710
13.02.2014

Как в Excel создать таблицу с перечнем требований по проекту

Вы можете создать в Excel рабочую книгу, содержащую конечные результаты и требования к проекту. Если у вашего проекта не очень много конечных результатов, попробуйте создать электронную таблицу для каждого из них. Обратите внимание, что в нижней части рабочей книги (см. рис. 1) предусмотрены вкладки пяти рабочих листов с названиями конечных результатов, перечисленных выше.

Для создания нового рабочего листа щелкните правой кнопкой мыши на вкладке любого существующего рабочего листа и в появившемся контекстном меню выберите команду Insert (Вставить). В открывшемся диалоговом окне Insert (Вставка) активизируйте вкладку General (Общие), щелкните мышью на значке Worksheet (Лист), а затем на кнопке ОК. Чтобы переименовать рабочий лист, щелкните на его вкладке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Rename (Переименовать).

Вы можете размещать вкладки рабочих листов так, как считаете нужным. Для этого достаточно просто перетащить вкладку с помощью мыши. Excel не накладывает каких-либо ограничений на количество рабочих листов, которые вы можете создать. это могут быть любые данные, например это может быть информация об уроках массажа — единственным ограничением, пожалуй, является лишь объем оперативной памяти вашего компьютера.

Под названием конечного результата на рис. 1 предусмотрены следующие столбцы: номер требования (Number), описание требования (Requirement) и примечаний (Notes), имя лица (или группы), выдвинувшего соответствующее требование (Requestor). Последний столбец играет очень важную роль, поскольку в случае появления тех или иных вопросов относительно конкретного требования или возникновения потребности в изменении этого требования вам может понадобиться обратиться за разъяснениями к лицу (или группе), выдвинувшему соответствующее требование.

Рис. 1. Документирование требований

Рис. 1. Документирование требований

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы присваиваемые вами номера были уникальными. Например, если вы присвоите номер 001 таким двум первым требованиям конечного результата, как «Подготовить офисы и конференц-залы в здании на Grant St. для подключения к единой компьютерной сети» и «Система VoIP», то впоследствии не сможете определить, о каком именно конечном результате идет речь, если будет рассматриваться требование 001. Для присвоения номеров нашим требованиям мы использовали первые буквы каждого слова в названии соответствующего конечного результата (например, аббревиатуру ONC, что означает Office Network Connections, т.е. «Подготовить офисы и конференц-залы в здании на Grant St. для подключения к единой компьютерной сети»).

Как альтернативный вариант можно было бы пронумеровать все конечные результаты и использовать этот номер в качестве префикса для номера требования. Например, если конечному результату «Подготовить офисы и конференц-залы в здании на Grant St. для подключения к единой компьютерной сети» присвоить номер 003, тогда первому требованию в этом конечном результате можно дать номер 003-001, второму — номер 003-002 и т.д.

После того как вы введете несколько номеров требований (например, ONC-001, ONC-002 и ONC-003 (см. рис 1) в ячейках А10-А12), Excel может облегчить вам задачу повторения подобных номеров. Для начала выделите ячейки А10-А12. Теперь обратите внимание на то, что выделенный диапазон ячеек окаймлен черной рамкой, а в нижнем правом углу последней ячейки появился небольшой черный квадрат. Поместите указатель мыши над этим квадратом и убедитесь, что он принял вид знака «плюс». Щелкните мышью и перетащите указатель вниз по столбцу А. В ходе перетаскивания Excel будет автоматически вставлять требуемые номера в нижележащие ячейки.

Теперь займемся преобразованием в электронную таблицу диапазона ячеек с введенными нами данными, т.е. форматированием этого диапазона. Форматирование таблиц в Excel 2007/2010/2013 выполняется еще проще, чем в предыдущих версиях, и позволяет вам быстро добиться вполне приемлемого результата. (Обратите внимание: описанная ниже команда Format as Table (Форматировать как таблицу) немного напоминает команду Autoformat (Автоформат), которая была предусмотрена в Excel 2003.) В приведенном выше примере (см. рис. 1) мы создали строку с названием таблицы, в которой введена фраза Grant St. Move Project (строка 1). Несколькими строками ниже (строка 9) находится строка заголовков, которая содержит названия столбцов: Number (Номер), Requirement (Требование) и т.д.

Важно понимать разницу между строкой названия и строкой заголовков. Строка названия — это просто название того, что содержит соответствующий рабочий лист. Строка заголовков содержит названия каждого из столбцов, являющихся частью электронной таблицы. В данном случае строкой заголовков для нашей таблицы является строка 9.

Форматирование этой таблицы с целью придания ей более профессионального вида не должно вызывать затруднений. Прежде всего, выделите строку заголовков и всех строк данных, расположенных иод нею, как показано на рис. 2. Если вы еще не завершили процесс создания требований, можно просто выделить пустые строки и отформатировать их до того, как в них будут занесены данные.

Рис. 2. Строки, выделенные подсветкой

Рис. 2. Строки, выделенные подсветкой

Затем на ленте программы Excel активизируйте вкладку Ноmе (Главная) и в группе параметров Styles (Стили) щелкните на значке Format as Table (Форматировать как таблицу). В результате ваших действий на экране появится панель с эскизами предустановленных стилей, которые специально предназначены для быстрого форматирования электронных таблиц (рис. 3).

Рис. 3. Панель с несколькими предустановленными стилями форматирования электронных таблиц

Рис. 3. Панель с несколькими предустановленными стилями форматирования электронных таблиц

Щелкните мышью на эскизе понравившегося вам стиля форматирования (мы выбрали стиль Table Format Medium 12 (Стиль таблицы средний 12)). На экране появится небольшое диалоговое окно Format as Table (Форматирование таблицы), где будет указан адрес диапазона ячеек, к которому вы намерены применить стиль форматирования (рис. 4).

Рис. 4. Диалоговое окно Format as Table (Форматирование таблицы)

Рис. 4. Диалоговое окно Format as Table (Форматирование таблицы)

В данном примере этот диапазон начинается в ячейке А9 и заканчивается в ячейке D20. Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Format as Table установлен флажок My Table Has Headers (Таблица с заголовками). Это говорит Excel о том, что первая строка выделенного диапазона (в данном случае строка 9) является строкой заголовков. Одной из причин, почему об этом необходимо сообщить Excel, заключается в том. что при выполнении сортировки данных строку заголовков следует изолировать от собственно данных, чтобы сортировка не распространялась на строку заголовков. Иными словами, это необходимо для того, чтобы слово Requirement (Требование) из ячейки В9 осталось в этой же ячейке в процессе сортировки вместе со всеми перечисленными ниже требованиями.
Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить выбранный вами стиль

Рис. 5. Отформатированная электронная таблица

Рис. 5. Отформатированная электронная таблица

форматирования к выделенному диапазону ячеек (рис. 5). Обратите внимание на то, что отформатированные строки таблицы помечены цветом, отличным от цвета остальных строк рабочего листа (см. рис. 5). Кроме того, в правой части ленты программы Excel появилась вкладка Design (Конструктор). С помощью интерфейсных элементов этой вкладки можно быстро изменить примененный вами стиль форматирования. Обратите внимание, что рядом с заголовком каждого столбца появилась кнопка раскрывающегося списка (рис. 6). Щелкните на этой кнопке, чтобы отобразить панель фильтрации и сортировки элементов таблицы, которые расположены под заголовком соответствующего столбца электронной таблицы.

Рис. 6. Кнопки раскрывающегося списка

Рис. 6. Кнопки раскрывающегося списка

Независимо от способа сортировки, на экране отображаются все без исключения данные электронной таблицы. Фильтрация позволяет скрыть определенные записи таблицы, что дает возможность сосредоточиться только на тех записях, которые представляют для вас интерес в данный момент. Например, данные столбца Number (Номер) (столбец А на рис. 6) можно отсортировать в прямой алфавитной последовательности (от А до Z), в обратной алфавитной последовательности (от Z до А) либо по цвету ячейки и цвету шрифта, которым набраны данные столбца. Проще говоря, в Excel можно выполнить сортировку по следующим критериям: столбец, значение, цвет ячейки, цвет шрифта и значок ячейки.

Фильтрация позволяет при необходимости скрыть те или иные строки. Если, например, вы хотите скрыть все пустые строки, снимите флажок (Blanks) (Пустые). Флажок (Blanks) по умолчанию всегда установлен, и если пустые строки включены в критерии фильтрации, то в результате сортировки они сместятся вниз, когда будет выбрана сортировка в прямой алфавитной последовательности (от А до Z), или вверх — при выборе сортировки в обратной алфавитной последовательности (от Z до А).

Если вы хотите произвести сортировку по двум столбцам — например, Number (в столбце А) и Requestor (Лицо или группа, выдвинувшая данное требование), — щелкните на кнопке раскрывающегося списка в столбце А и в появившейся панели выберите команду Sort by Color → Custom Sort (Сортировать по цвету → Пользовательская сортировка). В результате выполнении этой команды на экране появится диалоговое окно Sort (Сортировка). В группах параметров Column (Столбец), Sort On (Сортировка) и Order (Порядок) следует указать критерии сортировки данных.

Рис. 7. Пользовательская сортировка данных

Рис. 7. Пользовательская сортировка данных

В данном случае в раскрывающемся списке Sort by (Сортировать по) группы Column (Столбец) перечислены заголовки всех столбцов электронной таблицы (рис. 7). Выберите из этого раскрывающегося списка элемент Number. Теперь помимо данных столбца Number необходимо добавить в критерий сортировки данные столбца Requestor. Для этого щелкните мышью на кнопке Add (Добавить уровень), которая находится в верхнем левом углу диалогового окна Sort (Сортировка). Затем из раскрывающегося списка Then by (Затем по) выберите элемент Requestor. Если считаете нужным, укажите другие критерии сортировки в группах параметров Sort On (Сортировать но) и Order (Порядок сортировки) (рис. 8).

Рис. 8. Сортировку данных можно осуществлять сразу по нескольким столбцам электронной таблицы

Рис. 8. Сортировку данных можно осуществлять сразу по нескольким столбцам электронной таблицы

Таблицы полезны в любой ситуации, но особенно в тех случаях, когда вам требуется быстро отсортировать данные, а процесс создания таблиц в Excel отличается чрезвычайной простотой. Несколько шаблонов, о которых пойдет речь в наших статьях, также можно отформатировать приведенным выше способом. Теперь, когда мы зафиксировали наши требования, можно приступать к рассмотрению остальных элементов формулировки масштаба проекта.

Требования к проекту

Публикации по этой теме

 

Выбор посетителей