Microsoft Excel

трюкиприёмырешения

Определяем при помощи Excel конечные результаты и критерии приемлемости проекта

Первым шагом в документировании формулировки масштаба нашего проекта является определение конечных результатов, которыми могут быть продукт или услуга, являющиеся непосредственным результатом выполнения данного проекта. Прежде чем мы задокументируем некоторые из конечных результатов нашего проекта Grant St.Move, рассмотрим процесс определения тех результатов, которые могут считаться конечными результатами выполняемого проекта. Далее будут представлены два наиболее популярных метода определения конечных результатов — метод мозгового штурма и метод использования клейких листков для заметок. Рассмотрим каждый из них отдельно.

Метод мозгового штурма

Сеансы мозгового штурма организует и проводит руководитель проекта. Идея метода мозгового штурма заключается в том, чтобы предоставить возможность всем участникам обсуждения свободно высказывать свои соображения и при этом не давать оценок другим идеям. Иными словами, к рассмотрению принимается любая идея и ни на одну из них не навешивается ярлык «плохая» или «хорошая».

Соберите всех ключевых заинтересованных лиц в комнату для совещаний и назначьте кого-либо секретарем, который будет фиксировать все соображения, высказываемые участниками сеанса мозгового штурма, и перечень предлагаемых ими конечных результатов проекта. Попросите своего секретаря открыть электронную таблицу Excel и воспользуйтесь проектором для отображения этой электронной таблицы на большом экране, чтобы все участники сеанса мозгового штурма могли знакомиться с идеями и соображениями по мере их поступления.

На данном этапе вам понадобится лишь два или три столбца. В столбце А указываются порядковые номера конечных результатов проекта, предлагаемых участниками сеанса мозгового штурма (эти порядковые номера будут использоваться в качестве идентификаторов соответствующих конечных результатов), а в столбце В — сами конечные результаты. Если названия этих конечных результатов не творят сами за себя, понадобится также столбец С, в котором будут приведены разъяснения относительно тех или иных конечных результатов. Запомните, ни одна из высказанных идей не может быть заранее объявлена как плохая.

Метод использования клейких листков для заметок

Еще одним популярным методом генерации идей является метод использования клейких листков для заметок. Захватите с собой на совещание с заинтересованными сторонами стопку клейких листков. У каждого участника совещания должна быть шариковая ручка или маркер. Задайте каждому из участников совещания такой вопрос: если бы этот проект мог обеспечить только один конечный результат, каким именно, по вашему мнению, должен он быть? Разумеется, проектов, которые обеспечивали бы только один конечный результат, не бывает в природе.

Однако идея такого вопроса заключается в том, чтобы заставить участников совещания задуматься о самом важном конечном результате соответствующего проекта — результате, без которого выполнять данный проект вообще не имеет смысла. Соберите у участников совещания клейкие листки с предложенными ими конечными результатами и прикрепите их к доске или попросите своего секретаря зафиксировать все предложения в Excel. Устраните дубликаты и зачитайте получившийся таким образом список конечных результатов для всей группы, чтобы уже высказанные предложения не повторялись в следующем раунде. Затем задайте тот же вопрос еще раз и продолжайте выполнять раунды, подобные описанному выше, до тех пор, пока не удастся определить все конечные результаты.

Документирование конечных результатов проекта

Конечными результатами проекта являются продукты, услуги или результаты, которые должны быть получены для того, чтобы достичь целей, поставленных перед проектом. Конечные результаты, подобно целям проекта, должны поддаваться измерению и проверке. После того как будут получены все конечные результаты, соответствующий проект можно считать выполненным. Ниже приведен перечень конечных результатов проекта Grant St.Move:

  • осуществить физическое перемещение людей и оборудования;
  • обеспечить безопасность здания;
  • создать центр обработки данных в здании на Grant St.;
  • подготовить офисы и конференц-залы в здании на Grant St. для подключения к единой компьютерной сети, для этого оформляем СРО;
  • смонтировать местную систему телефонной связи (передача речевых сообщений посредством IP — Voice over IP, или VoIP).

Здесь приведен далеко не полный перечень конечных результатов проекта Grant St.Move, но он позволил мысленно перенестись в будущее и обдумать требования и задачи, связанные с конечными результатами. Однако мы не будем сами и не советуем вам опережать события. На этой стадии требуется лишь определить конечные результаты. Анализируя наш частичный перечень конечных результатов проекта, нетрудно прийти к выводу, что они очень напоминают результаты выполнения различных задач.

Это свидетельствует о том, что существует некая совокупность отдельных задач, выполнение которых ведет к соответствующему конечному результату. Когда вы будете документировать конечные результаты, может оказаться, что руководимая вами группа исполнителей проекта погружается в мир требований. Например, кто-то из них может сказать: «Нам нужно смонтировать и протестировать систему считывания карточек, которая будет обеспечивать безопасность нового здания; кроме того, нам необходимо обеспечить карточками каждого работника, чтобы они могли войти в новое здание. К системе считывания карточек следует подвести электропитание и проложить кабели, по которым будут передаваться данные». К этому можно подойти с двух сторон. Монтаж системы считывания карточек сам по себе может рассматриваться как один из конечных результатов. Однако с другой стороны, конечный результат «Обеспечить безопасность здания» достигается промежуточными результатами, среди которых «Монтаж системы считывания карточек».

Одним из требований к монтажу такой системы является подведение к каждому из считывающих устройств электропитания и прокладка кабелей, по которым будут передаваться данные. Если вы работаете над крупным проектом, предусматривающим получение конечных и промежуточных результатов, тогда мы рекомендуем поработать сначала над первым уровнем результатов, т.е. над собственно конечными результатами. Идеи, высказываемые относительно требований и промежуточных результатов, необходимо фиксировать, не позволяя, однако, исполнителям проекта отвлекаться на посторонние вещи и ориентируя их в первую очередь на конечные результаты. Затем, работая с каждым из этих конечных результатов по очереди, необходимо определить ряд промежуточных результатов, ведущих к соответствующему конечному результату, а затем и требования. (О требованиях мы поговорим в следующей статье.)

В вашем распоряжении уже может быть несколько ресурсов, которые помогут определить конечные результаты и требования к проекту. Во-первых, вы можете обратиться в отдел управления проектами, если в вашей организации имеется такой отдел. Во-вторых, изучить соответствующие отраслевые стандарты. Если, например, вы работаете в сфере информационных технологий, то имеет смысл ознакомиться с рекомендациями IEEE относительно стандартов на программное обеспечение: Guide to the Software Engineering Body of Knowledge («Руководство по совокупным знаниям о программной инженерии»).

Критерии приемлемости

С помощью критериев приемлемости можно определить, удалось ли получить требуемые конечные результаты. Если вы задокументировали конечные результаты, которые поддаются измерению или проверке, тогда определить критерии приемлемости будет относительно легко. Например, критериями приемлемости конечного результата «Обеспечить безопасность здания» могли бы стать следующие. «Системы считывания карточек смонтированы, протестированы и функционируют нормально в течение как минимум трех дней до наступления даты переезда в новое здание на Grant St. работников с Park St. Все системы подачи сигналов тревоги должны быть протестированы и находиться в режиме нормальной эксплуатации в течение как минимум двух недель до наступления даты переезда в новое здание на Grant St. работников с Park St.»

Для проекта в целом также должны быть предусмотрены определенные критерии приемлемости. Если цели вашего проекта четко сформулированы, то их также можно использовать для определения критериев приемлемости. А для проекта Grant St. Move могли бы служить, например, следующие критерии. «Все работники были переведены в новое здание на Grant St. к б октября. Все служащие смогли приступить к работе на следующий день после переезда в новое здание. К этому моменту компьютерная сеть и телефонная связь были полностью готовы к эксплуатации. Потери времени, вызванные подготовкой нового офиса к эксплуатации или проблемами с компьютерной сетью и телефонной связью, ни у кого из работников не превысили ни одного часа.»

По теме

Новые публикации

Top