайта.

Единственная разница заключается в том, что ACME рассматривается как портальный сайт, к которому «подвешено» множество вложенных сайтов. В рамках своего сайта вы можете создавать и другие вложенные сайты, например для каждого выполняемого проекта или для разных типов документов, с которыми приходится иметь дело вашему РМО. Это лишь некоторые из огромного множества вариантов, имеющихся в вашем распоряжении. Здесь все зависит от ваших потребностей и творческих способностей.

Если вам надоели походы по магазинам, метания в поисках предметов, которые украсили бы ваш быт и одновременно были бы непохожими на большинство других, то стоит попробовать свои силы в столярном деле, тем более что современный рынок предлагает широкий ассортимент строительных и отделочных материалов, из которых можно изготовить практически любую мебель — от паллетных стеллажей и стандартной корпусной до эксклюзивных вариантов.

Excel & Sharepoint

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей