Формулирование масштаба проекта является первым документом, который нам предстоит создать в процессе планирования. На рис. 1 представлен тот фрагмент общего обзора процессов проекта, который называется планированием. Обзор процессов проекта был приведен в разделе «Инициализация проекта».

Рис. 1. Задачи планирования

Назначение формулировки масштаба проекта заключается в том, чтобы задокументировать цели и конечные результаты проекта, а также ограничения, предположения, критерии приемлемости и другие ключевые элементы. Утвержденная формулировка должна стать отправной точкой для выполнения проекта и давать исчерпывающие ответы на все вопросы, которые призван решить данный проект. В формулировке масштаба цель соответствующего проекта детализируется до уровня отдельных конечных результатов, после чего можно будет перейти к более подробному планированию проекта.

Формулировка масштаба проекта является основой для остальных документов планирования и становится своего рода «дорожной картой» вашего успеха. Она формирует среди всех заинтересованных сторон и непосредственных исполнителей проекта единое понимание относительно назначения выполняемого проекта. Она детализирует критерии, которые вы (а также все заинтересованные стороны) будете использовать для определения, достиг ли данный проект своей цели и можно ли считать его успешным. Очень важно не пожалеть времени на то, чтобы выявить и задокументировать все конечные результаты проекта. Впоследствии, в процессе планирования, они помогут вам получить оценки необходимых ресурсов, времени и затрат, определить необходимые действия и разработать календарный план проекта.

Формулировка масштаба проекта, календарный план и бюджет — это три самых важных документа, которые вам предстоит создать для своего проекта. Не пожалейте времени на то, чтобы сделать эти документы как можно более полными и точными. Вопросы, касающиеся календарного плана проекта и его бюджета, мы рассмотрим в разделе «Составление бюджета и календарного плана проекта».

После того как масштаб проекта будет определен и окончательно согласован, под соответствующим документом должны поставить подписи все ключевые лица, заинтересованные в выполнении этого проекта. И когда наступит время вносить те или иные изменения (а такой момент рано или поздно наступит), утвержденная формулировка масштаба проекта может быть использована в качестве отправной точки для принятия соответствующих решений.

Разумеется, вряд ли вам понравится, если та или иная из заинтересованных сторон станет вносить по собственному усмотрению изменения в проект в ходе его выполнения. Если такое действительно будет происходить, масштаб проекта начнет меняться непредсказуемым образом и быстро выйдет из под вашего контроля. В результате вся ваша кропотливая работа по организации выполнения проекта (и в первую очередь — по созданию документа, отражающего масштаб вашего проекта) окажется напрасной. После утверждения масштаба проекта никакие изменения не должны вноситься без прохождения через процесс контроля изменений. Надлежащие процедуры контроля изменений мы рассмотрим в разделе «Разработка процессов контроля изменений».

Формулировка масштаба проекта также становится способом управления ожиданиями заинтересованных в выполнении проекта сторон. Поскольку в этом документе четко определяются конечные цели проекта, ни у одной из заинтересованных сторон практически не остается шансов на непринятие или оспаривание его конечных результатов. Это, конечно же, не означает, что ничего подобного случиться не может, но, ссылаясь в ходе выполнения проекта на формулировку его масштаба, вы можете помочь всем заинтересованным сторонам и непосредственным исполнителям сосредоточиться на цели данного проекта и его конечных результатах.

Что касается нашего проекта, то по мере создания документов по его планированию мы будем время от времени возвращаться к формулировке масштаба (и документу, в котором излагаются требования к проекту), дабы еще и еще раз напомнить себе, какой цели мы пытаемся достичь.

Формулировка предстоящей работы (Statement of Work — SOW) также может выполнять роль формулировки масштаба проекта. SOW часто используется при заключении договоров со сторонними организациями на выполнение проектных работ. SOW обычно содержит информацию того же типа, что и формулировка масштаба проекта. Далее мы рассмотрим важнейшие элементы документа, содержащего надлежащим образом сформулированный масштаб проекта.