668
09.02.2014

Как при помощи Excel правильно разработать основные элементы проекта

Появление хартии проекта знаменует собою начато выполнения проекта. Хартия содержит описание проекта и указывает причины, обусловившие необходимость его выполнения. Она должна давать нам достаточный объем информации для начала процесса планирования. На рис. 1 показан типичный шаблон хартии проекта. Выполнив этапы, описанные в статье «Опубликование документа Project Request Form», вы можете использовать этот шаблон в качестве электронной формы.

Сейчас мы инициализируем проект, который будет использован в следующих статьях нашего сайта. Приведенный ниже перечень содержит описание элементов хартии, которые должны быть указаны в ее разделах, а кроме того, мы приведем информацию, имеющую отношение к рассматриваемому нами проекту. Этот проект, что имеет название Grant St.Move («Переезд на улицу Grant St.»), связан с переводом 1 500 работников из старых производственных помещений в новые, расположенные в центре Денвера, шт. Колорадо.

Рис. 1. Форма для хартии проекта

Рис. 1. Форма для хартии проекта

Цель проекта

Описание цели проекта должно состоять из нескольких предложений, быть как можно более конкретным и реалистичным и обязательно включать временные рамки, отведенные для выполнения проекта. Необходимо сформулировать цель таким образом, чтобы было понятно, при выполнении каких условий она может считаться достигнутой (иными словами, цель должна быть измеримой).

Общая цель проекта Grant St.Move заключается в переселении всех работников в новые офисные помещения без ущерба производительности и простоев производства. Переезд будет осуществляться поэтапно и завершится 6 октября. При этом не должны быть допущены перебои в обеспечении телефонной связи, подаче электроэнергии или в работе компьютерной сети. Все комнаты, конференц-залы и офисные площади следует заранее обустроить, чтобы ими можно было пользоваться сразу же по прибытии работников.

Когда мы говорили об измеримой цели, то вовсе не имели в виду количественную меру. В случае нашего проекта такой мерой является переезд всех работников к указанной дате без ущерба производительности и простоев производства. Кроме того, мы будем рассматривать проект Grant St.Move главным образом с точки зрения информационных технологий.

Экономическая потребность или экономическое обоснование

Мы уже говорили об экономическом обосновании в этой главе. В данном разделе хартии проекта описываются причины, которые обусловили необходимость выполнения соответствующего проекта, и указывается, какую пользу организация намерена из него извлечь. Что касается проекта Grant St.Move, то можно назвать две главные экономические причины, обусловливающие необходимость выполнения этого проекта Первой причиной является потребность разместить всех работников в одном здании. Это устранит необходимость поездок из одного здания в другое и сократит связанные с ними потери производительности.

цены на туры в Турцию в 2014 году

Анализ экономической целесообразности данного проекта показал, что экономия, достигаемая за счет сокращения потерь производительности (вызванных поездками из одного здания в другое при проведении совещаний), составляет около 325 000 долл. за год. Вторая причина заключается в экономии средств на аренду, коммунальные услуги и эксплуатацию производственных помещений. В настоящее время организация арендует три здания, расположенные на значительном расстоянии друг от друга. Объединение всех работников «под одной крышей» приведет к экономии, которая в течение последующих трех лет составит 1,5 млн долл.

Описание проекта (или описание продукта)

Этот раздел содержит описание самого проекта или конечного результата, к которому должно привести выполнение проекта. Если конечным результатом вашего проекта является некий продукт, опишите его как можно подробнее. Проект Grant St.Move предполагает перевод 1 500 работников из старых производственных помещений, представляющих собой три разных здания на разных улицах (в помещении на Main St. трудятся 750 работников, на Elk St. — 500, а на Park St. — 250), в новые, расположенные в одном здании. Сначала на новое место работы переедут работники, которые в настоящее время занимают здание на Park St.; за ними последуют работники из помещения на Elk St.; а последними — из здания на Main St. Все переезды будут осуществляться в выходные дни с целью минимизации потерь рабочего времени.

Конечные результаты или требования

Конечные результаты — это поддающиеся измерению исходы или плоды, которые рассматриваются как свидетельство завершения проекта. Конечные результаты должны быть конкретными и проверяемыми. Если ваш проект предполагал, например, организацию конференции для клиентов, тогда его конечными результатами могут быть нахождение помещения, которое будет использоваться для проведения конференции, аренда аудиовизуального оборудования, приглашение докладчиков, а также определение перечня блюд, которые могут заказывать в буфете участники конференции.

Требования — это характеристики конечных результатов. Например, требованием, предъявляемым к помещению, которое будет использоваться для проведения конференции, может быть определенное местоположение (скажем, близость к аэропорту) или вместительность, т.е. его способность принять запланированное количество участников конференции. О требованиях мы поговорим подробнее в следующих статьях. Проект Grant St. Move мог бы включать следующие конечные результаты:

  • документирование организационных потребностей;
  • документирование потребностей, касающихся информационных технологий;
  • подготовка производственных помещений на улице Grant St.;
  • подготовка к переезду работников из нынешних производственных помещений.

Бюджет

Информацию о бюджете можно заимствовать из формы запроса на выполнение проекта. А если к данному моменту бюджет проекта уже официально составлен и утвержден, укажите здесь его сумму и сведения об утверждении. Примерный бюджет проекта Grant St. Move составляет 3,5 млн долл. Этот бюджет включает физическое перемещение людей и имеющегося оборудования, создание центра обработки данных ИТ и закупку для него нового оборудования, услуги профессионалов в области ИТ, пристройки к зданию, покупку специальных строительных конструкций и сооружение с их помощью рабочих боксов, закупку офисной мебели и профессиональные услуги.

Ключевые вехи календарного плана

Такими вехами могут быть предварительные варианты дат получения конечных результатов, перечисленных выше. При выполнении процессов планирования эти даты будут уточняться. Ключевыми вехами календарного плана проекта Grant St. Move являются:

  • документирование организационных потребностей необходимо завершить к 1 мая;
  • документирование потребностей, касающихся информационных технологий, необходимо завершить к 1 мая;
  • подготовку производственных помещений на улице Grant St. необходимо завершить к 30 сентября;
  • когда именно будет завершена подготовка к переезду работников из нынешних производственных помещений, на данный момент неизвестно.

Руководитель проекта

В этом разделе хартии указывается фамилия руководителя проекта. Неплохо бы указать здесь и степень властных полномочий данного руководителя, в том числе относительно приема на работу и увольнения с нее исполнителей проекта. Например, если руководитель имеет право утверждать изменения в бюджете проекта до 5%, то все решения, которые ведут к превышению этого порога, требуют выдачи запроса на внесение таких изменений и их утверждения всеми ключевыми заинтересованными сторонами. Руководителем проекта Grant St. Move является Ким Хелдман.

Участие других подразделений

В этом разделе необходимо указать, какие из подразделений данной организации принимают участие в выполнении рассматриваемого проекта. Если вам известна степень участия тех или иных подразделений и в чем именно заключается их участие, приведите здесь и эту информацию. Например, предполагая, что на определенной стадии выполнения проекта может потребоваться участие отдела информационных технологий для ввода в эксплуатацию нового сервера с предварительной установкой на нем соответствующего программного обеспечения, вы должны сделать эту заявку.

Проект Grant St. Move потребует участия отделов информационных технологий, закупок и обслуживания клиентов. Отдел информационных технологий отвечает за перемещение всего оборудования, подготовку нового помещения (например, прокладку кабелей) и монтаж всего оборудования на новом месте.

Завершив составление хартии проекта, вам нужно будет опубликовать ее черновой вариант и выделить определенное время, в течение которого все заинтересованные стороны смогут ознакомиться с содержанием хартии и высказать свои соображения, замечания и пожелания. Для этого необходимо выполнить этапы, описанные в статье «Опубликование документа Project Request Form». После того как вы ознакомитесь со всеми замечаниями и внесете необходимые поправки и дополнения, следует получить формальное утверждение окончательного варианта хартии проекта.

Утверждение хартии

После публикации окончательного варианта хартии проекта необходимо, чтобы хартию утвердил опекун и ключевые заинтересованные стороны. Это будет означать, что все они одинаково понимают цель данного проекта и намерены приложить необходимые усилия к его успешному выполнению. Мы рассмотрим все этапы создания процесса утверждения с помощью MOSS в разделе «Определение требований к проекту».

Утвержденная хартия проекта должна быть отправлена на сайт SharePoint, предназначенный для данного проекта. Если вы с самого начала выполнения проекта приучите своих пользователей настраиваться на автоматическое оповещение при появлении новых документов, то вам не придется каждый раз рассылать об этом сообщения электронной почтой. Но все же при опубликовании таких важных документов, как хартия проекта, имеет смысл сообщить отдельно всем заинтересованным сторонам, что обратившись на сайт MOSS, они могут ознакомиться с соответствующим документом.

В следующем разделе мы рассмотрим определение конечных результатов проекта и требований к нему применительно к нашему проекту, связанному с переездом организации в новое здание. Эти конечные результаты и требования, наряду с «генеральной» целью проекта, послужат нам основой для определения успеха проекта.

Инициализация проекта

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей